В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного.

Содержание

Выявлены недостачи. Как их удержать.

Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание. 

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

  1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
  2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
  3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
  4. Выявить причины излишков или недостачи.
  5. Получить пояснения по факту недостачи.

Недостача при инвентаризации: что делать

Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

  1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
  2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

  1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
  2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

  1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
  2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
  3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Как оформить

Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:

  • размер недостачи в денежном выражении;
  • естественная убыль, допустимая для компании;
  • рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

  • акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
  • опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
  • сличительная ведомость.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

  • списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
  • недостача имеет четкое количественное выражение;
  • списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

 

Порядок действий Что в себя включает
Издание приказа Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное)
Списание Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета
Покрытие расходов Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму
Сопоставление данных Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание.
Восстановление НДС НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету.

Недостача при инвентаризации: проводки

Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.

Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:

  1. При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
  2. Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.

Основные проводки при списании недостачи:

Списание Проводки
Д К
По ТМЦ 94 10
По основным средствам 94 01
По готовой продукции 94 41 (43)
По естественной убыли 20 (25,44) 94
За счет виновных лиц 73 94
На прочие расходы 91.2 94

 

Взыскание недостачи с виновных лиц

Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:

  1. Данный процесс возможен только в том случае, если с виновным лицом подписан договор о материальной ответственности.
  2. Ответственность сотрудника может быть полной или частичной. В зависимости от этого и будет определяться сумма взыскания.

В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:

  • возврат недостачи в случае увольнения виновного сотрудника, так как из зарплаты удержать денежные средства будет невозможно;
  • работник отказывается от возмещения убытка, не согласен с суммой взыскания или с самим фактом взыскания;
  • работник согласно своим трудовым обязанностям не может выступать в качестве материально-ответственного лица.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач

Результаты комплексной проверки активов организации могут быть разными​: недостача — когда учетные.

Проводки по инвентаризации

Когда проводить инвентаризацию?

Инвентаризация объектов (ТМЦ, расчетов, денежных средств, основных средств и пр.) проводится с целью выявления расхождений между их фактическим наличием и данными регистров бухгалтерского учета (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете)).

Организация самостоятельно определяет случаи, сроки, порядок проведения инвентаризации и объекты, подлежащие инвентаризации за исключением обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Закона о бухучете).

Проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года (п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Годовая инвентаризация активов и обязательств проводится в IV квартале текущего года — с 1 октября по 31 декабря.

Организация самостоятельно определяет сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности.

Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью?

Порядок и этапы проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов подробно описаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания № 49).

Этапы проведения инвентаризации:

Как правило, в состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), кроме материально ответственных лиц. Также можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены инвентаризационной комиссии, иначе ее результаты могут быть оспорены. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Все показатели заносятся в соответствующие инвентаризационные описи (акты) не менее чем в двух экземплярах (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний № 49).

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, при этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Наталья Сапко
Аудитор-методолог, Аттестованный аудитор, Аттестованный профбухгалтер

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Первичные документы по отражению результатов инвентаризации организация вправе разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ). Но могут использоваться разработанные и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы (постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26).

Инвентаризация товаров (материалов)

Формы документов для оформления проведения и результатов инвентаризации:

В соответствии с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета № 34н выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

Одновременно в доходах учитывается сумма ущерба, признанная виновным или присужденная судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Необходимо учитывать позицию Пленума ВАС РФ, изложенную в Постановлении от 30.05.2014 № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием НДС».

Наталья Сапко
Аудитор-методолог, Аттестованный аудитор, Аттестованный профбухгалтер

В п. 10 данного Постановления Пленум ВАС РФ указал, что выбытие (списание) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, хищения и тому подобных событий), только тогда не будет иметь налоговых последствий по НДС, когда налогоплательщиком будет подтвержден факт выбытия имущества в результате наступления событий, не зависящих от его воли (то есть организация должна представить доказательства того, что ею предпринимались меры по сохранению имущества, и выбытие имущества соответствует обычному уровню выбытия для данного вида деятельности).

По мнению Пленума ВАС РФ, налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и обстоятельство, по которому имущество выбыло. В противном случае выбытие будет квалифицировано как безвозмездная передача имущества, а такая операция является объектом обложения НДС.

