Недостача денег или товарно-материальных ценностей может быть выявлена при очередной инвентаризации, при составлении акта.

Содержание

Недостача при инвентаризации

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Талалаева Ю.Н.

Опубликовано в номере: Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании №10 / 2002

Правила проведения инвентаризации и порядок отражения ее результатов в бухгалтерском учете установлены Законом о бухгалтерском учете, Положением по ведению бухгалтерского учета и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

В соответствии с пунктом 1 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно пункту 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете в обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

  • при смене материально ответственных лиц;

  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

  • при реорганизации или ликвидации организации;

  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Сроки проведения инвентаризации

В соответствии с пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; из чего следует, что инвентаризацию имущества организации для целей составления годовой бухгалтерской отчетности можно начинать проводить уже после 1 октября отчетного года.

Конкретные сроки проведения инвентаризации по видам имущества и обязательств действующим законодательством не установлены. Положением по ведению бухгалтерского учета и Методическими указаниями по инвентаризации уточнено только, что инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Однако в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств, а следовательно и сроки ее проведения, должны быть утверждены предприятием в составе учетной политики.

При установления сроков проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств за основу можно принять письмо Минфина СССР от 30 декабря 1982 г. № 179 «Об Основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов» (далее — Основные положения по инвентаризации), раздел 2 которого полностью посвящен срокам проведения инвентаризаций. С изданием Методических указаний по инвентаризации данное письмо не применяется на территории Российской Федерации, однако, по нашему мнению, оно вполне может быть использовано в качестве рекомендаций.

Основными положениями по инвентаризации установлены следующие сроки проведения инвентаризации имущества перед составлением годового отчета:

  • основные средства — не ранее 1 ноября отчетного года;

  • капитальные вложения — не ранее 1 декабря отчетного года;

  • незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки — не ранее 1 октября отчетного года;

  • готовая продукция на складах — не ранее 1 октября отчетного года;

  • сырье и прочие материальные ценности — не ранее 1 октября отчетного года.

Как видим, более ранний возможный срок проведения инвентаризации (1 октября) устанавливается для тех активов организации, которые представлены наибольшей номенклатурой. Инвентаризация такого имущества является наиболее трудоемкой, поэтому и проводится в сроки, обеспечивающие выполнение требований Методических указаний по инвентаризации к проведению инвентаризации в интересах бухгалтерской отчетности.

Небольшие предприятия могут устанавливать и более поздние, приближенные к концу отчетного года, сроки проведения инвентаризации.

Для остальных видов имущества организации и для ее обязательств Основными положениями по инвентаризации определена только периодичность проведения инвентаризации, без установления конкретных сроков:

  • незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов — не менее одного раза в год;

  • товары на складах и базах промышленных товаров, товаров в книжных магазинах — не реже одного раза в год;

  • товары на складах и базах продовольственных товаров, товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли — не реже двух раз в год;

  • денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности — не менее одного раза в месяц;

  • расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) — по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца;

  • расчеты по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал;

  • расчетов производственных объединений, предприятий и организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими организациями — на первое число каждого месяца;

  • расчеты с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год;

  • остальные статьи баланса — на первое число месяца следующего за отчетным годом.

Согласно пункту 1.5 Основных положений по инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц инвентаризация проводится на день приемки-передачи дел; при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей — немедленно по установлении таких фактов; после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) — немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия.

Порядок взыскания ущерба

Прядок взыскания ущерба определен статьей 248 ТК РФ. Согласно указанной статье взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Общие правила проведения инвентаризации, документальное оформление результатов

Согласно пункту 2.2 Методических указаний по инвентаризации для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Инвентаризация имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации (за исключением ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 и введены в действие с 1 января 1999 г. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), утверждена постановлением Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. № 26 и введена в действие с 1 января 2001 г.

Указанные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех форм собственности.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации имущества и финансовых обязательств

В соответствии с пунктом 5 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации установлен статьей 12 Закона о бухгалтерском учете. В соответствии с пунктом 3 указанной статьи Закона выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учетаотражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а)  излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б)  недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Согласно пункту 5.2 Методических указаний по инвентаризации в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

В соответствии с Планом счетов излишки имущества включаются в состав прочих доходов организации и отражаютсяпо кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

Суммы недостачи и потерь до принятия решения об источнике их покрытияпредварительно учитываютсяна счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Расходы от недостач и потерь имущества, не подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся на прочие расходы организации и, соответственно,отражаются по дебету счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Для целей налогового учета доходы организации в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами в соответствии с подпунктом 20 статьи 250 НК РФ.

Расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ. При этом НК РФ установлено, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Рассмотрим порядок отражения в учете результатов плановой инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств организаций торговли и общественного питания.

Инвентаризация основных средств

В соответствии с пунктом 3.3 Методических указаний по инвентаризации при выявлении объектов основных средств, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Согласно пункту 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина РФ от 20 июля 1998 г. № 33н (далее — Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств), неучтенные объекты основных средств, обнаруженные при инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом учета финансовых результатов (с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц).

Пример 1

При проведении плановой инвентаризации обнаружен неучтенный объект основных средств. Рыночная стоимость объекта составляет 70 000 руб.

В учете организации будет оформлена проводка:

  • дебет счета 01 «Основные средства» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» — на сумму рыночной стоимости приходуемого автомобиля — 70 000 руб.

В соответствии с пунктом 3.6 Методических указаний по инвентаризации на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). По решению руководителя организации такие объекты списываются с баланса организации.

Согласно пункту 31 ПБУ 6/01 доходы и расходы от списания с бухгалтерского учета объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы и расходы от списания объектов основных средств с бухгалтерского учета подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве операционных доходов и расходов.

Доходами от списания основных средств являются материалы, металлолом и т.д., полученные в результате разборки, демонтажа объектов основных средств. Согласно пункту 66 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ фактическая себестоимость материалов, остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Пример 2

В ходе плановой инвентаризации выяснилось, что на балансе предприятия числится объект основных средств, не пригодный к эксплуатации вследствие физического износа и невозможности восстановления. Стоимость объекта, по которой он числится в учете, 30 000 руб., сумма начисленной амортизации — 26 000 руб. По итогам инвентаризации принято решение о списании объекта с баланса. Стоимость запасных частей и металлолома, полученного от ликвидации, — 2000 руб. Расходы по ликвидации (разборка, демонтаж и т.п.) — 380 руб., в том числе заработная плата (с отчислениями на социальное страхование) работников, занимавшихся разборкой автомашины, — 250 руб., общепроизводственные расходы — 130 руб.

В учете организации будут оформлены проводки:

  • дебет счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» кредит счета 01 — на сумму первоначальной (восстановительной) стоимости ликвидируемого объекта — 30 000 руб.;

  • дебет счета 02 «Амортизация основных средств» кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» — на сумму начисленной амортизации — 26 000 руб.;

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» — на сумму остаточной стоимости автомашины — 4 000 руб.;

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — на сумму расходов на заработную плату и отчисления на социальное страхование работников, занятых при ликвидации автомашины,– 250 руб.;

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 25 «Общепроизводственные расходы» — на сумму общепроизводственных расходов, связанных с ликвидацией автомашины, — 130 руб.;

  • дебет счета 10 кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — на сумму стоимости оприходованных запасных частей и металлолома — 2000 руб.;

  • дебет счета 99 «Прибыли и убытки» кредит счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» — на сумму убытка от ликвидации автомашины –
    2 380 руб. [4 000 руб. +250 руб. + 130 руб. — 2 000 руб.].

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ для целей налогового учета расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, включая суммы недоначисленной в соответствии с установленным сроком полезного использования амортизации, включаются в состав внереализационных расходов; доходы в виде стоимости полученных материалов или иного имущества при демонтаже или разборке при ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств признаются внереализационными доходами в соответствии с пунктом 13 статьи 250 НК РФ.

При обнаружении в ходе инвентаризации факта недостачи основных средств или их полной порчи, остаточная стоимость недостающих или полностью испорченных объектов относится в дебет счета 94 и числится там до принятия решения об источнике покрытия затрат (за счет виновных лиц или за счет финансовых результатов).

Пример 3

В ходе инвентаризации обнаружена недостача объекта основных средств, числящегося в эксплуатации в цехе основного производства. Стоимость недостающего объекта — 15 000 руб., сумма начисленной амортизации — 700 руб. Виновные не установлены. На основании постановления следственных органов о прекращении следственных действий в виду отсутствия виновных остаточная стоимость объекта отнесена на финансовые результаты.

В учете будут оформлены проводки:

  • дебет счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» кредит счета 01 — на сумму стоимости недостающего объекта — 15 000 руб.;

  • дебет счета 02 кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» — на сумму начисленной амортизации — 700 руб.;

  • дебет счета 94 кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» — на сумму остаточной стоимости автомобиля — 14 300 руб.;

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 94 — на сумму недостачи — 14 300 руб.;

  • дебет счета 99 кредит счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» — на сумму убытка от списания недостающего объекта — 14 300 руб.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ для целей налогового учета расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены приравниваются к внереализационным расходам. Однако, как установлено НК РФ, в данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Пример 4

По вине работника предприятия вышел из строя объект основных средств стоимостью 20 000 руб. Сумма начисленной амортизации — 15 000 руб. По заключению специалистов объект восстановлению не подлежит. Сумма нанесенного организации фактического ущерба в размере остаточной стоимости объекта удержана из заработной платы виновного.

В учете организации будут оформлены проводки:

  • дебет счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» кредит счета 01 «Основные средства» — на сумму стоимости объекта — 20 000 руб.;

  • дебет счета 02 кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» — на сумму начисленной амортизации — 15 000 руб.;

  • дебет счета 94 кредит счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» — на сумму остаточной стоимости объекта — 5 000 руб.;

  • дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — на сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновного лица, — 5 000 руб.;

  • дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — на сумму ущерба, удержанную из заработной платы виновного лица — 5 000 руб.

