Планирование платежей и поступлений денежных средств является По каждому поставщику установлена нормативная отсрочка платежа. Длительность планового периода – календарная неделя (7 дней).

Новым клиентам, Корпоративный альянс «Турне-Транс»

Каждый финансовый директор стремится минимизировать продажи в долг, так как менее рискованно работать с клиентами по предоплате. Санкционируя отгрузку с отсрочкой (рассрочкой) платежа, руководитель понимает, что существует вероятность не получить денежные средства за проданную продукцию или получить ее с просрочкой ожидаемой даты.

Отказаться на 100 % от отгрузок в долг современная компания не может. Причины понятные: боязнь потерять оптовых и постоянных покупателей, стремление увеличить лояльность со стороны крупных бизнес-партнеров, желание собственников и топ-менеджмента компании максимизировать продажи.

Выход один — регламентация и установление жестких критериев отбора покупателей-дебиторов, расчет лимита дебиторской задолженности и периода отсрочки.

АВС-анализ покупателей

В первую очередь финансовому специалисту нужно разобраться в клиентах компании и понять истинную значимость каждого покупателя. Для этого запрашивают сведения по клиентам у менеджеров по продажам, используют имеющуюся информацию о дебиторах: анализируют анкеты клиентов, выясняют принципы отнесения покупателя к определенной категории, сопоставляют данные бухгалтерской отчетности о реализации и дебиторской задолженности с аналитикой.

Если перед экономистом стоит задача выработать регламент поставки продукции с отсрочкой платежа или проверить адекватность действующих лимитов для дебиторов, рекомендуется обратиться к элементам АВС-анализа. В основе анализа лежит принцип Парето: контроль 20 % клиентов обеспечивает 80 % оборота (объема продажкомпании.

Это важно

Если в компании есть аналитика, сколько прибыли принес каждый клиент, тогда предпочтительнее проводить АВС-анализ не по объему продаж, а по сумме прибыли, полученной от клиента.

Для анализа по прибыли необходимо знать себестоимость своей продукции, уровень наценки (рентабельности), размер скидки каждого клиента (если она есть) в каждом периоде. Когда клиентская база широкая, а ценообразование у каждой ассортиментной позиции разное, то сделать это проблематично. Проще взять данные об объемах реализации у бухгалтера.

В анализе АВС выделяют произвольное количество групп (как правило, три):

  • группа А — наиболее ценные клиенты (20 % клиентов обеспечивают 80 % продаж);
  • группа В — клиенты средней важности (30 % клиентов приносят 15 % продаж);
  • группа С — наименее ценные (50 % клиентов дают 5 % продаж).

Возможны и другие варианты. Все зависит от работы компании. Может быть, в вашей компании 5 % клиентов дадут 80 % продаж.

Отсортируйте клиентов в порядке убывания объемов продаж (от самых крупных к самым мелким суммам). Просуммируйте объемы продаж клиентов в полученном списке (первого, второго, третьего и далее) до тех пор, пока сумма не достигнет 80 % от объема продаж за период. Все клиенты, которые попали в эту группу, относятся к группе А.

Повторите то же действие для оставшихся 20 % общего объема продаж. Набираем 15 % — это клиенты группы В. Таким образом, 100 % – (80 % + 15 %) = 5 %. Этих клиентов относим к группе С.

Рассмотрим АВС-анализ покупателей, который провела компания «Источник» — производитель очищенной воды. Результаты анализа клиентов по объемам реализации представлены в отчете «АВС-анализ покупателей за период: 01.07–30.09.2016».

ООО «Источник»

АВС-анализ покупателей за период: 01.07–30.09.2016

№ п/п

Покупатель

Категория

Объем реализации, тыс. руб.

Удельный вес, %

Накопительный вклад, %

Группа

1

ООО «Константа»

ДО

320,00

16,24

16,24

А

2

ООО «Корчагин-Групп»

ДО

315,00

15,98

32,22

А

3

ООО «Альфа-Омега»

ДО

312,20

15,84

48,06

А

4

ИП Глазунов А. П.

КП

240,00

12,18

60,24

А

5

ООО «Мега»

КП

202,00

10,25

70,49

А

6

ООО «Дистрибьютор»

ДО

187,50

9,51

80,00

А

7

ООО «Напитки-Люкс»

ДО

59,00

2,99

83,00

В

8

ИП Кузнецов Т. И.

МО

50,50

2,56

85,56

В

9

ООО «Маркет-сити»

ДО

39,80

2,02

87,58

В

10

ООО «Фудстрит»

ДО

37,20

1,89

89,47

В

11

ИП Белова Л. Д.

МО

32,60

1,65

91,12

В

12

ООО «Оазис»

КП

31,00

1,57

92,69

В

13

ООО «Пикник-сервис»

КП

22,00

1,12

93,81

В

14

ООО «Премиум-продукты»

МО

18,00

0,91

94,72

В

15

ООО «Остров»

ВП

13,00

0,66

95,38

В

16

ООО «Доминант-Опт»

ДО

12,00

0,61

95,99

С

17

ООО «Оптовый ЛТД»

ДО

11,00

0,56

96,55

С

18

ООО «Максимус-продакт»

ДО

9,20

0,47

97,02

С

19

ООО «Ароматный кофе»

КП

9,10

0,46

97,48

С

20

ООО «Визит»

КП

7,60

0,39

97,86

С

21

ООО «Уютное кафе»

КП

7,40

0,38

98,24

С

22

ООО «Околица»

МО

6,30

0,32

98,56

С

23

ООО «У Татьяны»

КП

6,10

0,31

98,87

С

24

ИП Гаврилова А. А.

МО

5,20

0,26

99,13

С

25

ИП Власов К. Н.