Убытки от хищений, виновники которых не установлены, признаются во внереализационных расходах согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Но факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Действующие нормы НК РФ не содержат упоминания о документах, которыми можно подтвердить указанные убытки. По мнению Конституционного Суда РФ, пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы подтверждают отсутствие виновных лиц при недостаче материальных ценностей.

Налоговое законодательство РФ не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Определение Конституционного суда РФ от 24.09.2012 № 1543-О). В данном случае подойдет любой документ, выданный органами внутренних дел (письмо Минфина России от 21.05.2015 № 03-03-06/1/29177).

Это может быть, например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела, постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, которое подлежит привлечению в качестве обвиняемого. Если такого документа нет, то недостачу нельзя учесть в расходах в целях налогообложения прибыли.

Что касается НДС, то вопрос о восстановлении «входного» налога по материальным ценностям, списанным в результате обнаружения недостачи, является спорным. Налоговый кодекс РФ не содержит прямого требования о восстановлении НДС в случае выявленной недостачи (Решение ВАС РФ от 19.05.2011 № ВАС-3943/11, Решение ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06).

Однако, несмотря на судебную практику, Минфин продолжает настаивать на восстановлении налога при прекращении использования ТМЦ в деятельности, облагаемой НДС (письмо Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997). Учитывая позицию ВАС, есть хорошие шансы на выигрыш в суде, если налогоплательщик не захочет следовать разъяснениям финансового ведомства.

В бухгалтерском учете операции по списанию недостачи могут быть отражены следующим образом:

  1. Дебет 20 (44) Кредит 41 (10) – списание недостачи товаров (материалов) в пределах норм естественной убыли;

  2. Дебет 94 Кредит 41 (10) – списание недостачи товаров (материалов) сверх норм естественной убыли;

  3. Дебет 19 Кредит 68 – восстановление НДС с сумм недостачи сверх норм естественной убыли;

  4. Дебет 91 Кредит 19 – восстановленный НДС списан в состав прочих расходов;

  5. Дебет 91 (73) Кредит 94 – недостача списана в состав прочих расходов (на виновное лицо).

Однако это правило применимо только в бухгалтерском учете. Согласно п. п. 5.3, 5.4 Методических указаний № 49, если пересортица выявлена за один и тот же период у одного и того же материально ответственного лица, по товарам одного наименования и в тождественных количествах, то по решению руководителя организации недостачи и излишки можно зачесть в той части, в которой излишки покрывают недостачи.

Проводки делаются только в аналитическом учете:

Дебет 41 (10) Кредит 41 (10) — выявленные недостачи товаров (материалов) зачтены в счет выявленных излишков товаров (материалов). Стоимость излишков и недостач в части, не покрытой зачетом, учитывается в обычном порядке (п. п. 5.1, 5.2 Методических указаний № 49).

В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач проводить неправомерно (письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309). Организация в целях налогообложения должна отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (но только в случае, если факт недостачи и отсутствие виновных лиц подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).

Судебная практика противоречива. Есть судебные акты в пользу позиции Минфина (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2014 № Ф09-822/14) и против. Так в Постановлении АС Московского округа от 08.08.2016 по делу № Ф05-10845/2016 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу. Указав, что организация правомерно учла во внереализационных доходах по налогу на прибыль окончательную величину стоимости излишков, определенную после зачетов по пересортице.

Входной НДС по выявленным потерям в пределах норм естественной убыли восстанавливать к уплате в бюджет не нужно (письмо Минфина России от 24.04.2008 № 03-07-11/161).

При зачете пересортицы стоимость зачитываемых недостач не отражается в расходах, а стоимость зачитываемых излишков — в доходах.

Инвентаризация основных средств

Документы:

Отдельные инвентаризационные описи составляются на ОС непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Обращаем внимание, что инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года.

Выявлены неучтенные объекты ОС

При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ПБУ 6/01, принимаются к бухучету по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».

Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету. С месяца, следующего за месяцем оприходования ОС, начисляется амортизация.

В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом. Первоначальной стоимостью ОС признается его рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Эту величину нужно подтвердить документально.

Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.

Выявлена недостача ОС

При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 76 Методических указаний по бухучету основных средств, утв. приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.

В бухгалтерском учете отражается:

  1. Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» – списана первоначальная стоимость ОС;
  2. Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» – списана накопленная амортизация;
  3. Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» – списана остаточная стоимость объекта.