Инвентаризация товаров

Товары, как часть материально-производственных запасов, инвентаризируются организациями торговли и общественного питания в порядке, установленном вышеперечисленными документами, а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ.

В соответствии с пунктом 3.15 Методических указаний по инвентаризации товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

При наличии большого товарного запаса на складах торговой организации инвентаризация одного склада проводится, как правило, в течение нескольких дней. Согласно пункту 2.12 Методических указаний по инвентаризации, если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

При проведении инвентаризации может возникнуть необходимость принять или отпустить товар со склада. Согласно пункту 3.18 Методических указаний по инвентаризации поступающий во время проведения инвентаризации товар принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуется по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Поступавший товар заносится в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

В соответствии с пунктом 3.19 Методических указаний по инвентаризации отпуск товара со склада в процессе проведения инвентаризации допускается в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Товары отпускаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Отпускаемые товары заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», которая оформляется по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Рассмотрим порядок отражения в учете результатов инвентаризации товаров.

Как уже было отмечено ранее, излишки имущества, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночным ценам и отражаются в учете по дебету счета учета этого имущества и кредиту счета прочих доходов и расходов.

Пример 5

В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации обнаружен излишек товара. Рыночная стоимость товара составляет 7 000 руб.

В учете торговой организации будет оформлена проводка:

  • дебет счета 41 «Товары» кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — на сумму рыночной стоимости товара — 7 000 руб.

В соответствии с Планом счетов недостающие или полностью испорченные товарно-материальные ценности отражаются по дебету счета 94 с кредита счетов их учета.

Таким образом, при выявлении в процессе инвентаризации товаров недостачи в учете организаций торговли и общественного питания должна быть оформлена проводка:

  • дебет счета 94 кредит счета 41.

Согласно Плану счетов по недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям по дебету счета 94 приводится их фактическая себестоимость. Поэтому при учете товаров по продажным ценам возникает необходимость сторнирования торговой наценки:

  • дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 42 — сторно на сумму торговой наценки, относящейся к недостающим или испорченным товарам.

При выявлении недостачи или порчи товаров до момента их оплаты поставщику сумма, относящегося к этим товарам налога на добавленную стоимость, также должна быть отражена по дебету счета 94:

  • дебет счета 94 кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим или испорченным товарам.

Пример 6

Торговая организация ведет учет товаров по продажным ценам. По результатам инвентаризации выявлена недостача товара, продажная стоимость которого 14 000 руб. Торговая наценка, относящаяся к недостающему товару, — 5 600 руб. На момент выявления недостачи товар поставщику не оплачен. Числящаяся на счете 19 сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к недостающему товару, составляет 1 680 руб. Ввиду отсутствия виновных лиц недостающий товар списан за счет финансовых результатов.

В учете торговой организации будут оформлены проводки:

  • дебет счета 94 кредит счета 41 — на сумму продажной стоимости недостающего товара — 14 000 руб.;

  • дебет счета 94 кредит счета 42 — сторно на сумму торговой наценки — 5 600 руб.;

  • дебет счета 94 кредит счета 19 — на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим товарам — 1 680 руб.;

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 94 — на сумму недостачи — 10 080 руб.

В отличие от основных средств для материально-производственных запасов характерна естественная убыль. Согласно пункту 30 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ недостача товаров и их порча списывается со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на расходы на продажу (проводка дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 94). При этом установлено, что нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм и подлежит списанию на виновных лиц, а при их отсутствии — на финансовые результаты.

В соответствии с пунктом 30 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах (пункт 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Пример 7

При проведении инвентаризации в торговой организации установлен излишек 10 кг муки по цене 8 руб. за 1 кг и недостача 9 кг муки по цене 11 руб. за 1 кг. Решено произвести взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. К зачету принимается 9 кг муки по цене 8 руб. Разница в ценах, составляющая 27 руб. [9 кг х11 руб. — 9 кг  х 8 руб.], отнесена на счет виновного лица. Недостача внесена виновным лицом в кассу организации. Незачтенный 1 кг муки по цене 8 руб. приходуется. На момент обнаружения недостачи мука поставщику оплачена, уплаченный в составе цены приобретения налог на добавленную стоимость зачтен из бюджета.

По нашему мнению, восстановление налога на добавленную стоимость по недостающей муке не производится, поскольку НК РФ этого не предусматривает.

В учете организации будут оформлены проводки:

  • дебет счета 94 кредит счета 41 — на сумму недостачи — 27 руб.;

  • дебет счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — на сумму недостачи, взыскиваемой с виновного лица, — 27 руб.;

  • дебет счета 50 «Касса» кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — на сумму недостачи, внесенной виновным лицом в кассу организации, — 27 руб.;

  • дебет счета 41 кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — на сумму излишка муки (1 кг по 8 руб.) — 8 руб.;

  • дебет счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» кредит счета 99 — на сумму излишка — 8 руб.

Инвентаризация расчетов

Согласно пункту 73 Положения по ведению бухгалтерского учета расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Поэтому допущение в бухгалтерских записях ошибок и неточностей, равно как и несвоевременное отражение расчетов, неизменно приводят к расхождениям в учете дебитора и кредитора. Последствия таких расхождений очевидны — конфликт между сторонами, разрешить который довольно часто не удается без обращения в судебные органы. В связи с этим состояние дебиторской (кредиторской) задолженности предприятия нуждается в постоянном контроле.

Поскольку инвентаризация расчетов связана с большими затратами времени, то целесообразно начинать ее не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Согласно пункту 3.44 Методических указаний по инвентаризации инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация расчетов c поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками и другими внешними дебиторами и кредиторами осуществляется посредством составления актов сверок.

Основное назначение акта сверки — подтверждение правильности осуществляемых между сторонами договора расчетов. Поэтому акт сверки должен содержать все необходимые данные, которые бы служили обоснованием суммы задолженности, а именно: номера и даты выписки первичных учетных документов, подтверждающих стоимость отгрузки (счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и др.), и расчетных документов, подтверждающих сумму оплаты (в основном, платежные поручения), а также номера и даты других документов, подтверждающих погашение задолженности (договоры, акты взаимозачетов и др.).

Обнаруженные в ходе инвентаризации суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности подлежат списанию с баланса организации. Течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства, который определятся договором. Согласно статье 196 ГК РФ срок исковой давности установлен в три года.

Подробнее о течении срока исковой давности читатели могут ознакомиться в консультации «Списание дебиторской задолженности на финансовый результат», помещенной в журнале «Консультант бухгалтера» № 2 за 2002 год стр. 63 Издательства «ДИС».

В соответствии с пунктами 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета по истечении срока исковой давности дебиторская и кредиторская задолженности должны быть списаны на финансовые результаты организации. При этом суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания, включаются в состав внереализационных расходов (пункт 12 ПБУ 10/99), суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности, — в состав внереализационных доходов организации (пункт 8 ПБУ 9/99).

Списание задолженностей производится по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации.

Дебиторская и кредиторская задолженности относятся соответственно на расходы и доходы организации в сумме, в которой эти задолженности были отражены в бухгалтерском учете организации (пункт 14.3 ПБУ 10/99, пункт 10.4 ПБУ 9/99).

Списание задолженности оформляется в учете проводками:

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на сумму дебиторской задолженности;

  • дебет счета 60, 76 кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — на сумму кредиторской задолженности.

На основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организацией может создаваться резерв сомнительных долгов.

Согласно пункту 70 Положения по ведению бухгалтерского учета сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Таким образом, если на момент проведения инвентаризации на балансе организации числится дебиторская задолженность (например, за отгруженные покупателю товары), срок погашения которой по договору истек, такая задолженность признается сомнительной и в отношении нее может быть создан резерв.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Создание резерва отражается в учете проводкой:

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» — на сумму создаваемого резерва.

Пример 8

В ходе инвентаризации выяснилось, что на балансе организации числится дебиторская задолженность в сумме 30 000 руб. за отгруженные покупателю товары, срок погашения которой по договору истек четыре месяца назад.

В отношении дебиторской задолженности создан резерв в размере всей суммы задолженности:

  • дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 63 — на сумму созданного резерва — 30 000 руб.

Для целей налогообложения величина резерва определяется в порядке, установленном статьей 266 НК РФ. Согласно пункту 4 указанной статьи сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последний день отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности и исчисляется следующим образом:

1)  по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней — в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;

2)  по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 дней (включительно) — в сумму резерва включается 50 процентов от суммы выявленной на основании инвентаризации задолженности;

3)  по сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней — не увеличивает сумму создаваемого резерва.

При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со статьей 249 НК РФ.

Инвентаризация резервов

В соответствии с пунктом 3.49 Методических указаний по инвентаризации при инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства и др.

Согласно пункту 77 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств в целях равномерного включения предстоящих расходов на ремонт основных средств в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резерв расходов на ремонт основных средств (в том числе арендованных).

Образование резерва расходов на ремонт основных средств отражается в учете организаций торговли и общественного питания проводкой:

  • дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» — на сумму отчислений в резерв.

При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств (включая арендованные объекты) излишне зарезервированные суммы в конце года сторнируются:

  • дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» — сторно на сумму отчислений в резерв.

В случаях, когда окончание ремонтных работ по объектам с длительным сроком их производства и существенным объемом указанных работ происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств не сторнируется. По окончании ремонта излишне начисленная сумма резерва относится на финансовые результаты отчетного периода.

При инвентаризации резервов организация должна обратить внимание на порядок использования созданного в предыдущем отчетном периоде резерва сомнительных долгов. Согласно пункту 70 Положения по ведению бухгалтерского учета если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам, что отражается в учете проводкой:

  • дебет счета 63 кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — на сумму неизрасходованного резерва сомнительных долгов.

ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕДЕННОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

     Одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.
     На основе данных бухгалтерского учета организации составляют промежуточную и годовую бухгалтерскую отчетность.
     Для обеспечения достоверности данных учета и отчетности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации должны провести инвентаризацию имущества и обязательств (ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 129-ФЗ).
     Напомним, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация должна проводиться не ранее 1 октября отчетного года (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н).
     Проведение инвентаризации можно считать законченным после занесения в инвентаризационные описи данных обо всем имуществе и обязательствах организации. Однако это только часть всего комплекса работ.
     Следующим этапом будет сверка результатов инвентаризации с данными учета, составление сличительных ведомостей и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
     Предлагаемая вниманию читателей статья и будет посвящена отражению результатов инвентаризации в учете.

* * *

     При обнаружении расхождений результатов инвентаризации с данными учета составляются сличительные ведомости по формам ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» и ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей», которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88.
     Обобщенные данные результатов всех проведенных в отчетном году инвентаризаций отражаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.
     По общему правилу результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении годовой инвентаризации они должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете, т.е. выявленные излишки или недостачи должны быть отражены в бухгалтерском учете проводками за декабрь отчетного года (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95 N 49, далее — Методические указания по инвентаризации).

ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ ИЗЛИШКОВ

     Бывают случаи, когда при инвентаризации выявляются излишки, т.е. превышение фактического количества имущества над учетными данными. Такая ситуация возможна, например, при обнаружении ранее не учтенного имущества.
     Выявленные излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества в соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ (а также в соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации) подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты.
     При выявлении излишков у организации могут возникнуть вопросы о порядке их отражения в составе доходов и об определении стоимости, по которой «излишние» ценности необходимо оприходовать.
     Ответ на первый вопрос содержится в п. 77 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденных Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н. Согласно этому пункту принятие к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, производится по статье «Внереализационные доходы» в составе прочих поступлений.
     Возникновение вопроса об определении стоимости оприходования ценностей связано зачастую с тем, что п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации предусмотрено отражение суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
     Однако более поздние нормативные акты говорят о том, что излишки имущества, выявленные при инвентаризации, следует оприходовать по рыночным ценам.
     Так, в п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.01 N 119н, и в п. 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 20.07.98 N 33н, изложено требование принимать к бухгалтерскому учету излишки материальных ценностей, обнаруженных при инвентаризации, по рыночной стоимости.
     Следует обратить внимание, что суммы оприходованных по результатам инвентаризации излишков материальных ценностей при исчислении налога на прибыль также подлежат зачислению в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).
     При этом п. 5 ст. 274 НК РФ предусмотрено, что внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, при определении налоговой базы учитываются с учетом положений ст. 40 НК РФ.
     Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».
     При оприходовании объектов основных средств, оказавшихся в излишках при инвентаризации, следует применять, по нашему мнению, счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».
     Это следует из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
     Согласно данной Инструкции принятие к бухгалтерскому учету основных средств отражается по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы». При этом из описания к счету 08 следует, что он предназначен для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств.
     Кроме того, в списках допустимых корреспонденций счетов, приведенных в описаниях счетов, только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы».
     Следовательно, оказавшиеся по результатам инвентаризации в излишках объекты основных средств приходуются в бухгалтерском учете следующими записями:
     1. Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»
     — основное средство оприходовано в оценке по рыночной стоимости.
     2. Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»
     — принятое в эксплуатацию и оформленное в установленном порядке основное средство оприходовано по окончательно сформированной первоначальной стоимости.

ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ НЕДОСТАЧ

     Значительно чаще, чем излишки, при инвентаризациях выявляются недостачи.
     Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
     Эти документы предусматривают списание недостач имущества в пределах норм естественной убыли на издержки производства или обращения, а сверх норм — за счет виновных лиц. В случаях когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты.
     Согласно п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации.
     Как видим, отражение в учете недостач ценностей зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества установленные нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица.
     В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
     На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами их учета (например, 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и т.п.).
     Недостающие товарно-материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, а основные средства — по остаточной.

ОТРАЖЕНИЕ НЕДОСТАЧ В ПРЕДЕЛАХ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ

     Как мы уже отметили, списание выявленных недостач товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли производится на издержки производства или обращения.
     Обращаем внимание, что применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств (например, Нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, утвержденные Приказом Минздрава России от 20.07.01 N 284). В случае отсутствия утвержденных Норм естественной убыли выявленная при инвентаризации недостача рассматривается как убыль сверх норм и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере.
     Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например, в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу».
     ПРИМЕР 1 В результате инвентаризации в рецептурно-производственном отделе аптеки выявлена недостача этилового спирта в количестве 150 мл на сумму 75 руб.
     Недостача образовалась в результате индивидуального изготовления лекарственных средств.
     В соответствии с Приказом Минздрава России от 20.07.01 N 284 норма естественной убыли установлена в размере 1,9% к реализованному количеству спирта за межинвентаризационный период.
     Для определения количества спирта, подлежащего списанию на издержки производства или обращения, необходимо составить следующий расчет:
     1. С момента предыдущей инвентаризации по текущую использовано для изготовления лекарств 10 л спирта.
     2. Определяем количество спирта, которое можно списать на издержки: 10 л х 1,9% = 0,190 л.
     Как видим из расчета, недостача спирта в размере 150 мл в полном объеме может быть отнесена на издержки.
     В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:
     Дебет 20 (44) Кредит 94
     — 75 руб. — списаны на издержки.
     Применение норм естественной убыли в бухгалтерском учете и для целей налогообложения в 2002 г. существенно различается.
     Это различие связано с вступлением в силу с 1 января 2002 г. главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ.
     Подпунктом 2 п. 7 ст. 254 НК РФ предусмотрено, что потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли приравниваются к материальным расходам. Однако этим же подпунктом сделана оговорка, что такие нормы должны быть утверждены в порядке, установленном Правительством РФ.
     Минфин России в ответе на вопрос налогоплательщика письмом от 28.02.02 N 04-02-06/1/35 разъяснил, что нормы естественной убыли товарно-материальных ценностей при их реализации, хранении и транспортировке, утвержденные нормативными актами соответствующих министерств и ведомств и действовавшие до 1 января 2002 г., в связи с введением в действие главы 25 НК РФ признаны утратившими силу.
     До утверждения Правительством РФ порядка согласования, утверждения, пересмотра и применения норм естественной убыли в части потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей по отраслям экономики расходы, связанные с такими потерями товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, не могут быть приравнены к материальным затратам для целей налогообложения и должны списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения.
     Порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в соответствии со ст. 254 НК РФ установлен только 12 ноября 2002 г. Постановлением Правительства РФ N 814.
     Причем п. 5 этого Постановления федеральным органам исполнительной власти предложено утвердить эти нормы до 1 января 2003 г.
     Таким образом, в течение всего 2002 г., по мнению Минфина России и присоединившегося к нему МНС России, в целях налогообложения все ранее утвержденные министерствами и ведомствами нормы естественной убыли не применяются.

ВОЗМЕЩЕНИЕ НЕДОСТАЧ ЗА СЧЕТ ВИНОВНЫХ ЛИЦ

     Суммы выявленных при инвентаризации недостач сверх норм естественной убыли, а также при отсутствии утвержденных в установленном порядке норм относятся на виновных лиц.
     В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов суммы, подлежащие взысканию с виновного работника, отражаются в бухгалтерском учете организации по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
     Удерживаемые из заработной платы работника в возмещение недостач суммы отражаются по кредиту субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
     Обратим внимание, что суммы налога на добавленную стоимость по недостающему имуществу подлежат восстановлению (если они ранее были предъявлены к вычету) и также подлежат взысканию с виновных лиц.
     Данный вывод, по нашему мнению, следует из формулировки п. 2 ст. 171 НК РФ, который определяет, что вычетам подлежат суммы НДС по товарам, приобретенным для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения. В случае недостачи такое имущество уже не может быть использовано для осуществления облагаемых операций, поэтому НДС подлежит восстановлению.
     ПРИМЕР 2 В результате инвентаризации на складе организации была выявлена недостача писчей бумаги формата А3 в количестве 8 пачек на сумму 1600 руб. (по учетным ценам).
     По распоряжению руководителя недостача на общую сумму 1920 руб. (1600 руб. + (1600 руб. х 20%)), первоначально учтенная на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», была отнесена на виновное лицо — кладовщика, который возмещает недостачу в добровольном порядке. Сумма недостачи удержана из его заработной платы.
     В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
     1. Дебет 73-2 Кредит 94
     — 1920 руб. — списана недостача на виновное лицо.
     2. Дебет 70 Кредит 73-2
     — 1920 руб. — удержано из зарплаты в погашение недостачи.
     При оформлении возмещения недостач имущества за счет виновных лиц необходимо руководствоваться также положениями Трудового кодекса РФ.
     Так, ст. 238 ТК РФ установлена обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб.
     Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
     По общему правилу, предусмотренному ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Однако в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба.
     Случаи возложения на работников обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере предусмотрены ст. 243 ТК РФ.
     Возмещение ущерба в полном размере предусмотрено, например, в случаях, когда в соответствии с ТК РФ или федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу, при умышленном причинении ущерба, при причинении ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, при причинении ущерба в результате преступных действий, установленных приговором суда, в случае причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом, в результате разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также в случае причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
     Размер ущерба при утрате или порче имущества должен соответствовать фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не может быть ниже стоимости утраченного имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом износа) (ст. 246 ТК РФ).
     При взыскании сумм причиненного недостачей имущества ущерба необходимо учитывать также положения ст. 248 ТК РФ.
     Взыскание суммы ущерба в размере не более среднего месячного заработка может производиться по распоряжению работодателя. При этом такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.
     Если этот срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
     Работник может добровольно возместить недостачу полностью или частично. По соглашению сторон допускается также возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник должен дать письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. При увольнении такого работника, если он отказывается возместить причиненный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
     Кроме того, ст. 138 ТК РФ ограничен общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы: удержания не могут превышать 20%, а при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% его заработка.