ВП

5,00

0,25

99,39

С

26

ООО «Морской берег»

КП

3,20

0,16

99,55

С

27

ООО «Гостиница»

КП

3,10

0,16

99,71

С

28

ИП Щукина Т. В.

МО

2,50

0,13

99,83

С

29

ИП Морозов Ф. Н.

ВП

2,30

0,12

99,95

С

30

ИП Крюков В. Д.

МО

1,00

0,05

100,00

С

Итого

 

1970,80

100,00

   

Экономист по финансам                        Грызлова                                О. Н. Грызлова

На основании АВС-анализа покупателей компании «Источник» можно сделать следующие выводы:

  • покупатели группы С: каждый клиент вносит в общий объем реализации меньше 1 %, большинство — меньше 0,5 % (наименее ценные клиенты). Если данной категории разрешить работать по отсрочке, то затраты на управление дебиторской задолженностью (зарплата финансового контролера, телефонные звонки и т. п.) будут слишком высокими по сравнению с объемом получаемых денежных средств. Следовательно, этим клиентам отсрочку не разрешать, расчеты только по предоплате;
  • покупатели группы В: предоставлять отсрочку или нет, на какой период и на какую сумму — для этого нужны дополнительные данные, аналитика;
  • покупатели группы А: данным клиентам отсрочку платежа разрешать, но необходимо урегулировать вопросы, касающиеся сроков ее предоставления, и расчет лимитной суммы дебиторской задолженности.

Категории клиентов

Покупателей можно разделить на четыре категории:

1. Мелкие оптовики (МО) — мелкие торговые точки, магазинчики. Эти клиенты регулярно закупают небольшие партии продукции. Цель закупок — продажа продукции в розницу. Потенциал роста есть, но ограниченный.

Специфика работы таких торговых точек: вы привезли товар, с вами расплатился продавец. Если заказ поставляется раз в неделю, отсрочка должна быть на 7 календарных дней. Размер дебиторской задолженности — это размер заказа.

Возможны варианты, которые зависят от специфики рынка, сложившейся практики делового оборота:

  • торговый представитель принимает заказ и забирает «дебиторку» в один день, экспедитор привозит товар в другой день;
  • все выполняется в один день.

Период отсрочки во многом определяется логистическими возможностями работы вашей компании и конкретным географическим расположением торговой точки. Если ваши торговые представители ездят в данную часть города два раза в неделю — период отсрочки 4 календарных дня, один раз в неделю — 7 дней. Если вы делаете доставку в удаленную часть города, пригород один раз в две недели, то период отсрочки — 14 календарных дней.

Обратите внимание

Нужно придерживаться данного принципа, чтобы избежать внутренних конфликтов между финансовыми специалистами и менеджерами по продажам, ответственными за сбор дебиторской задолженности.

2. Конечные потребители (КП) — гостиницы, кафе, рестораны, пиццерии, кейтеринговые компании. Цель закупок — продажа приобретенной продукции в составе собственной продукции/услуг. Потенциал роста ограничен.

Специфика бизнеса иная, но данная категория увеличит закупки в вашей компании, если откажется от других поставщиков. Расчеты с категорией конечных потребителей не проблема, поэтому применяются другие принципы для расчета сроков отсрочки и лимита дебиторской задолженности.

3. Внутреннее потребление (ВП) — предприятия, закупающие продукцию не для последующей продажи, а для потребления своими сотрудниками. Потенциал роста практически отсутствует. Как правило, такие заказчики пользуются услугами одного поставщика (например, доставка питьевой воды в офис).

Сотрудничество с данной категорией не имеет стратегического, весомого маркетингового значения, поэтому если клиент категории ВП согласно АВС-анализу принадлежит к группе В, то отсрочку ему не предоставлять, работать по предоплате.

4. Крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Часто такие клиенты имеют собственную торговую сеть (широкую клиентскую сеть). За каждым покупателем данной категории закрепляют менеджера по продажам.

Для отнесения покупателя к этой категории компании могут установить минимальный объем закупок. Представители категории ДО будут настаивать на максимальной отсрочке — как по срокам, так и по сумме. Такие компании стремятся платить производителям деньгами за их перепроданную продукцию. Это типичные представители группы А.

Это важно

Для каждой категории покупателей вырабатывают отдельную кредитную политику.

Расчеты для категории покупателей «Мелкий опт»

Рассмотрим пример расчета лимитов по дебиторской задолженности для торговых точек категории МО (см. форму «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей мелкий опт”»).

ООО «Источник»

Расчет кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт»

Дата: 01.10.2016

№ п/п

Покупатель

Категория

Группа АВС

Объем реализации за 01.07–30.09.2016, тыс. руб.

Периодичность посещения торговой точки

Объем реализации за предшествующие три месяца (01.04–30.06.2016), тыс. руб.

Решение о кредитной политике

установить период отсрочки (гр. 8 = гр. 6)

среднемесячная сумма отгрузки, тыс. руб.

условная среднемесячная сумма реализации с потенциалом роста 20 %, тыс. руб.

лимит дебиторской задолженности на принятый период отсрочки, тыс. руб.

фиксация лимита, руб.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

ИП Кузнецов Т. И.

МО

В

50,5

1 раз в неделю

40,4

7 календ. дней

15,15

18,18

4,24

4300

2

ИП Белова Л. Д.

МО

В

32,6

2 раза в неделю

29,5

4 календ. дня

10,35

12,42

1,66

1700

3

ООО «Премиум-продукты»

МО

В

18

1 раз в две недели

25,3

14 календ. дней

7,22

8,66

4,04

4000

Итого

 

 

101,1

 

95,2

 

32,72

39,26

9,94

10 000

 

Экономист по финансам                        Грызлова                О. Н. Грызлова

В графе 6 указана периодичность посещения торговой точки. В соответствии с этой графой принимается решение о периоде отсрочки (гр. 8). Экономисту важно знать специфику построения маршрутов торговых представителей, выяснить у начальника торгового отдела, супервайзеров истинное положение дел.