В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:

  1. Дебет 73 Кредит 94 – установлено виновное в недостаче лицо;
  2. Дебет 73 Кредит 98 – отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
  3. Дебет 51 Кредит 73 – взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
  4. Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» – признан прочий доход;
  5. Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 – конкретный виновник отсутствует.

Сумма возмещенного виновным лицом ущерба в целях налога на прибыль признается внереализационным доходом. При этом стоимость недостающего имущества можно включить во внереализационные расходы. Если работодатель решил не взыскивать ущерб с работника, он не вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи.

Расход можно признать, если виновные лица отсутствуют или не установлены, и только при наличии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, выданного уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). В части восстановления НДС вопрос решается по аналогии с недостающими ТМЦ.

Наталья Сапко
Аудитор-методолог, Аттестованный аудитор, Аттестованный профбухгалтер

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Формы документов для оформления проведения и результатов инвентаризации:

  1. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ИНВ-17).
  2. По расчетам с контрагентами (счета 60, 62, 76) составляются акты сверки расчетов. Акт составляется с каждым контрагентом в 2-х экземплярах: один для организации, другой для контрагента. Акт подписывается руководителями организаций и задолженность считается согласованной.
  3. По полученным займам и кредитам (счета 66, 67) задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.
  4. По каждому подотчетному лицу (счет 71) необходимо сверить данные о полученных, израсходованных и возвращенных деньгах и об отраженных в бухучете первичных документах.
  5. По расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (счет 68, 69) обязательно получить от ИФНС, ПФР и ФСС документы, подтверждающие суммы задолженности (п. 74 Положения по ведению бухучета № 34н). Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
  6. По задолженности работникам (счет 70) выявляются невыплаченные суммы заработной платы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Одна из основных задач инвентаризации — выявить просроченную задолженность, подлежащую списанию.

Выявлена безнадежная дебиторская задолженность

Безнадежная дебиторская задолженность — сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин, в том числе в связи с истечением срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

В бухгалтерском учете безнадежная (нереальная к взысканию) задолженность списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. А если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались, они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Указанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

В целях налогообложения согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации организации.

Безнадежными долгами также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ.

В целях исчисления налога на прибыль суммы безнадежных долгов приравниваются к убыткам, полученным налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, и включаются в состав внереализационных расходов организации, если в отношении конкретной задолженности ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 с. 265 НК РФ).

Факт истечения срока исковой давности для взыскания долга является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и от организации не требуется проведения других мероприятий, например, направления письма контрагенту.

Важно заметить, что расход признается в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (письмо Минфина России от 25.08.2017 № 03-03-06/1/54556, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10). Безнадежная задолженность списывается в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

На счетах бухгалтерского учета списание безнадежной «дебиторки» отражается следующим образом:

  1. Дебет 91 (63) Кредит 62 (76) – списана безнадежная дебиторская задолженность;
  2. Дебет 007 — списанный безнадежный долг учтен за балансом.

Если списывается безнадежный долг по выданным авансам, то ранее принятый к вычету НДС безопаснее восстановить и включить в расходы вместе со всей суммой долга (письма Минфина России от 23.06.2016 № 03-07-11/36478, от 17.08.2015 № 03-07-11/47347, от 23.01.2015 № 03-07-11/69652, от 11.04.2014 № 03-07-11/16527). Хотя, из буквального толкования норм НК РФ данный вывод не следует.

Полный перечень случаев, когда налогоплательщику следует восстановить принятый к вычету НДС, приведен в п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым. Основания для восстановления НДС в случае списания покупателем дебиторской задолженности по предоплате в приведенной норме не содержатся.

На счетах бухгалтерского учета:

  1. Дебет 60 Кредит 51 — перечислен аванс поставщику;
  2. Дебет 68 Кредит 76.ВА — НДС заявлен к вычету;
  3. Дебет 91 Кредит 60 — списана задолженность по истечении срока исковой давности;
  4. Дебет 76.ВА Кредит 68 — восстановлен ранее заявленный к вычету НДС.

Выявлена безнадежная кредиторская задолженность

Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, включаются в доходы по результатам проведенной инвентаризации при наличии письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 78 Положения по ведению бухучета № 34н, п. 7, 10.4, абз. 4 п. 16 ПБУ 9/99).

Согласно п. 18 ст. 250 НК РФ суммы кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности включаются в состав внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (Письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/[email protected]).