СПИСАНИЕ НЕДОСТАЧ ПРИ ОТСУТСТВИИ ВИНОВНЫХ ЛИЦ

     Законом N 129-ФЗ предусмотрено списание убытков от недостачи имущества на финансовые результаты организации в случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
     В таких случаях согласно Методическим указаниям по инвентаризации в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо должен быть отказ суда во взыскании ущерба с виновных лиц.
     В бухгалтерском учете на основании указанных документов суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».
     При документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц соответствующим органом такие убытки признаются внереализационными расходами при исчислении налога на прибыль (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
     При этом в соответствии со ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.
     Если работодатель отказался взыскивать недостачу с работника, то в этом случае при исчислении налога на прибыль списываемые суммы недостач будут относиться за счет нераспределенной прибыли организации после уплаты налога на прибыль.

ЗАЧЕТ НЕДОСТАЧ ИЗЛИШКАМИ (ПЕРЕСОРТИЦА)

     При проведении инвентаризации возможны случаи одновременного выявления излишков и недостач у одного и того же ответственного лица.
     В таких случаях согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации предусмотрен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Такой зачет возможен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
     Решение о зачете недостач излишками принимает руководитель организации на основании предложений, представленных ему председателем инвентаризационной комиссии, и объяснений ответственного лица о причинах пересортицы.
     Возможно, что при зачете недостач излишками недостающих ценностей будет больше, чем ценностей, оказавшихся в излишках. В этом случае не покрытая излишками разница относится на виновных лиц.
     ПРИМЕР 3 В результате инвентаризации на складе организации была выявлена не- достача бумаги «MegaCopy» в количестве 8 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 1200 руб. и излишек 5 пачек бумаги «SvetoCopy» по цене 130 руб. на общую сумму 650 руб. (по учетным ценам).
     По распоряжению руководителя произведен зачет недостач излишками, а остающаяся после перезачета недостача относится на виновное лицо — кладовщика, который согласился возместить недостачу добровольно. Сумма недостачи удерживается из его заработной платы.
     В результате зачета недостачи 5 пачек бумаги по цене 150 руб. излишками 5 пачек бумаги по цене 130 руб. определено превышение учетной стоимости недостающей бумаги над стоимостью излишка в сумме 100 руб. (5 пачек х (150 руб. — 130 руб.)), которое отнесено на виновное лицо.
     Окончательная недостача бумаги в количестве 3 пачек на общую сумму 450 руб. (3 пачки х 150 руб.) также относится на виновное лицо.
     В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
     1. Дебет 94 Кредит 10 — 100 руб.
     — отражено превышение стоимости недостающей бумаги над учетной стоимостью ее излишка.
     2. Дебет 94 Кредит 10 — 450 руб.
     — отражена недостача бумаги после зачета ее излишками.
     3. Дебет 94 Кредит 68 — 110 руб.
     — восстановлен НДС с общей суммы недостачи
     4. Дебет 73-2 Кредит 94 — 660 руб.
     — недостача отнесена на виновное лицо.
     5. Дебет 70 Кредит 73-2 — 660 руб.
     — удержано из зарплаты в погашение недостачи.
     Возможна ситуация, когда ценностей, оказавшихся в излишках, будет больше, чем недостающих. В этом случае оставшиеся в излишках (после зачета) ценности приходуются и их стоимость зачисляется во внереализационные доходы по рыночной стоимости по тем же правилам, которые приведены ранее.
     ПРИМЕР 4 Изменим условия примера 3.
     В результате инвентаризации на складе организации была выявлена недостача бумаги «MegaCopy» в количестве 5 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 750 руб. и излишек 8 пачек бумаги «SvetoCopy» по цене 130 руб. на общую сумму 1040 руб. (по учетным ценам).
     По распоряжению руководителя производится зачет недостач излишками. При этом окончательный излишек приходуется по рыночной цене — 135 руб.
     В результате зачета недостачи 5 пачек бумаги по цене 150 руб. излишками 5 пачек бумаги по цене 130 руб. определено превышение учетной стоимости недостающей бумаги над стоимостью излишка в сумме 100 руб. (5 пачек х (150 руб. — 130 руб.)), которая подлежит отнесению на виновное лицо.
     Окончательный излишек бумаги в количестве 3 пачек на общую сумму 405 руб. (3 пачки х 135 руб.) подлежит оприходованию.
     В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
     1. Дебет 94 Кредит 10 — 100 руб.
     — отражено превышение стоимости недостающей бумаги над учетной стоимостью ее излишка.
     2. Дебет 10 Кредит 91-1 — 405 руб.
     — оприходованы окончательные излишки.
     3. Дебет 73-2 Кредит 94 — 100 руб.
     — недостача отнесена на виновное лицо.
     4. Дебет 70 Кредит 73-2 — 100 руб.
     — удержано из зарплаты в погашение недостачи.

инвентаризация основных средств

Основные средства (балансовые счета 01, 02 и 03, забалансовый счет 011)

1. Инвентаризационная комиссия проводит осмотр всех объектов основных средств на предмет их технического состояния и пригодности к дальнейшей эксплуатации.

2. Проверяется правомерность отнесения имущества к основным средствам: срок полезного использования должен быть не менее 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.

3. По объектам основных средств, принадлежащих организации на праве собственности, проверяется наличие инвентарных карточек по установленной форме:
— № ОС-6 на каждый отдельный объект основных средств;
— № ОС-6а на группу объектов основных средств;
— № ОС-6б для объектов основных средств малых предприятий.

4. По объектам основных средств, поступивших в организацию в соответствии с договором аренды, проверяется наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором.

5. Проверяется правильность заполнения инвентарных карточек (инвентарной книги). В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: дата ввода в эксплуатацию, срок полезного использования; способ начисления амортизации; освобождение от начисления амортизации (если имеет место); индивидуальные особенности объекта, сведения о реконструкции, о достройке, о дооборудовании, о модернизации, о переоценке и др.

6. Проверяется правильность формирования инвентарного объекта основных средств. Инвентарным объектом признается:
— объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
— отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;
— обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

По группе основных средств «Здания» инвентарными объектами являются:
— каждое отдельно стоящее здание;
— здания, примыкающие друг к другу и имеющие общую стену (при этом каждое представляет собой самостоятельное конструктивное целое), считаются отдельными объектами;
— наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение;
— отдельно стоящие здания котельных;
— надворные постройки (склады, гаражи, ограждения, сараи, заборы, колодцы и прочее).
В состав основного здания входят:
— помещения, встроенные в здания, назначение которых иное, чем основное назначение здания, предназначенные для магазинов, столовых, парикмахерских, ателье, пунктов проката предметов культурно — бытового назначения и хозяйственного обихода, детских садов, яслей, отделений связи, банков и других организаций;
— коммуникации внутри зданий, необходимые для их эксплуатации: система отопления, включая котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании); внутренняя сеть водопровода, газопровода и канализации со всеми устройствами; внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой; внутренние телефонные и сигнализационные сети; вентиляционные устройства общесанитарного назначения; подъемники и лифты;
— фундаменты крупногабаритного оборудования, сооруженные одновременно со строительством здания.

По группе основных средств «Сооружения» инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним единое целое.

По группе основных средств «Машины и оборудование» инвентарными объектами являются каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.п., включая входящие в их состав принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, индивидуальное ограждение, фундамент.

По группе основных средств «Измерительные и регулирующие приборы и устройства» инвентарными объектами являются приборы и устройства, имеющие самостоятельное значение.

По группе основных средств «Вычислительная техника и оргтехника» инвентарным объектом является каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

По группе основных средств «Транспортные средства» инвентарным объектом является каждый отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему.

По группе основных средств «Инструменты» инвентарным объектом является каждый отдельный инструмент, который не входит в состав станка, аппарата, машины и имеет самостоятельное значение.

По группе основных средств «Инвентарь производственный и хозяйственный» инвентарными объектами считаются только те предметы, которые имеют самостоятельное назначение и не являются частью какого-либо другого объекта (столы, прилавки, ковры, бытовые приборы и др.).

7. Проверяются объемы капитальных вложений, связанных с реконструкцией, модернизацией и дооборудованием объектов основных средств, в результате которых должна быть увеличена их инвентарная стоимость. Если в результате выполненных работ изменилось основное назначение объекта основных средств, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

8. Сопоставляются результаты переоценки, отраженные в инвентарной карточке, с данными бухгалтерского учета.

9. Проверяется соответствие видов основных средств кодам Общероссийского классификатора основных фондов ОК-013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 359.

10. Проверяется правильность отнесения объектов основных средств к амортизационным группам в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в ред. постановлений Правительства РФ от 09.07.2003 № 415, от 08.08.2003 № 476).

11. Уточняются нормы амортизационных начислений по каждому объекту основных средств.
Амортизация материальных ценностей, учтенных на балансовом счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности», предоставляемых во временное пользование (временное владение и пользование) с целью получения дохода, учитывается на счете 02 «Амортизация основных средств» обособленно.

12. Проверяется правильность отражения в учете объектов основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций. Такие объекты должны отражаться каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

13. Проверяется наличие свидетельства о государственной регистрации на объекты недвижимости.