Часто экономисту говорят одно (как должно быть), а в реальности положение дел другое. Если торговых точек в категории МО много, они занимают значительный удельный вес как в объеме реализации, так и в объеме дебиторской задолженности, то экономисту нужно один раз проехать по маршруту торгового представителя, увидеть процесс сбора «дебиторки», прежде чем зафиксировать методику расчета в Положении о кредитной политике.

Для расчета лимита дебиторской задолженности взят объем реализации по каждой торговой точке за последние шесть месяцев (гр. 5, 7), выведена среднемесячная сумма отгрузки (гр. 9). Так как предполагается рост объема продаж, то среднемесячная сумма отгрузки увеличивается на планируемый рост объема продаж (например, торговая точка закажет товара на 20 % больше) (гр. 10). С помощью данной графы можно предусматривать сезонные изменения спросаувеличение отпускных цен, которые влекут за собой увеличение стоимости заказа и суммы дебиторской задолженности.

Объем продаж напитков, воды увеличивается в летние месяцы. Если бы расчет сделали в марте и экономист имел статистику продаж за зимний и весенний периоды, то в графу 10 можно было бы заложить увеличение сезонного спроса (например, на 50 %).

Если специалисты компании знают, что будет спад, в графу 10 можно заложить ожидаемое снижение, например, на 40 %, по сравнению со средним значением за предыдущие шесть месяцев.

Это важно

Установите правило: больше одного заказа в долг не давать.

В графе 11 среднемесячная сумма пересчитана на принятые календарные дни отсрочки. Для предпринимателя Кузнецова Т. И. (гр. 12):

18,18 тыс. руб. / 30 дней в месяце x 7 (срок отсрочки) = 4,242 тыс. руб. (округленно — 4300 руб.).

Таким образом, для Кузнецова Т. И. установлено:

  • максимальный лимит отгрузки в долг — 4300 руб.;
  • срок отсрочки — 7 календарных дней от даты поставки.

Расчет следует проверить двумя способами:

  • сравните полученную сумму (4300 руб.) с суммами последних заказов данной торговой точки. Если 4300 больше стоимости каждого из них, расчет выполнен логически правильно;
  • 4300 руб. x 4 = 17 200 руб. (4 — количество посещений торговой точки: еженедельно, то есть 4 раза в месяц).

Полученные 17,2 тыс. руб. больше среднемесячной суммы отгрузки (15,5 тыс. руб.) — расчет правильный.

Расчет лимитов для категорий «Конечные потребители» и «Дистребьютеры, Оптовики»

Чтобы выработать условия отгрузки с отсрочкой платежа категориям ДО и КП, нужно оперировать следующими данными:

  • период работы с покупателем (чем дольше работаешь с клиентом, тем больше знаешь его платежную дисциплину);
  • период существования предприятия-клиента (количество лет с момента его регистрации);
  • платежная дисциплина (имеется ли у клиента просроченная дебиторская задолженность или задолженность «старше» определенного периода, например свыше трех месяцев);
  • средний объем закупок клиента за период (квартал, год) или удельный вес закупок клиента в общем объеме реализации предприятия;
  • значимость клиента;
  • местоположение клиента;
  • принадлежность клиента к перспективному каналу сбыта или рынку;
  • выгодность клиента;
  • средний срок просрочки по клиенту в днях;
  •  количество отгрузок, по которым просрочен платеж.

На основании перечисленных данных специалист по финансам составляет Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики».

Графы 1–13 данного отчета информационные, на их основе делают расчеты (гр. 14–16), принимают решения (гр. 18 и 19).

В графе 14 выведен среднемесячный объем реализации. По аналогии с графой 10 Расчета кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт» в графе 15 среднемесячный объем увеличен на желаемый 20%-ный прирост. Например, ожидается увеличение на 10 % объема заказов и увеличение на 10 % отпускной цены из-за роста производственных затрат (итого — 20 %).

Обратите внимание

Для дальнейших расчетов нужно знать, с какой периодичностью отгружается каждый клиент и типовой представитель группы А и В.

Срок отсрочки можно установить исходя из времени между отгрузками, чтобы к моменту приезда за следующим заказом предыдущая поставка уже была оплачена. Однако часто крупные покупатели, к которым относятся представители категорий КП и ДО, могут отгружаться один и несколько раз в неделю. Если считать срок от одной до другой отгрузки, получится слишком короткий промежуток, а ведь это главные клиенты для компании.

Важно знать специфику работы дистрибьютора. Отдельные из них не скрывают, что поставляют вашу продукцию своим клиентам с отсрочкой в 5 банковских дней, поэтому от вашей компании им требуется минимум 8 банковских дней (5 + 3) для проведения оплаты.

ООО «Источник»

Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики»

Дата: 01.10.2016

№ п/п

Покупатель

Категория

Группа АВС

Объем реализации за 01.07–30.09.2016, тыс. руб.

Удельный вес в реализации, %

Период работы с покупателем, мес.

Просроченная дебиторская задолженность на дату расчета, тыс. руб.

Средний срок просрочки на дату расчета, дн.

Количество отгрузок, по которым просрочен платеж на дату расчета

Наличие фактов просрочки оплаты с начала года, количество/срок

Дебиторская задолженность старше 30 дней (VIP-поставка), тыс. руб.

Принадлежность покупателя к стратегически важному каналу сбыта

Расчеты типовых кредитных лимитов

Принято решение

среднемесячный объем реализации, тыс. руб.

условная среднемесячная сумма реализации с потенциалом роста 20 %, тыс. руб.

кредитный лимит при оплатах: А -— два раза в месяц, В — четыре раза в месяц, тыс. руб.

типовой период отсрочки по группам покупателей, календ. дней

фиксация максимального лимита, руб.