Задолженность может быть признана нереальной ко взысканию и по другим основаниям (например, при исключении организации-контрагента из ЕГРЮЛ). Восстанавливать НДС, принятый к вычету при приобретении товаров (работ, услуг), в связи со списанием просроченной кредиторской задолженности не нужно (письмо Минфина России от 21.06.2013 № 03-07-11/23503).

На счетах бухгалтерского учета операции по списанию кредиторской задолженности отражаются так:

  1. Дебет 41 (10, 08) Кредит 60 – приняты к учету материальные ценности;
  2. Дебет 19 Кредит 60 – выделен НДС;
  3. Дебет 68 Кредит 19 – НДС принят к вычету;
  4. Дебет 60 Кредит 91 — сумма долга включена в состав доходов.

НДС, начисленный при получении аванса, следует признать прочим расходом с отнесением в дебет счета 91.«Прочие расходы».

По мнению Минфина России, сумму НДС с полученного аванса налогоплательщик не может принять к вычету и включить в налоговые расходы (письма Минфина России от 10.02.2010 № 03-03-06/1/58, от 07.12.2012 № 03-03-06/1/635, постановление АС Московского округа от 05.03.2015 N Ф05-15737/2014). Вопрос о включении суммы НДС в доходы в составе задолженности законодательством не решен.

Полагаем, если НДС не признается в составе расходов, то в соответствии с п. 1 ст. 248 НК РФ НДС, предъявленный покупателю в доходы включаться не должен, т. е. сумма долга должна включаться в доходы за минусом НДС. Включение в доход полной суммы авансовых платежей означало бы уплату налога на прибыль с суммы уже уплаченного в бюджет НДС, что противоречит налоговому законодательству.

  1. Дебет 51 Кредит 62 – получен аванс от покупателя;
  2. Дебет 76.АВ Кредит 68 – начислен НДС с аванса;
  3. Дебет 62 Кредит 91 – сумма долга включена в состав доходов;
  4. Дебет 91 Кредит 76.АВ – НДС списан в расход без учета в целях налогообложения.

Вступившие в силу судебные решения, признанные претензии

Особое внимание при инвентаризации расчетов необходимо уделить судебным делам, в которых организация участвует в качестве истца или ответчика. А также признанным претензиям как контрагентами, так и самой организацией. Признанные контрагентами претензии включаются в состав доходов в бухгалтерском и налоговом учете на дату признания должником. Соответственно, признанные организацией претензии включаются в состав расходов также на дату признания.

Доходы по причитающимся штрафам, пени, неустойкам, ущербу, по которым организация выступала истцом, признаются на дату вступления в законную силу решения суда (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, п. 10.2 ПБУ 9/99). Аналогично признаются расходы по штрафам, пени, неустойкам, ущербу, присужденные к выплате организацией (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ, п. 14.2 ПБУ 10/99).

Напомним, что Решение арбитражного суда первой инстанции вступает в законную силу по истечении месячного срока со дня его принятия, если не подана апелляционная жалоба. В случае подачи апелляционной жалобы решение, если оно не отменено и не изменено, вступает в законную силу со дня принятия постановления арбитражного суда апелляционной инстанции (ст. 180 АПК РФ).

Инвентаризация денежных средств

Формы документов для оформления проведения и результатов инвентаризации:

  • Акт инвентаризации наличных денежный средств (ИНВ-15).

Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей (ценных бумаг, денежных документов).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, признается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, являются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

На основании акта инвентаризации в бухучете отражается:

  1. Дебет 50 Кредит 91 – отражен излишек кассы;
  2. Дебет 94 Кредит 50 – выявлена недостача денежной наличности.

В зависимости от наличия виновных лиц:

  1. Дебет 73 Кредит 94 – сумма недостачи отнесена на виновное лицо;
  2. Дебет 91 Кредит 94 – при отсутствии виновного лица сумма недостачи отнесена на финансовые результаты.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках (сальдо счетов 51, 52, 55), проводится путем сверки остатков сумм, отраженных на соответствующих счетах бухучета, с выписками банка.

В целях налогообложения величина излишков включается в состав внереализационного дохода (п. 20 ст. 250 НК РФ).

В случае недостачи сумма, взыскиваемая с виновника в возмещение ущерба, включается в состав внереализационного дохода на дату ее признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда. Если организация примет решение не взыскивать недостачу с кассира, ее величина не уменьшит налоговой базы (пп. 5 п. 2 ст. 265, п. 16 ст. 270 НК РФ).