14. По основным средствам, принятым в организацию по договору аренды, проверяется:
• наличие договора аренды;
• наличие свидетельства о государственной регистрации аренды (по договорам, заключенным на срок более одного года);
• наличие акта приема-передачи;
• разрешение собственника имущества на субаренду (если это имело место);
• использование по целевому назначению, определенному договором аренды (субаренды);
• соответствие произведенных капитальных вложений в арендованные основные средства условиям договора аренды (за счет арендатора или арендодателя).
Капитальные вложения в арендованные основные средства являются собственностью арендатора, если иное не предусмотрено договором аренды. При этом арендатор может передать произведенные капитальные вложения арендодателю (при его согласии принять вложения на баланс).
Размер и необходимость указанных затрат должны согласовываться арендатором с арендодателем.
По имуществу, находящемуся в федеральной собственности, размер и необходимость указанных затрат согласовывается арендатором с балансодержателем и утверждается арендодателем.
Перечень документов, необходимых для подтверждения произведенных затрат:
— акт приемки-передачи нежилых помещений при передаче в аренду, определяющий их техническое состояние;
— сметная документация, утвержденная в установленном порядке и согласованная балансодержателем и арендодателем, составленная организацией, имеющей государственную лицензию на осуществление проектно-сметных работ;
— договор подряда;
— акт приемки выполненных работ;
— платежные документы.
На сумму капитальных затрат арендатор открывает инвентарную карточку по форме ОС-6;
• порядок начисления амортизации.
Капитальные затраты на арендованные основные средства, подлежащие после прекращения договора аренды передаче арендодателю, амортизируются ежемесячно арендатором в течение срока аренды исходя из способа начисления амортизационных отчислений, установленных арендодателем по объекту, на который произведены указанные затраты.
Таким образом, к указанному объекту должны применяться нормы амортизационных отчислений, соответствующие нормам, применяемым к арендованному объекту основных средств.

15. Проверяется наличие документов, подтверждающих правомерность нахождения федерального имущества у организации на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, аренды, безвозмездного пользования и т.д.
16. Проверяется наличие свидетельства о внесении имущества, являющегося федеральной собственностью в реестр федерального имущества.

17. Проверяется наличие паспорта объекта культурного наследия.

18. Выявляются основные средства, не пригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежащие восстановлению. Основные средства заносятся в отдельную инвентаризационную опись по форме ИНВ-1. Составляется акт (произвольная форма), в котором указывается дата ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты в непригодность (порча, полный износ и др.). Акт подписывают все члены комиссии.

19. Выявляются ранее не учтенные основные средства. Оценка таких объектов производится по рыночной стоимости, а сумма износа определяется по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

20. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины в дальних рейсах; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

21. Инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 составляются отдельно на основные средства, учтенные на счете 01 «Основные средства», и на основные средства, учтенные на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Кроме того, описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения) по каждому месту хранения.

22. Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно, числившиеся за одним материально ответственным лицом и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета (форма ОС-6а), в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих объектов.

23. Составляются отдельные описи на основные средства, принятые в аренду и учитываемые на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Описи составляются в количестве трех экземпляров по каждому арендодателю с указанием срока аренды.

24. После заполнения описей один экземпляр передается в бухгалтерию для заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» и составления сличительной ведомости, второй экземпляр остается у материально ответственного(ых) лица(лиц), третий экземпляр описи по арендованным объектам основных средств высылают в адрес арендодателя.

25. При выявлении отклонений от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме ИНВ-18. На арендованные объекты основных средств составляются отдельные сличительные ведомости.
Ведомости составляются в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному(ым) лицу (лицам) — мол.

План

Введение
1. Понятие, цели и периодичность проведения инвентаризации.
2. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов.
3. Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Заключение
Список использованной литературы
Введение

Одной из основных задач бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внешним и внутренним пользователям бухгалтерской отчетности.
Одним из основных способов контроля полноты и достоверности бухгалтерских данных является проведение инвентаризации всех объектов бухгалтерского учета. Порядок проведения инвентаризаций признается одним из способов ведения бухгалтерского учета и в соответствии с ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» должен быть утвержден в составе учетной политики организации на соответствующий финансовый год.
В настоящем реферате приведены основные сведения о целях, порядке назначения и проведения инвентаризации, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете.

1. Понятие, цели и периодичность проведения инвентаризации

Под инвентаризацией понимается установление фактического наличия на определенную дату активов и обязательств организации, а также объектов, учитываемых на забалансовых счетах, в регистрах налогового учета или учитываемых внесистемно (например, условные активы и иные показатели, которые подлежат раскрытию в бухгалтерской отчетности в соответствии с соответствующими Положениями по бухгалтерскому учету).

недостач ценностей, выявленных при хранении.

Недостачи на складе

Инвентаризация

При выявлении любого факта хищения, злоупотребления или порчи имущества обязательно должна быть проведена инвентаризация ценностей (п. 2 ст. 12 закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ)). По­скольку только инвентаризация подтвердит правильность и обоснованность числящейся суммы задолженности по недостачам.

Порядок инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и оформления ее результатов прописаны в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», установленных приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 (далее – Методические указания). Результаты инвентаризации отражают при помощи унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Кратко порядок инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. утверждается приказ о проведении инвентаризации с указанием даты, состава комиссии и имущества для проверки;
  2. комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы;
  3. бухгалтерия определяет остатки ценностей по учетным данным;
  4. материально ответственные лица дают расписки;
  5. инвентаризационная комиссия определяет фактическое наличие имущества;
  6. оформляются инвентаризационные описи;
  7. результаты инвентаризации сверяются с учетными данными;
  8. по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

Отметим, что в сличительных ведомостях (см. Пример 1) суммы недостач указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний). При этом на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Кассовые тонкости

Ревизию кассы проводят в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 г. № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).

В этом случае приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая в дальнейшем оформляет акт ревизии (см. Пример 2). Инвентаризация заключается в полном пересчете денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности сверяют с учетными данными по кассовой книге предприятия (п. 37 Порядка ведения кассовых операций).

Как правило, с проверкой находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов инвентаризируют бланки строгой отчетности (п. 20 постановления Правительства от 31.03.2005 г. № 171) и ценных бумаг (п. 3.11 Методических указаний). Вместе с тем инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы (п. 3.12 Методических указаний). В свою очередь проверку фактического наличия бланков документов строгой отчетности осуществляют по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров (п. 3.41 Методических указаний) (см. Пример 2).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний). Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

  • Дебет 94 Кредит 01 (03, 07 , 08, 10, 11, 41, 43, 50, 60) – отражена сумма недостачи.

Естественная убыль

Нормы

Нормы естественной убыли разрабатывают с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов1 . В дальнейшем нормы подлежат пересмотру не реже одного раза в 5 лет (п. 1 постановления Правительства от 12.11.2002 г. № 814).

Заметим, что в настоящие время действуют все неотмененные нормы естественной убыли (письмо Минфина от 08.11.2007 г. № 03-03-06/1/783).

Пересортица

В бухгалтерском учете недостача запасов в пределах норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками ­по пересортице. В случае если после зачета все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли применяют только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача (п. 30 приказа Минфина от 28.12.2001 г. № 119н). При этом взаимный зачет излишков и недостач по пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом материально-ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения допущенной пересортицы (п. 5.3 Методических указаний).

Учет

В бухгалтерском учете недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ):

  • Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 94 – отражена сумма недостачи в пределах норм естественной убыли.

В налоговом учете потери от недостачи или порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естест­венной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством, приравнивают к материальным расходам (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Учтите, что вы не вправе отнести к материальным расходам потери в пределах норм, установленных только локальными актами организации (письмо Минфина от 04.04.2005 г. № 03-03-01-04/1/146).

Технологические потери

К материальным расходам для целей налогообложения прибыли приравнивают и технологические потери при производстве или транспортировке (подп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Представители Минфина в письме от 29.08.2007 г. № 03-03-06/1/606 отметили, что порядок отраслевого урегулирования вопросов разработки и утверждения нормативов технологических потерь не является предметом ведения законодательства о налогах и сборах. Поэтому налогоплательщики вправе определять лимит образования безвозвратных отходов каждого конкретного вида сырья и материалов, используемых в производстве, исходя из технологических особенностей собственного производственного цикла и процесса транспортировки. Устанавливают нормативы технологическими картами, сметами технологического процесса и иными аналогичными документами. Разрабатываются лимиты специалистами предприятия, контролирующими технологический процесс, и утверждаются уполномоченными руководством предприятия лицами.

Недостача вследствие хищения

Материальная ответственность работников

В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса работодатель вправе привлекать работников к материальной ответственности в порядке, ­установленном законодательством.

Порядок определения причиненного работодателю ущерба выглядит следующим образом:

  • создается комиссия;
  • проводится инвентаризация имущества;
  • устанавливаются причины возникновения ущерба;
  • истребуется от работника письменное объяснение;
  • при отказе или уклонении работника от предоставления объяснения составляется акт.

Отметим, что материальная ответственность работников бывает ограниченной (в пределах среднемесячного заработка) и полной, индивидуальной и коллективной.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяют по фактическим потерям, исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения убытков, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа имущества (ст. 246 ТК РФ). Отметим, что в случае, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить его размер на день обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 г. № 52, далее – Постановление № 52).

Сумма причиненного ущерба, не превышающая среднего месячного заработка виновного лица, взыскивается по приказу работодателя. Распоряжение должно быть составлено в течение одного месяца со дня установления размера ущерба. При этом возможно и добровольное возмещение убытков (ст. 248 ТК РФ).

Если же месячный срок истек или работник не согласен на добровольное возмещение убытков, а сумма ущерба превышает его средний месячный заработок, то взыскание происходит в судебном порядке. Помните: работодатель вправе обратиться в суд по спорам о возмещении работником убытков в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).

Отметим, что, определяя размер ущерба, подлежащего возмещению при коллективной материальной ответственности, суд учитывает степень вины каждого члена коллектива, размер должностного оклада, время, которое сотрудник фактически проработал в составе коллектива за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба (п. 14 Постановления № 52). В этом случае достаточно часто используется методика, прописанная в приказе Минторга СССР от 19.08.1982 г. № 169 «Указания о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации» (далее – Приказ № 169).

Итак, размер возмещения ущерба каждым членом бригады может быть определен по следующей формуле (п. 7.3 Приказа № 169):

При этом не забывайте об ограничении размера удержаний из заработной платы, прописанных в статье 138 Трудового кодекса. Также не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не может быть обращено взыскание.