срок отсрочки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

1

ООО «Константа»

ДО

А

320,00

16,24

52

     

1 раз/2 дня

20

V

106,67

128,00

64,00

14

64 000

14

2

ООО «Корчагин-Групп»

ДО

А

315,00

15,98

46

15

2

1

     

105,00

126,00

63,00

14

63 000

14

3

ООО «Альфа-Омега»

ДО

А

312,20

15,84

54

           

104,07

124,88

62,44

14

62 500

14

4

ИП Глазунов А. П.

КП

А

240,00

12,18

32

     

2 раза/4 дня

   

80,00

96,00

48,00

14

48 000

14

5

ООО «Мега»

КП

А

202,00

10,25

22

       

50

V

67,33

80,80

40,40

14

41 000

14

6

ООО «Дистрибьютор»

ДО

А

187,50

9,51

15

27,5

5

2

     

62,50

75,00

37,50

14

20 000

7

7

ООО «Напитки-Люкс»

ДО

В

59,00

2,99

10

           

19,67

23,60

2,95

7

3000

7

8

ООО «Маркет-сити»

ДО

В

39,80

2,02

5

     

4 раза/10 дней

   

13,27

15,92

1,99

7

1000

3

9

ООО «Фудстрит»

ДО

В

37,20

1,89

48

7,2

15

1

   

V

12,40

14,88

1,86

7

1900

7

10

ООО «Оазис»

КП

В

31,00

1,57

2

           

 

 

 

 

 

 

11

ООО «Пикник-сервис»

КП

В

22,00

1,12

4

           

 

 

 

 

 

 

Итого

   

1765,70

89,59

             

570,90

685,08

   

304 400

 

 

Экономист по финансам        Грызлова                                О. Н. Грызлова      

Еще один ограничитель из практики любого финансиста — не давать клиентам отсрочку более двух недель. Это обусловлено тем, что нужно два раза в месяц платить зарплату, оплачивать налоги, электроэнергию, не говоря о собственных поставщиках.

Предположим, у вашего клиента возникли трудности с платежеспособностью. Если период отсрочки месяц, то вы узнаете об этом только через месяц, когда он вам не заплатит, а для вас эта сумма критична (ждали для выплаты зарплаты). А если бы узнали о проблемах, например, через две недели, то казначей зарезервировал бы сумму на расчетном счете для выплаты зарплаты, вы прекратили бы отгрузку в долг. Сумма дебиторской задолженности, которая рискует перейти в категорию безнадежной, была бы меньше в два раза.

На основании перечисленных положений в компании принято решение по максимальным отсрочкам:

  • группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки (при прочих идеальных условиях (гр. 8–13));
  • группа В — 7 календарных дней.

Соответственно, при расчете лимита дебиторской задолженности принято, что клиент должен расплатиться:

  • группа А — два раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 2);
  • группа В — один раз в неделю, то есть четыре раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 4).

Согласно АВС-анализу клиенты групп А и В — это в целом 95 % всего объема реализации. Компания не может позволить себе отгружать такой объем продукции с отсрочкой, поэтому для категории В установлено: 50 % — предоплата, 50 % — отсрочка. Это целесообразно, потому что ни один из клиентов группы В не приносит компании более 3 % объема выручки.

Для ООО «Напитки-Люкс» расчет выглядит так:

23,6 тыс. руб. / 4 x 50 % = 2,95 тыс. руб. (с округлением — 3000 руб.).

Сумма лимита и срок отсрочки, принятые руководством на основании расчета, указываются соответственно в графах 18 и 19.

Период отсрочки платежа и лимит дебиторской задолженности по клиентам, которым допускается отгрузка в долг, указаны в форме «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г.».

ООО «Источник»                                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                      Директор

                                                                                                                                                       Береговой М. В. Береговой

Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г.

№ п/п

Покупатель

Категория

Группа

Лимит дебиторской задолженности, руб.

Максимальный срок отсрочки, календ. дней

1

ООО «Константа»

ДО

А

64 000

14

2

ООО «Корчагин-Групп»

ДО

А

63 000

14

3

ООО «Альфа-Омега»

ДО

А

62 500

14

4

ИП Глазунов А. П.

КП

А

48 000

14

5

ООО «Мега»

КП

А

41 000

14

6

ООО «Дистрибьютор»

ДО

А

20 000

7

7

ООО «Напитки-Люкс»

ДО

В

3000

7

8

ИП Кузнецов Т. И.

МО

В

4300

7

9

ООО «Маркет-сити»

ДО

В

1000

3

10

ООО «Фудстрит»

ДО

В

1900

7

11

ИП Белова Л. Д.

МО

В

1700

4

12

ООО «Премиум-продукты»

МО

В

4000

14

Начальник финансового отдела                          Дюжева                 Д. К. Дюжева

Экономист по финансам                                     Грызлова               О. Н. Грызлова

 

С расчетом ознакомлен:

Начальник отдела продаж                                  Петров                  Е. М. Петров

ООО «Константа» — имела место незначительная просрочка, вызвана ошибками в работе персонала данной компании (важно перед принятием решений знать причины просрочек своих клиентов). У этого клиента самый большой объем отгрузки, поэтому ему установлен максимально допустимый расчетный лимит.

ООО «Корчагин-Групп» — по умолчанию принят срок отсрочки в 14 дней. Компания сотрудничает с данным клиентом 46 месяцев, в 2016 г. это первое нарушение, поэтому оснований для урезания лимитов нет. Однако нужно запретить следующую отгрузку до выяснения причин непоступления оплаты и получения дебиторской задолженности. Если нарушение будет существенным, пересмотреть кредитное решение, перевести на предоплату.

ООО «Альфа-Омега» — нарушений нет, идеальный пример, приняты расчетные значения.