Поскольку порядок признания доходов и расходов в бухгалтерском учете и для целей налогообложения результатов инвентаризации во многих случаях отличается, в бухучете необходимо отразить разницы по ПБУ 18/02. Кроме того, результаты проведенной инвентаризации должны быть учтены в годовом бухгалтерском отчете.

Наталья Сапко
Аудитор-методолог, Аттестованный аудитор, Аттестованный профбухгалтер

Инструкции № ). О регулировании выявленных при инвентаризации излишков и недостач активов и обязательств.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Пример

Согласно п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (далее — Закон о бухгалтерском учете) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Ошибка: данные годовой бухгалтерской отчетности не подтверждены сведениями об обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств организации. При этом:

  • инвентаризация не проводится вообще (характерно для малых и средних предприятий);
  • инвентаризация проводится реже, чем это предусмотрено законодательством, учредительными документами или учетной политикой организации. В частности, не проводится инвентаризация после 1 октября;
  • инвентаризации подвергаются не все предусмотренные группы имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация незавершенного производства, вложений во внеоборотные активы, имущества, которое передано в залог, на ответственное хранение и т. п.

Инвентаризация — натуральный подсчет имущества организации и выверка ее обязательств. Она проводится периодически в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, является обязательной и должна проводиться не ранее 1 октября отчетного года (п. 1. 5 Методических указаний по инвентаризации). При этом законодатель требует ежегодного проведения инвентаризации сырья, материалов, товаров, готовой продукции и прочих оборотных активов; инвентаризация основных средств (ОС) может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет (такая периодичность инвентаризаций является минимально допустимой, однако по усмотрению руководства самой организации она может быть более частой, например, ежегодной) (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

При проведении и отражении результатов инвентаризации встречаются следующие ошибки:

  • неправильно сформирован состав инвентаризационных комиссий; несвоевременно оформлены или отсутствуют распорядительные документы о составе комиссий и порядке их работы;
  • неправильно оформлены документы, подтверждающие проведение и результаты инвентаризации: в ведомостях отсутствуют подписи отдельных членов комиссии; неверно заполнены унифицированные формы; в составе учетной политики не утверждены самостоятельно разработанные формы;
  • неправильно отражены результаты инвентаризации: не выявлены постоянно не используемые или траченные объекты для списания с баланса; не включена доля транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) в себестоимость недостач; не оприходованы испорченные запасы, которые могут быть использованы или реализованы на сторону; списана естественная убыль при отсутствии факта недостачи; не правильно признана пересортица; несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете; в качестве излишков и недостач признаны операции, не отраженные в предыдущих периодах, и т. д.

Порядок проведения инвентаризации установлен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее — Методические указания по инвентаризации). В пункте 1. 2 данных указаний говорится, что под имуществом организации понимаются объекты основных средств, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательной инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества проводится по местонахождению подразделений организации и в отношении материально ответственных лиц. Результаты инвентаризации активов и обязательств должны подтверждать статьи бухгалтерской отчетности организации (п. 38 Положения по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организации“ ПБУ 4/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Организации, которые не проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательную инвентаризацию имущества и обязательств либо проводят ее не в полном объеме, не соблюдают сроки, неправильно оформляют результаты и отражают их в учете и отчетности, тем самым нарушают требования действующего законодательства о бухгалтерском учете.

По результатам аудиторской проверки аудитор должен обратить внимание руководства организации и ее собственников на то, что в организации не в полной мере работает система внутреннего контроля, не налажен один из ее самых действенных инструментов.

Простой подсчет имущества не является единственной целью инвентаризации. Кроме этого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества, а в первую очередь — правильность отнесения имущества к тому или иному объекту бухгалтерского учета. В ходе контроля за состоянием имущества необходимо подготовить списки объектов, требующих ремонта или морально устаревших и неиспользуемых. Последние подлежат списанию с баланса, поскольку в качестве активов признаются только те объекты, которые используются организацией и приносят ей экономические выгоды. По этой же причине при инвентаризации ценностей в пути (счет 45 “Товары отгруженные“) выявляется и готовится к списанию с баланса утраченное имущество (утерянное, розыск которого не дал результата).

Порядок документального оформления результатов инвентаризации регулируется Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации“ и Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией““.