Учет

В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на счет виновных лиц (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ):

  • Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 – отнесена сумма недостачи на счет виновного лица.

Разницу между взыскиваемой с виновных лиц суммой за недостающие ценности и стоимостью, числящейся в бухгалтерском учете организации, отражают на счете 98 «Доходы будущих периодов»:

  • Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 – отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей;
  • Дебет 98 Кредит 91-1 «Прочие доходы» – отражено списание суммы разницы, взысканной с виновного лица, над балансовой ­стоимостью недостающих ценностей.

Сумма возмещаемого ущерба признается внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ). В этом случае моментом получения дохода является дата признания должником ущерба или дата вступления в законную силу решения суда (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Минфин в письме от 23.11.2006 г. № 03-03-04/1/793 отметил, что сумма возмещения ущерба в связи с утратой лизингополучателем предмета лизинга для целей налогообложения прибыли включается лизингодателем в состав внереализационных доходов.

Виновные не найдены

В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков, подлежит списанию на финансовые результаты организации (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ).

Недостачу ценностей сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостачу товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, отражают следующим образом:

  • Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 94 – списана сумма недостачи, если виновник не был установлен или суд отказал во взыскании.

Убытки от недостачи материальных ценностей в производстве и на складах на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравнивают к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальном подтверждением является постановление о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (письма Минфина от 27.12.2007 г. № 03-03-06/1/894 и МНС России от 08.06.2004 г. № 02-5-10/37).

При этом указанные убытки учитывают в составе расходов того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление (письма Минфина от 02.05.2006 г. № 03-03-04/1/412 и от 03.08.2005 г. № 03-03-04/1/141). В свою очередь в другом разъяснении чиновников говорится о том, что организация вправе увеличить расходы только после вынесения постановления о прекращении уголовного дела (письмо Минфина от 20.01.2006 г. № 03-03-04/1/52). Аналогичное мнение содержится и в письме Минфина от 16.01.2006 г. № 03-03-04/1/18 относительно ­списания ущерба, причиненного организации в результате пожара.

Судебно-арбитражная практика

Подпункт 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса связывает право налогоплательщика на отнесение к внереализационным расходам убытков от хищений именно с фактом неустановления виновного лица, а не прекращения уголовного дела в связи с истечением сроков давности уголовного преследования (постановление ФАС Поволжского округа от 05.07.2007 г. № А72-4858/06).

Заметим, что встречаются судебные решения, в которых сказано о возможности учесть убытки в составе расходов не в момент вынесения постановления о приостановлении уголовного дела, а в момент его получения.

Судебно-арбитражная практика

Убытки, понесенные ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» в результате хищения векселя, стали очевидными для организации с момента получения постановления СО ОВД «Тверское» ЦАО города Москвы от 28.02.2001 г. о приостановлении предварительного расследования в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого по уголовному делу, а именно – с 26.05.2004 г. ­(постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 г. № А79-11442/2006).

Оценка потерь при приемке товаров от поставщиков

Организации при приемке товара для оценки потерь следует составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2 или ТОРГ-3), утвержденного постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» от 25.12.1998 г. № 132 (письмо Минфина от 15.08.2006 г. № 03-03-04/1/628). Указанную форму выписывают при наличии количественных и качественных расхождений по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. В дальнейшем данный акт является юридическим основанием для ­предъявления претензии поставщику.

Судебно-арбитражная практика

Приемка товара по количеству и качеству производится в присутствии поставщика или его представителя, имеющего доверенность, и оформляется актом. При неявке поставщика или его представителей при приемке товара либо отсутствии у прибывших представителей надлежаще оформленных доверенностей предусмотрена самостоятельная приемка покупателем товара. Покупатель вправе зафиксировать недостачу товаров составленным в одностороннем порядке актом (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.01.2008 г. № А05-5927/2007).

Заметим, что порядок составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом прописан в Правилах составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом, утвержденных приказом МПС РФ от 18.06.2003 г. № 45.

Чиновники в письме Минфина от 03.04.2007 г. № 03-07-09/3 отметили, что в случае выявления покупателем товаров недостачи в счет-фактуру могут быть внесены исправления, заверенные подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений. НДС

По вопросу, надо ли восстанавливать входной НДС по недостающим ценностям, идет давний спор между налогоплательщиками и чиновниками.

Итак, Минфин в письме от 01.11.2007 г. № 03-07-15/175 ответил ­на вопросы применения НДС в отношении похищенного имущества:

  • выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей (например, в связи с потерей, порчей, боем, хищением, стихийным бедствием и др.), объектом налогообложения НДС не является;
  • суммы налога, ранее правомерно принятые к вычету по указанному имуществу, необходимо восстанавливать. Восстановление следует производить в том налоговом периоде, в котором недостающее имущество списывается с учета;
  • по амортизируемому имуществу восстановлению подлежит НДС в размере суммы, пропорциональной остаточной (балансовой) стоимости имущества без учета переоценки;
  • при выявлении виновных лиц и возврате имущества налогоплательщику в случае использования возвращенных ценностей в операциях, подлежащих налогообложению НДС, должна быть представлена корректирующая налоговая декларация за тот налоговый период, в котором произведено восстановление вычетов;
  • в случае компенсации ущерба виновным лицом денежными средст­вами начисление НДС не осуществляется и корректировка сумм восстановленных вычетов не производится.
Судебно-арбитражная практика

Суд пришел к выводу о том, что при списании товарно-материальных ценностей по причине их недостачи не возникает объект налогообложения НДС и обязанность налогоплательщика «восстанавливать» налоговый вычет по НДС (постановление ФАС Московского округа от 20.11.2007 г. № КА-А40/11809-07).

Заметим, что ранее финансисты утверждали, что выбытие имущества в связи с хищением при выявлении виновных лиц следует рассматривать как объект налогообложения налогом на добавленную стоимость (письмо от 14.08.2007 г. № 03-07-15/120). Но позже они поняли всю абсурдность возникшей ситуации и отменили это разъяснение вышеуказанным письмом Минфина от 01.11.2007 г. № 03-07-15/175. Ну, а о том, что суммы НДС, ранее принятые к вычету, по товарно-материальным ценностям, выявленным при проведении инвентаризации имущества как недостающие, подлежат восстановлению, чиновники говорили уже не раз (письмо Минфина от 31.07.2006 г. № 03-04-11/132). Правда, восстановленный входной налог, уплаченный при приобретении товаров, списанных в составе чрезвычайных расходов вследствие пожара, может быть учтен во внереализационных расходах, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль при условии документального подтверждения факта пожара и утраты имущества (письмо Минфина от 06.05.2006 г. № 03-03-04/1/421).

Судебно-арбитражная практика

Недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации, к числу случаев, перечисленных в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса, не относится (постановление ФАС Поволжского округа от 11.10.2007 г. № А55-733/2007, Северо-Кавказского округа от 10.05.2007 г. № Ф08-2502/07-1036А, ­Поволжского округа от 15.03.2007 г. № А55-9182/06-43).

В свою очередь высшие арбитры еще в 2006 году напомнили, что обязанность по уплате в бюджет ранее правомерно принятых к зачету сумм НДС должна быть предусмотрена законом. При этом в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса прописаны все ситуации, при которых суммы налога, принятые к вычету, подлежат восстановлению. Недостача же товара к числу таких случаев не относится. Исходя из этого был сделан вывод, что по недостачам и хищениям обязанность по внесению в бюджет ранее принятых к зачету сумм НДС законодательством не предусмотрена (решение ВАС РФ от 23.10.2006 г. № 10652/06).

По результатам проведенной инвентаризации в ООО «Магазин» была обнаружена недостача на сумму 5 000 руб. На предприятии установлена коллективная материальная ответственность. Виновной была признана бригада, состоящая из трех человек.

Заработная плата каждого члена бригады за межинвентаризационный период составила:

Антонов И.Г. – 15 000 руб.,

Дубинин В.В. – 45 000 руб.,

Сергеев Л.И. – 40 000 руб.

Рассчитаем размер возмещаемого ущерба каждым из членов бригады:

В ООО «Магазин» была обнаружена недостача товара на сумму 10 000 руб. (рыночная стоимость товара – 12 000 руб.). Виновным признан менеджер организации.

В соответствии с соглашением между директором и менеджером рыночная стоимость товара должна быть взыскана равными частями в течение 4 месяцев с заработной платы данного сотрудника.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

  • Дебет 94 Кредит 10 – 10 000 руб. – по результатам инвентаризации списан недостающий товар;
  • Дебет 73 Кредит 94 – 10 000 руб. – отнесена сумма недостачи на счет виновного лица;
  • Дебет 73 Кредит 98 – 2 000 руб. (12 000 руб. – 10 000 руб.) – отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей;

Ежемесячно в течение 4 мес.:

  • Дебет 70 Кредит 73 – 3 000 руб. (12 000 руб. / 4 мес.) – отражено удержание суммы, подлежащей взысканию из заработной платы сотрудника.
  • Дебет 98 Кредит 91-1 – 500 руб. (2 000 руб. / 4 мес.) – отражено списание суммы разницы, взысканной с виновного лица, над балансовой стоимостью недостающих ценностей.

В ООО «Стандарт» по результатам проведенной инвентаризации обнаружена недостача бетоносмесителя СБР-260/380 (первоначальная ­стоимость – 25 000 руб., амортизация – 5 000 руб.).

Виновники установлены не были.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

  • Дебет 02 Кредит 01 – 5 000 руб. – списана сумма амортизации;
  • Дебет 94 Кредит 01 – 20 000 руб. – списана остаточная стоимость основного средства;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 – 20 000 руб. – списана сумма недостачи при отсутствии виновных лиц.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Недостача при инвентаризации

Составляем акты о результатах инвентаризации. В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители.