Предприниматель Глазунов АП. — нарушения были, признаны несущественными, срок сотрудничества длительный (32 мес.), поэтому лимиты соответствуют типовым расчетам.

ООО «Мега» — клиент представляет сеть гостиниц, стратегически важный. За ним числится непросроченная дебиторская задолженность сроком более 30 дней (50 тыс. руб.). Клиент отнесен к группе А. Расчетный лимит — 41 тыс. руб. (дополнительный к уже существующей задолженности).

ООО «Дистрибьютор» — просрочена оплата двух отгрузок, срок сотрудничества ниже, чем с другими представителями группы А (15 мес.). Необходимо провести переговоры, выяснить причины, приостановить отгрузки до погашения задолженности. Сумма просроченной задолженности меньше расчетного лимита. За нарушение платежной дисциплины лимит снижен до 20 тыс. руб., отсрочка — 7 календарных дней.

ООО «Маркет-сити» — существенные нарушения имели место, была просрочена оплата 4 отгрузок, срок просрочки — 10 дней, поэтому лимиты снижены в два раза.

ООО «Фудстрит» — клиент стратегически важный, но имеет длительную просрочку (15 дней). Нужно выяснить причину просрочки. Данному клиенту не отгружать в долг следующие заказы до погашения задолженности. Предоплата, пока не погасит долг. После погашения задолженности допускается работа по расчетным лимитам.

ООО «Оазис», ООО «Пикник-сервис» — компании категории КП (группа В). Если объем реализации за три месяца менее 100 тыс. руб., в отсрочке отказывать. Если выберут продукции на 100 тыс. руб., рассмотреть вопрос о предоставлении отсрочки.

Обратите внимание

Приведенные в графах 18 и 19 лимиты — максимально допустимые. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных условиях. Ответственность несет начальник отдела продаж.

Если по ООО «Альфа-Омега» установлен максимальный лимит дебиторской задолженности в сумме 62 500 руб., то это не значит, что данной фирме можно сделать три поставки с отсрочкой платежа на 62,5 тыс. руб. каждая. Это означает, что все три отгрузки не должны превышать 62,5 тыс. руб. Если клиент заказывает продукции больше, то он должен погасить имеющуюся задолженность или сделать предоплату по новым заказам.

Важная деталь: если ваши клиенты привыкли быть на отсрочке месяц, сделайте первоначальный регламентный расчет на месяц; если привыкли платить еженедельно, то изначально делите среднемесячную сумму на 4 (гр. 15–17).

Представленные в расчетах данные клиентоориентированные. Можно сказать, что они слишком рискованные для компании, но направлены на удержание клиентов.

Среднемесячный объем продаж — 656,9 тыс. руб. (1970,8 / 3).

Соотношение объема реализации и максимально допустимой дебиторской задолженности: 656,9 / (304,4 + 10) = 2,1.

Из этого следует, что 50 % продукции компания продает с отсрочкой платежа. В таких условиях необходимо:

  1. четко контролировать сроки погашения;
  2. оперативно реагировать на малейшие нарушения.

Финансовый отдел делает расчеты ежемесячно. Если в форму «Расчетные лимиты дебиторской задолженности» клиент не попадает — предоплата; если первая поставка, клиент новый — предоплата в течение месяца.

Кредитная политика

Предложенные расчеты позволяют компании выстроить по клиентам определенную кредитную политику и обосновать установленные лимиты дебиторской задолженности.

Представим пример Положения об установлении лимитов дебиторской задолженности при поставках продукции с отсрочкой платежа.

            ООО «Источник»                                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                             Директор

                                                                                                             Береговой М. В. Береговой

 

Положение об установлении лимитов дебиторской задолженности при поставках продукции покупателям в долг (с отсрочкой платежа)

1. Категории покупателей.

В целях регламентации порядка поставки продукции с отсрочкой (рассрочкой) платежа начальник отдела продаж присваивает покупателям категорию:

  • мелкооптовые покупатели (МО) — приобретают продукцию с целью продажи на своей торговой площади. К данной категории относят торговые точки, небольшие магазины с объемом реализации продукции до 80 тыс. руб. за квартал. Продажи, приемка заказов, доставка продукции, мониторинг дебиторской задолженности покупателей, отнесенных к категории МО, несут торговые представители;
  • покупатели — конечные потребители продукции (КП). К категории относят субъекты хозяйствования в сфере общественного питания: гостиницы, кафе, рестораны, столовые, кейтеринговые компании и т. д. Цель закупок — продажа продукции компании в составе собственной продукции/услуг;
  • внутреннее потребление (ВП) — субъекты хозяйствования, приобретающие продукцию не для продажи, а для потребления внутри компании (в основном для обеспечения питьевых потребностей собственных сотрудников);
  • крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Для получения категории ДО клиент обязан закупить продукции на сумму минимум 80 тыс. руб. за три месяца.

2. Управление группами клиентов.

Для определения перечня покупателей, которым допускается продажа с отсрочкой платежа, экономист по финансовой работе ежемесячно проводит АВС-анализ покупателей по объему реализации за последние три месяца (форма «АВС-анализ покупателей за период: ________ »).

Деление клиентов на группы выполняется в следующих соотношениях:

  • группа А — 80 % объема реализации;
  • группа В — 15 % объема реализации;
  • группа С — 5 % объема реализации.

Клиентам, которые по результатам АВС-анализа отнесены к группе С, отгрузка с отсрочкой платежа запрещена.

3. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категории мелкооптовых покупателей (МО).

Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей “мелкий опт”».

При расчетах кредитных лимитов экономисту следует руководствоваться следующими правилами:

  • период отсрочки должен быть равен периоду (частоте) посещений торговой точки торговым представителем компании, но не более 14 календарных дней от даты поставки;
  • размер дебиторской задолженности — это средняя стоимость заказа данной торговой точки.

В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 10). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.

4. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категориям «конечные потребители» (КП) и «дистрибьюторы, оптовики» (ДО).

Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категорий “конечные потребители”, “дистрибьюторы, оптовики”».

В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 15). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.

Максимальный период предоставляемой отсрочки не может превышать:

  • группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки;
  • группа В — 7 календарных дней от даты отгрузки.

Период отсрочки может быть сокращен, если:

  • компания работает с покупателем меньше шести месяцев;
  • на дату расчета лимитов покупатель имеет просроченную дебиторскую задолженность по более чем двум поставкам и более чем на 5 банковских дней;
  • в течение года у покупателя были просрочки оплаты.

Для клиентов группы В установлен порядок расчетов:

  • 50 % — предоплата стоимости заказа;
  • 50 % — отсрочка.

Указанные 50 % отсрочки не должны превышать установленные лимиты дебиторской задолженности по срокам и сумме.

По категории КП: если объем закупок за три месяца меньше 100 тыс. руб., отсрочка запрещена, отгрузка должна выполняться на условиях предоплаты. После реализации продукции на сумму 100 тыс. руб. и больше рассматривается вопрос о предоставлении отсрочки.

Если клиент признан стратегическим партнером и за ним числится непросроченная дебиторская задолженность, то расчетный лимит согласно графам 16 и 18 — это дополнительный лимит к уже существующей дебиторской задолженности с признаком VIP-поставка. Во всех остальных случаях сумма всех поставок покупателю не должна превышать установленный лимит дебиторской задолженности.

Если срок оплаты не наступил, за покупателем числится дебиторская задолженность в максимально допустимой сумме и он желает приобрести дополнительную продукцию, то такая поставка выполняется на условиях предоплаты либо клиент должен погасить дебиторскую задолженность раньше регламентированного срока.

Лимиты в графах 18 и 19 — это максимально допустимые значения. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных для компании условиях. Чем короче период отсрочки, тем меньше сумма дебиторской задолженности.

Ответственность за все сделки по поставке продукции с отсрочкой платежа несет начальник отдела продаж.

5. Порядок отгрузки.

Накладная на поставку продукции с отсрочкой платежа выписывается бухгалтером на основании Разрешения на отгрузку (Приложение).

Разрешение на отгрузку — документ, оформляемый менеджером отдела продаж на основании поступившего от покупателя заказа и заключенного договора.

В разрешении на отгрузку указывается:

  • ассортимент продукции или ссылка на заявку, заказ клиента;
  • стоимость заказа;
  • договор, заключенный между компанией и покупателем, на основании которого выполняется отгрузка.

Разрешение на отгрузку подписывают менеджер отдела продаж, ответственный за отгрузку, и начальник отдела продаж.

Менеджер отдела продаж подает разрешение на отгрузку экономисту финансового отдела минимум за 24 часа до планируемого срока отгрузки.

Экономист финансового отдела, получив разрешение на отгрузку, проверяет:

  • не числится ли за данным клиентом просроченная дебиторская задолженность;
  • есть ли нарушения иных финансовых обязательств со стороны контрагента;
  • наличие заключенного договора на отсрочку платежа;
  • разрешена ли клиенту отгрузка с отсрочкой платежа, есть ли на него расчетные лимиты (срок, сумма) дебиторской задолженности, соответствует ли планируемая отгрузка расчетным условиям, не превышен ли лимит с учетом текущей дебиторской задолженности клиента;
  • соответствуют ли условия в договоре на отсрочку условиям планируемой поставки (ассортимент, общая сумма, срок оплаты).

Если все условия соблюдены, экономист подписывает Разрешение на отгрузку, ставит штамп «Отгрузка разрешена» и возвращает его менеджеру по продажам.

Если условия предоставления отсрочки платежа не соблюдены, экономист возвращает Разрешение на отгрузку без подписи финансового отдела и штампа. Сделка передается на урегулирование начальнику отдела продаж.

6. Заключительные положения.

Лимит дебиторской задолженности и максимальный срок отсрочки по каждому покупателю заносятся в ведомость «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на ________ ». Ведомость утверждается директором компании.

Начальник отдела продаж знакомится с расчетными лимитами на текущий месяц, ставит в ведомости свою визу.

Финансовый отдел выполняет расчеты лимитов дебиторской задолженности ежемесячно.

Если покупатель в список не попал, отгрузку выполнять только на условиях предоплаты. Если планируется первая поставка новому клиенту — в течение месяца предоплата, дальше клиент будет участвовать в расчетах в общем порядке. С покупателем, допустившим просрочку, необходимо провести переговоры, выяснить причины, согласовать новые сроки платежей.

Покупателям с просроченной дебиторской задолженностью отгрузка в долг запрещена.

 

Согласовано:

Главный бухгалтер                                    Селищева       Н. Ф. Селищева

Начальник финансового отдела                Дюжева         Д. К. Дюжева

Начальник отдела продаж                         Петров          Е. М. Петров

 

Проект положения разработал:

Экономист по финансам                            Грызлова        О. Н. Грызлова

 

Разрешение на отгрузку № 105 от 03.10.2016

Клиент, которому планируется поставка с отсрочкой платежа

ООО «Корчагин-Групп»

Плановая дата отгрузки

04.10.2016

Заказ

№ 173-01/10

Сумма клиентского заказа, отгружаемого в долг

10 000 руб.

Период отсрочки

10 календарных дней от даты поставки

Договор

№ 115 от 20.02.2016

Менеджер, ответственный за отгрузку

Ф.И.О.

Подпись

О. Р. Кириллов

Кириллов

Начальник отдела продаж

Ф.И.О.

Подпись

Е. М. Петров

Петров

Условия сделки на соответствие Положению об установлении лимитов дебиторской задолженности проверены

Ф.И.О.