Довольно распространенная ошибка — отсутствие в документах о проведении инвентаризации подписи одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию результатов инвентаризации недействительными.

Особенности инвентаризации объектов основны х средств и материально-производственных запасов (МПЗ), содержащих золото, серебро или иные драгоценные металлы, регулируются Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждена приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. N 68н).

При проведении инвентаризации недопустимо сокращать объем проверки, т. е. не проводить инвентаризацию отдельных категорий имущества и обязательств. Особенно часто из категории инвентаризуемого имущества исключаются объекты, по которым не утверждены унифицированные формы по отражению результатов инвентаризации, — незавершенное производство и вложения во внеоборотные активы, резервы предстоящих расходов и платежей и др. Эти формы должны быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены в виде приложения к учетной политике. Процесс проведения инвентаризации можно разделить на три этапа:

  1. подготовка;
  2. проверка фактического наличия имущества и документального подтверждения расходов и обязательств;
  3. принятие решений по результатам инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.

Порядок отражения результатов инвентаризации в учете приведен в ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, п. 29, 30 Методических указаний по инвентаризации, п. 36–76 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утверждены приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н; далее — Методические указания по бухгалтерскому учету ОС) и п. 29–35 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

— в коммерческих организациях — на финансовые результаты (внереализационный доход),
— в некоммерческих организациях — на увеличение доходов;
суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) иену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу.

Запасы, которые испорчены, но могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), приходуются по рыночным иенам с учетом их физического состояния, и на эту сумму уменьшаются потери от порчи.

Недостача запасов и их порча списываются со счета “Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, сверх норм — за счет виновных лиц. Если они не установлены или суд отказал во взыскании убытков с этих лиц, то убытки от недостачи запасов и их порчи относятся на финансовые результаты (у коммерческой организации) или на увеличение расходов (у некоммерческой организации). Нормы убыли могут применяться, только если выявлены фактические недостачи.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Если в результате зачета по пересортице обнаружилась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Согласно п. 31 Методических указаний по инвентаризации в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п. ) по фактам недостач и решения этих органов. Кроме того, следует приложить заключение о факте порчи запасов, полученное от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций. Отсутствие таких документов — также распространенная ошибка, выявляемая аудитором в ходе проведения проверки.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации, только если излишки и недостачи:

  • относятся к одному и тому же проверяемому периоду;
  • обнаружены у одного и того же проверяемого лица;
  • относятся к запасам одного и того же наименования;
  • тождественны по количеству.

Нарушение одного из условии приведет к неправильному отражению доходов и расходов (потерь) организации. Например, нельзя признавать пересортицей излишек у одного кладовщика при одновременной недостаче у другого, излишек одного вида МПЗ, если выявлена недостача другого вида МПЗ, и т. д.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Отсутствие этих объяснений также рассматривается как ошибка.

Если в результате зачета недостач в качестве излишек по пересортице стоимость недостающих запасов окажется выше стоимости запасов, признанных излишками, то такая разница относится на виновных лиц. Приходование излишних запасов по стоимости недостающих без отнесения разницы на виновных лиц также является одной из ошибок при отражении результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности. Однако на практике в связи с увеличением сроков принятия решений руководством организации о списании недостач результаты инвентаризации зачастую отражаются гораздо позднее ее фактического завершения.

Кроме того, необходимо понимать, что отражать излишки имущества путем зачисления его рыночной стоимости на финансовые результаты коммерческой организации и увеличение доходов некоммерческой организации или относить недостачу на счет виновных лиц можно только в том случае, когда выявляются именно излишки или недостачи. Иногда в ходе инвентаризации обнаруживаются не излишки, а факты неотражения в учете каких-либо операций. Например, имущество поступило в организацию, но не оприходовано, а его поставщик все еще числится дебитором по уплаченному ему авансу. При наличии неоспоримой связи между перечисленными платежами и неучтенными объектами они принимаются к учету по сумме фактических затрат (независимо от рыночной стоимости) и в корреспонденции со счетами расчетов, т. е. не увеличивают прибыль организации. Другой пример: организация не приняла к учету квартиру, приобретенную по договору ренты, а рентные платежи отражала в качестве материальной помощи получателю ренты. В этом случае исправительные проводки тоже будут отличаться от записей по приходованию излишков.

Как правильно заполнить приказ по результатам инвентаризации, кто его должен других товарно-материальных ценностей, их количество и состояние.