Решаем проблемы с материальной ответственностью работников

30 апреля 2010

Порядок выявления недостач товарно-материальных ценностей

Причин возникновения недостач можно найти множество, например, недостача произошла по вине материально ответственного или иного лица, в силу возникновения чрезвычайной ситуации, в случае поставки некачественного товара, при пересортице, наконец, товарно-материальные ценности могут находится не в том месте, где им положено находиться.

Например, руководство выяснило, что какие-то материальные ценности отсутствуют. Что делать в данной ситуации? Прежде всего, необходимо создать инвентаризационную комиссию на основании приказа. Комиссия произведен очередную или внеочередную инвентаризацию и выявит недостачу.

Выявленные при этом расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. N 0504092 и составляется акт о результатах инвентаризации ф. N 0504035. Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

На суммы выявленных излишков, недостач основных средств, нематериальных активов, материальных запасов инвентаризационная комиссия требует объяснение с материально ответственного лица по причинам расхождений с данными бюджетного учета .

На суммы выявленных излишков, недостач основных средств, нематериальных активов, материальных запасов инвентаризационная комиссия требует объяснение с материально ответственного лица по причинам расхождений с данными бюджетного учета. Приказом руководителя создается комиссия для проведения внутреннего служебного расследования для выявления виновного лица, допустившего возникновение несохранности доверенных ему материальных ценностей. По результатам расследования должен быть составлен акт, который подписывается виновным лицом и руководителем организации. По результатам служебного расследования, виновный сотрудник может быть привлечен к дисциплинарному взысканию и уволен.

Однако согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (с изм. от 28 декабря 2006 г.), расторжение трудового договора с работником по п. 7 ст. 81 ТК РФ возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности.

Причем для увольнения по данному основанию совершенно не имеет значения:

1) совершается ли работником такой проступок систематически или однократно;

2) заключен ли с этим работником договор о материальной ответственности или нет.

Следует обратить внимание, что случаи полной материальной ответственности перечислены в ст. 243 ТК. Кроме того, в 4 статьях ТК названы основания привлечения к полной материальной ответственности: работодателя — за ущерб, причиненный имуществу работника, который возмещается в полном объеме (ст. 235); работодателя — за задержку выплаты заработной платы (ст. 236); руководителя организации — за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277); работников религиозных организаций, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности, — в соответствии с перечнем, определенным внутренними установлениями религиозной организации (ст. 346) .

При этом обязательно должна быть установлена виновность работника. И только после проведения служебного расследования издается приказ об увольнении.

В случае если виновное лицо не найдено, то компания будет вынуждена списать недостачи.

Возмещение работником ущерба

Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить причиненный учреждению ущерб. Размер ущерба или порчи имущества определяется по фактическим потерям. Он рассчитывается исходя из рыночных цен, действующих в данном регионе, на день причинения ущерба.

При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, которая определяется по данным первичных учетных документов.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб предприятию, учреждению, организации. Однако работодатель решает самостоятельно взыскивать ущерб, полностью отказаться от взыскания или взыскать его частично.

По общему правилу за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации при исполнении трудовых обязанностей, рабочие и служащие, по вине которых причинен ущерб, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, когда ТК установлены иные пределы материальной ответственности.

Работодатель может удержать из заработной платы в случае доказанности вины сотрудника размер ущерба. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). Согласно статье 239 ТК РФ неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Организация также может быть привлечена к ответственности, например, при обнаружении фактов, когда наличные деньги не проходят через кассовый аппарат. Организация, допустившая неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности, привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб. На ее должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ .

В случае если работник отказывается возместить причиненный учреждению ущерб и оспаривает правомерность взыскания ущерба, который может быть значителен, то компании придется взыскать убытки в судебном порядке. Если при рассмотрении дела суд установит, что ущерб причинен не только по вине работника, к которому заявлен иск, но и по вине должностного лица предприятия, учреждения, организации, суд должен решить вопрос о привлечении этого должностного лица к участию в деле в качестве второго ответчика. В этом случае суд вправе возложить в соответствующих долях обязанность по возмещению ущерба на обоих ответчиков с учетом степени их вины, вида и предела материальной ответственности.

Статья: Положение о проведении инвентаризации нефинансовых, финансовых активов и обязательств.»Советник в сфере образования», 2008, N 5

«Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации» (постатейный)

(6-е издание, переработанное) (под общ. ред. В.И. Шкатуллы) «Норма», 2009

«Российский налоговый курьер», 2009, N 17

В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.

Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.

В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.

Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.

Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.

Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.

Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?

В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.

Инвентаризация — лучший друг бухгалтера

В соответствии со ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны
проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:

  • Количество инвентаризаций в отчетном году;
  • Даты проведения инвентаризаций;
  • Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.

Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:

  • на издержки производства или обращения — в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
  • за счет виновных лиц — сверх норм естественной убыли;
  • к прочим расходам организации — в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.

В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.

Обратите внимание:
в соответствии с п.5.3
Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения
за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 — итоговые данные по недостачам.

Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Порядок документального оформления списания недостач и излишков

Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.

Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.

Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.

Обратите внимание:
нормы естественной убыли не применяются
к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде
.

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.

Обратите внимание:
Списание товарных
потерь оформляется актами унифицированных
форм ТОРГ-6
(завес тары),
ТОРГ-7
(журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары),
ТОРГ-15
(порча, бой, лом ТМЦ),
ТОРГ-16
(списание товаров),
ТОРГ-20
(подработка, подсортировка, перетаривание товаров),
ТОРГ-21
(переборка плодоовощной продукции)
.

Если сумма недостачи превышает
нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.

Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.

Бухгалтерский учет излишков

Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.

Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:

Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1
«Прочие доходы» —
оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.

В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.

Например: Дебет счета 20
10
«Материалы».

При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:

Дебет счета 91.2
10
«Материалы».

При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:

Дебет счета 90.2
«Себестоимость продаж» Кредит счета 41
«Товары».

Обратите внимание:
оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету

Бухгалтерский учет недостач

Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:

Дебет счета 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50)
— отражена сумма выявленной недостачи.

Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:

Дебет счета 20
«Основное производство» Кредит счета 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей»
— списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:

Дебет счета 73
«Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94
списана недостача за счет виновного лица.

В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.

Например:

Дебет счета 91.2
«Прочие расходы» Кредит счета 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей» —
списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.

В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны
иметь следующие документы:

  • решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
  • либо
    отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
  • либо
    заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Обратите внимание:
в соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической
себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам/

Налоговый учет излишков

Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.

В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости — по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение — по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).

Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.

При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).

Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.

Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.

Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.

Обратите внимание:
использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.

Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.

При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.

Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают
норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке
, установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание:
положениями
НК
РФ не предусмотрено
отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика
(письмо УФНС от 30.07.2010г. №
16-15 [email protected] ).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

  • инвентарные ведомости;
  • акты, подтверждающие недостачу;
  • заключение комиссии, расследующей недостачу;
  • объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе — в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден
уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия
виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может
уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание:
транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются
для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Cтраница 1

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц.

Недостача материальных ценностей должна быть подтверждена документами. Между тем, как показывает практика, в отдельных случаях техническая ошибка, допущенная при отражении произведенных операций (например, неправильная запись в инвентаризационной описи артикула, а следовательно, и цены имеющихся в наличии товаров), может привести к расхождению учетных данных в бухгалтерских документах. Суды, как правило, тщательно подходят к проверке подобных случаев, обращая особое внимание на установление того факта, понесло или не понесло предприятие реального ущерба.

Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета 84 на издержки производства предприятий или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал в иске, предъявленном им, то потери списываются на издержки производства или обращения.

Недостачи материальных ценностей, а также выявленные при инвентаризации испорченные ценности относятся на виновных лиц, и причиненный кредитной организации ущерб возмещается в установленном порядке. Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на расходы банка.

Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам — в сумме определившихся потерь.

Недостачи материальных ценностей денежных средств, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Невозмещенные недостачи списываются за счел1 прибыли или резервных фондов.

Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывают по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства. Нормы убыли разрешено применять лишь в случаях выявления фактических недостач. Запрещается производить списание в пределах норм до установления факта недостачи. При отсутствии утвержденных в законном порядке норм убыли все недостачи рассматриваются как недостачи сверх норм.

Списания недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризаций, штрафов, пени и неустоек, рассматриваются во всех случаях как убытки отчетного года.

Списание недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, штрафов, пеней и неустоек рассматривается во всех случаях как убытки отчетного года. Не рассматриваются как убытки прошлых лет потери от брака продукции производства прошлых лет, которые включаются в состав издержек производства отчетного года на общих основаниях.

«Финансовая газета. Региональный выпуск», 2006, N 51

На производственных и торговых предприятиях нередки случаи, когда фактическое количество товарно-материальных ценностей не соответствует учетным данным. Это может произойти по самым разным причинам, начиная от естественной убыли товарных ценностей до их хищения. Тем не менее внешние пользователи (инвесторы, кредиторы) заинтересованы в достоверной оценке активов хозяйствующего субъекта. Поэтому п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено обязательное проведение инвентаризации имущества и обязательств.

Закон предоставляет право организациям самостоятельно определять порядок проведения инвентаризации, закрепив его в учетной политике.

Имущественные потери могут быть отражены в бухгалтерском учете только при фактическом подтверждении недостачи товара. Фактическая недостача МПЗ устанавливается при проведении инвентаризации. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, «основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств». В организациях может быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Бухгалтерский учет

Выявленные в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) недостача или порча учитываются первоначально по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета названных ценностей (10, 41, 50 и др.).

По дебету счета 94 отражаются:

по недостающим или полностью испорченным МПЗ — их фактическая себестоимость (стоимость по учетным ценам минус торговая наценка);

по недостающим или полностью испорченным основным средствам — их остаточная стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);

по частично испорченным МПЗ — сумма определившихся потерь.