Подпись

Дата

О. Н. Грызлова

Грызлова

03.10.2016

ОТГРУЗКА РАЗРЕШЕНА

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» 

Источник:Интернет-проект «Корпоративный менеджмент».

главбух как финдирфинансовый менеджмент

Читайте ещё

75 календарных дней с даты счета, выписанного продавцом. предоставляет покупателю отсрочку платежа на 90 календарных.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ОТСРОЧКА ПО КРЕДИТУ ОТ СОВКОМБАНКА.

Договор поставки с отсрочкой платежа

В разделе «Дата и время» у нас есть пара полезных калькуляторов, типа Дата и количество дней и Сколько дней прошло между двумя датами?.
Еще есть калькулятор Праздничные выходные, который показывает праздничные выходные.

Но, как справедливо заметили здесь — Дата + количество рабочих дней, нет еще калькулятора, который учитывают разницу дней, но не простых дней, а рабочих. И вот теперь он есть.

Работает он так — вводим исходную дату, вводим количество рабочих дней — калькулятор выдает следующий рабочий день, ну то есть день, когда надо выходить на работу после отпуска, скажем. Например, ввели какой-то понедельник и 5 рабочих дней — если нет никаких праздников, калькулятор покажет следующий понедельник, то есть следующий рабочий день после окончания 5 рабочих дней начиная с заданного понедельника.

Замечание 1: Дни можно вводить отрицательные, и тогда калькулятор считает назад, соответственно, показывает день, предыдущий к числу заданных рабочих дней от даты. То есть, если поставить вторник и -5 рабочих дней, то калькулятор покажет предыдущий понедельник.

Замечание 2: Калькулятор учитывает праздничные дни и переносы выходных. При этом он использует логику калькулятора Праздничные выходные для определения выходных и переносов рабочих дней

Замечание 3: Поскольку переносы рабочих дней на выходные регламентируются специальным постановлением правительства, которое выходит обычно в конце октября, калькулятор использует информацию из обновляемых справочников Государственные праздники России и Перенос выходных и праздничных дней в России. На момент написания этого замечания справочники содержали информацию до 2016 года включительно.

Обновление: Ну, сказав «А», пришлось сказать и «Б». Поэтому вот до кучи калькулятор Сколько рабочих дней прошло между двумя датами?.

Следующий рабочий день

 

Дата + количество рабочих дней

Реестры с финансированием текущей задолженности отсрочка платежа — 75 к.д. с момента до календарных дней (отсрочка+период ожидания) Вопросы и предложения, связанные с работой Единого календаря закупок:​.

Калькулятор дней

Планирование платежей

Подробности
Создано 27 Март 2011

Планирование платежей и поступлений денежных средств является чрезвычайно востребованной задачей практического финансового менеджмента. Пример может быть использован при разработке различных моделей так называемых платежных календарей. Рассмотренные в статье формулы в большей степени относятся к средне- и долгосрочному финансовому планированию.

Рассматриваемая задача как обычно будет представлена в упрощенном виде. Имеется рассчитанный план закупки по поставщикам в денежном выражении. По каждому поставщику установлена нормативная отсрочка платежа. В случае предоплаты норматив представляет собой отрицательное число. В реальной ситуации обычно условия оплаты несколько сложнее: например, по одному контрагенту может быть частичная предоплата и частичная отсрочка, либо вообще на каждую поставку устанавливаются собственные условия оплаты. Требуется составить план платежей и кредиторской задолженности перед поставщиком. На втором этапе попробуем несколько усложнить задачу и спланировать платежи с учетом лимита кредиторской задолженности (максимально допустимая сумма задолженности перед контрагентом вне зависимости от норматива отсрочки оплаты).

Длительность планового периода – календарная неделя (7 дней).

Как обычно будем считать задачу успешно решенной только, если формулы не будут зависеть от введенного значения отсрочки, при этом будут копируемыми как по периодам (столбцам), так и по контрагентам (строкам).

На листе «Пример1» представлено решение задачи несколькими способами.

1. Нулевая отсрочка Пример1!C12. Формула просто ссылается на ячейку начисления. Аналогично можно исправить формулу при отсрочке кратной неделе. Очевидно, что решение задачи некорректно и работает только в частном случае.

2. Оплата. Пример1!C13

Формула вычисляет ячейку, из которой надо взять начисление. Решение в первом приближении корректно, но имеет несколько недостатков. Во-первых, при копировании по периодам может возникнуть ситуация, когда формула будет ссылаться на недопустимую область ячеек. Во-вторых, правильно вычисляются платежи, только при отсрочке кратной семи дням.

3. Оплата. Пример1!C14

=IF($B14=0;C6;IF(COLUMN(C6)-$B14/7>COLUMN($L:$L);0; IF(COLUMN(C6)-$B14/7<COLUMN($C:$C);0; OFFSET(C6;0;-$B14/7))))

В формуле добавлена проверка на границы таблицы затрат. Задача отсрочки некратной семи дням пока не решена. Тут следует заметить, что даже с таким решением адекватность полученных расчетов может быть достаточной для целей бюджетирования. По факту платежи приходят день в день по условиям оплаты чрезвычайно редко. Поэтому условие кратности отсрочки может быть вполне допустимо.

4. Оплата. Пример1!C15

=IF($B15=0;C7;IF(COLUMN(C7)-INT($B15/7)>COLUMN($L:$L);0;IF(COLUMN(C7)-INT($B15/7)<COLUMN($C:$C);0;OFFSET(C7;0;-INT($B15/7))*(1-MOD($B15;7)/7))))+ IF($B15=0;0;IF(COLUMN(C7)-INT($B15/7)-SIGN($B15)>COLUMN($L:$L);0;IF(COLUMN(C7)-INT($B15/7)-SIGN($B15)<COLUMN($C:$C);0;OFFSET(C7;0;-INT($B15/7)-SIGN($B15))*(MOD($B15;7)/7))))

Формула корректно считает суммы оплат при любых сроках отсрочки. Эта формула была создана поэтапно, каждая часть тестировалась отдельно. Главный смысл вычислений в том, что платеж может приходить в один период из двух периодов начислений. Это обусловлено единым параметром отсрочки. Формула состоит из двух слагаемых, каждое из которых определяет свою долю начислений из таблицы затрат.

Определение доли оплат на основании норматива отсрочки ($B15):

(1-MOD($B15;7)/7) (MOD($B15;7)/7)

Определение источника затрат для слагаемых:

OFFSET(C7;0;-INT($B15/7)) OFFSET(C7;0;-INT($B15/7)-SIGN($B15))

Условные функции в формуле отвечают за корректность определения периода-источника затрат для слагаемых платежей.

Еще раз хочется подчеркнуть, что такая сложность скорее всего не нужна в реальных задачах финансового планирования.

На листе «Пример2» к рассчитанным значениям платежей добавляется проверка на лимиты кредиторской задолженности. Обратите внимание на примененное к таблицам «Предварительная кредиторская задолженность» и «Оплата с учетом лимита» условное форматирование. Это простое и эффективное интерфейсное средство позволяет наглядно отобразить решение задачи. В условиях форматирования грамотно примененная адресация ячеек позволяет сделать ячейки полностью копируемыми как по строкам, так и по столбцам.

При решении задачи созданы дополнительные таблицы предварительных расчетов. В противном случае разрешить проблему циклических ссылок (оплата зависит от задолженности, а задолженность от оплаты) практически невозможно.

При расчете предварительной задолженности без учета лимитов используется ссылка на окончательно рассчитанное значение предыдущего периода. Это позволяет достичь большей точности вычислений, не создавая новую таблицу для каждого периода.

Предварительная кредиторская задолженность. Пример2!C21:

Окончательная кредиторская задолженность. Пример2!C39:

Полученная в результате таблица задолженностей на первый взгляд удовлетворяет условиям задачи – ни одна сумма не превышает лимиты. Но обратите внимание на помеченные цветом ячейки с отрицательной задолженностью по Поставщику4. Это явная ошибка планирования. Этот поставщик не требует предварительной оплаты, но наша модель вывела по нему отрицательное значение кредиторской задолженности. Причина произошедшего в том, что модель учитывает только возможность переплаты в периоде, но не уменьшает в будущем суммы этих переплат при осуществлении плановых платежей на основе заказов, даже в случаях, когда лимит кредиторской задолженности соблюден.

На листе «Пример3» представлено корректное решение задачи. Для этого потребовалось создать еще несколько промежуточных расчетных таблиц. К сожалению, более простого решения я не нашел. Если есть идеи, просьба присылать.

Идея решения такова:

  • определить оплату с учетом лимита задолженности;
  • зафиксировать переплаты, вызванные требованиями лимита задолженности;
  • установить допустимые дополнительные оплаты в периодах до уровня лимита;
  • уменьшать нормальные оплаты, пока есть переплата, в тех периодах, где это возможно;
  • повторять расчеты последовательно по периодам.

Формулы реализующие этот алгоритм представлены в таблицах на листе «Пример2». Сложных функций при этом не используется. Окончательная оплата формируется из начальной оплаты по условиям платежа, увеличенной на требования лимитов задолженности и уменьшенной на возможные переплаты в предыдущих периодах.

Кредиторская задолженность представляет собой разницу между начислениями и оплатой в периоде с учетом начальной задолженности. Дебиторская задолженность (авансы) для поставщиков, работающих по предоплате, представлена в данном случае отрицательными значениями.

За исключением формулы частичного платежа в периоде остальные расчеты в задачах планирования платежей без учета лимитов достаточно просты и понятны. Основной смысл заключен в определении исходного периода начислений с использованием функций вычисляемой адресации. Сложность расчетов платежей с учетом лимитов задолженности обусловлена итерационным алгоритмом вычислений. В данном случае возможно, что решение с использованием VBA было бы даже проще для понимания. Для перевода планового периода в другую длительность вместо использования в формулах константы 7 лучше завести именованную ячейку. Это сделает модель более гибкой и облегчит читаемость формул. Применение нескольких условий для одного контрагента (частичная отсрочка и/или предоплата) потребует усложнения формул определения периодов начислений. Описанный в задаче метод, к сожалению, не применим для задачи расчета платежей на основе фактически полученных счетов , в случае, когда отсрочка не является константой. В этом случае требуется представить исходные данные в другом виде и предусмотреть расчет или ввод даты оплаты непосредственно рядом с начислением.

Очевидно, что рассмотренный пример полностью годится для задачи учета поступлений от клиентов и плановой дебиторской задолженности. Совместное использование задач расчетов платежей и поступлений дает возможность спланировать денежные потоки и остатки денежных средств в каждом плановом периоде.

Смотри также

» Суммирование несвязанных диапазонов

При обработке больших таблиц иногда возникает потребность получить итоговые значения на основе данных, расположенных в диапазонах…

Читать далее…

» Расчет расхода по спецификациям

Материальная составляющая производственного процесса в большинстве случаев описывается через вхождение компонентов в готовые…

Читать далее…

» Универсальный период

Пример содержит формулы для формирования строк или столбцов загловков периодов различной длительности: год, квартал, месяц, неделя….

Читать далее…

» Корпоративные семинары и тренинги

Специалисты «Финансы в Excel» предлагают услуги по организации и проведению корпоративных семинаров и тренингов.

Читать далее…

» Отладка функции СУММЕСЛИ

Макрос заменяет формулу «СУММЕСЛИ» на сумму слагаемых ячеек.

Читать далее…

Отсрочка платежа до 30 календарных дней. выбирая самые выгодные перелеты с функцией календарь минимальных цен, и контролируя расходы по.