Пример 1
. В ООО «Стрела» при инвентаризации выявлена недостача материалов по учетным ценам на 4000 руб. и основных средств, первоначальная стоимость которых составляет 15 000 руб. Сумма начисленной амортизации по недостающим основным средствам — 3000 руб. В бухгалтерском учете сделаны записи:

Д-т 94, К-т 10 — 4000 руб. — отражена недостача материалов;

Д-т 02, К-т 01 — 5000 руб. -списана сумма начисленной амортизации;

Д-т 94, К-т 01 — 12 000 руб. (15 000 — 3000) — отражена недостача основных средств.

Другие счета применяются в следующих случаях:

потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, относятся на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

потери ценностей, выявленные при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, а также их недостача сверх предусмотренных в договоре величин или порча отражаются по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям». Виновникам потерь (поставщикам или транспортным организациям) предъявляется претензия в установленном законом порядке с учетом условий договора. В случае отказа суда во взыскании с виновников указанных сумм потерь в учете делается запись по дебету счета 94 и кредиту счета 76.2.

Списание потерь

Выявленные недостача и порча ценностей в большинстве случаев первоначально учитываются по дебету счета 94. По кредиту счета 94 отражается списание:

недостач ценностей, выявленных при заготовлении, в пределах предусмотренных в договоре величин — на счета учета материальных ценностей;

недостач ценностей, выявленных при хранении и продаже, в пределах норм естественной убыли — на счета по учету затрат на производство и расходов на продажу;

недостач ценностей сверх норм естественной убыли, потерь от порчи — в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потерь от порчи при отсутствии конкретных виновников, а также недостач и порчи МПЗ, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков — на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

На счета учета затрат на производство (расходов на продажу), а также счет 91 списывается стоимость недостающих или испорченных материальных ценностей по их фактической себестоимости.

Списание потерь от недостач при хранении и транспортировке ценностей в пределах норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам, подлежащим учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Нормы естественной убыли согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ (в ред. Федерального закона от 06.06.2005 N 38-ФЗ) должны быть утверждены в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Поскольку одним из критериев признания расходов в целях гл. 25 является их обоснованность, списываемые расходы в качестве недостач и потерь должны быть экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Взыскание ущерба с виновных лиц

Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально-ответственных лиц должно производиться в соответствии с ТК РФ. Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Как правило, она ограничивается определенной частью заработка работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (ст. 241 ТК РФ).

Статьей 243 ТК РФ установлена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба, возлагаемая на работника в следующих случаях:

в соответствии с Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

умышленного причинения ущерба;

причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером, а также на основании письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество организации.

Следует отметить, что учитывается только прямой действительный ущерб, неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).

Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично, передав равноценное имущество или исправив поврежденное, по согласованию с администрацией предприятия (ст. 248 ТК РФ). В противном случае возмещение ущерба сотрудниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя (ст. 248 ТК РФ). При этом распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если же работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в судебном порядке. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в районный (городской) народный суд.

Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и (или) порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба (но не ниже остаточной стоимости имущества по данным бухгалтерского учета), с учетом степени его износа.

Если сумма недостач и порчи, подлежащая взысканию с работников, превышает их учетную стоимость, то на разницу между этими показателями делается запись по дебету 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту 98.4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

В дальнейшем, по мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы, указанная разница списывается пропорционально доле погашенной задолженности: Д-т 98.4, К-т 91.

Пример 2
. При инвентаризации в магазине, ведущем учет товаров по продажным ценам, выявлена недостача товаров по учетной стоимости 1400 руб., в том числе торговая наценка — 250 руб. Работодатель решил взыскать недостачу с материально-ответственного лица по рыночным ценам в сумме 1450 руб. Виновный работник внес в кассу магазина в погашение задолженности по недостаче 725 руб. В бухгалтерском учете магазина будут сделаны записи:

Д-т 42, К-т 41.2 — 275 руб. — отражена недостача товаров на сумму торговой наценки;

Д-т 94, К-т 41.2 — 1150 руб. (1400 — 250) — отражена недостача товаров на фактическую себестоимость товаров;

Д-т 73.2, К-т 94 — 1150 руб. — отнесена выявленная недостача на материально ответственное лицо на фактическую себестоимость товаров;

Д-т 73.2, К-т 98.4 — 300 руб. (1450 — 1150) — отнесена выявленная недостача на материально-ответственное лицо на разницу между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров;

Д-т 50, К-т 73.2 — 725 руб. — внесены деньги в кассу в погашение задолженности по недостаче;

Д-т 98.4, К-т 91.1 — 150 руб. — списывается на доходы разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров, относящихся к погашенной задолженности по недостаче.

Если бы виновное лицо погасило всю сумму задолженности по недостаче (1450 руб.), то сумма указанной разницы (300 руб.) была бы списана на доходы. Однако была погашена только половина долга, поэтому на доходы списывается только 50% разницы.

В случае когда в ходе инвентаризации удалось определить, что недостача возникла в результате хищения, в соответствии с Письмом МНС России от 08.06.2004 N 02-5-10/37 убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При списании убытков от хищения следует учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы. В случае с хищениями факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Таким образом, для того чтобы уменьшить полученные доходы, необходимо запастись соответствующим документом, например постановлением о приостановлении предварительного следствия ввиду неустановления виновного лица.

Согласно Письму Минфина России от 31.07.2006 N 03-04-11/132 «входной» НДС по выбывшим в результате недостачи МПЗ нужно восстановить.

Однако новая редакция гл. 21 НК РФ предписывает восстанавливать «входной» налог только по тому имуществу, которое организация начинает использовать в не облагаемых НДС операциях, а это не то же самое, что прекращение использования имущества в облагаемых, да и вообще в каких бы то ни было операциях. Для таких случаев требование восстановить НДС в гл. 21 НК РФ не предусмотрено.

Таким образом, организация может не восстанавливать «входной» НДС по недостающим МПЗ. Однако не исключено, что, заняв такую позицию, организации придется отстаивать свою точку зрения в судебном порядке.

ст. преподаватель

кафедры финансов,

денежного обращения и кредита ГУУ

Все недостачи, порчу ТМЦ, независимо от того, как они будут в последствии списаны (за счет затрат или удержаны с виновных лиц), фиксируют на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В статье рассмотрим бухгалтерский счет 94, типовые операции по нему и пример расчета с проводками.

Что такое недостача?

Недостача – это расхождение показателей между их учетным и фактическим количеством в большую сторону. Другими словами, если в учетных регистрах числится определенное количество ТМЦ, а по факту их меньше, то возникает недостача. Также к счету 94 имеет отношение порча товарно-материальных ценностей.

Причины недостач:

  • Хищения
  • Естественная убыль
  • Ошибки в учете
  • Чрезвычайные происшествия

Видео-справка “Бухучет по счету 94”: основные проводки, учет

В данном видео коротко рассказывается про ведение учета по счету 94 ” Недостачи и потери от порчи ценностей”, разбираются основные проводки и примеру учета. Ведет преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. ⇓

Счет 94 в бухгалтерском учете в инфографике. Типовые проводки

На рисунке ниже представлен бухгалтерский счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и типовые проводки к их учету. Для того чтобы увеличить картинку нажмите на нее.

Бухгалтерский счет 94 и основные проводки

Счет 94 в бухгалтерском учете: отражение недостач и порчи

Отражать недостачи по 94 счету следует в случаях, выявленных при:

  • проведении инвентаризации;
  • получении ТМЦ от поставщика, в пределах, прописанных в договоре поставки (естественная убыль)

По дебету счета 94 проводят недостачи в суммах:

  • фактической себестоимости, если ТМЦ полностью испорчены или отсутствуют
  • остаточной стоимости – для основных средств, которые полностью пришли в негодность или отсутствуют
  • фактические убытки, если ТМЦ утрачено частично

Основные проводки начислений по счету 94:

Операций
Счет
Списание остаточной стоимости основного средства при его полной негодности или отсутствии (хищении, недостаче) 01
Недостача или порча материалов 10
Недостача или порча товаров на складе 41
Недостача или порча оборудования 07
Недостача денежных средств в кассе 50
Недостача, выявленная на производстве 20 (23, 29)
Недостача, выявленная при приемке ТМЦ от поставщика 60
Недостача вложений во внеоборотные активы 08

Счет 94: списание недостач

По кредиту 94 счета отражают списание недостач, то есть их отнесение на расходы
. Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94). Недостачи в пределах норм естественной убыли (для конкретных ТМЦ)списывают за счет себестоимости (Дебет 20 (44) Кредит 94).

Если недостача выявлена при приемке материальных ценностей от поставщика, то необходимо руководствоваться условиями договора. В нем должны быть обозначены предельные величины недостач, которые впоследствии отражаются по 94 счету. Сверхлимитные величины необходимо проводить по 76 счету.

Бывают ситуации, когда недостача обнаруживается спустя несколько лет после фактической порчи или утраты ТМЦ. При этом в проведенных инвентаризациях этот факт не отражен. В этом случае можно сделать запись Дебет 94 Кредит 98.3, если виновное лицо найдено и сумма ущерба будет взыскана с него. После погашения недостачи с 98 счета ее списывают на прочие расходы. Если сотрудник отказывается признать свою вину, то до вынесения судом решения делать запись по 94 счету нельзя.

Списание порчи и недостач, произошедших из-за чрезвычайных событий, списывают по акту на счет 99: Дебет 99 Кредит 94
.

Если списываются похищенные ТМЦ, то ранее принятый по ним к вычету НДС необходимо восстановить.

Нормы естественной убыли. Формула расчета

Недостачи и порча в переделах норм естественной убыли зависит от множества факторов (вид ТМЦ, способ его транспортировки, методы и сроки хранения и т.д.). Данный показатель рассчитывают в каждой конкретной ситуации:

  • Для установления норм естественной убили при перевозке (доставке) товарно-материальных ценностей необходимо учитывать либо стоимость каждого товара, либо общую массу ТМЦ. Выявляют недостачу или порчу при приемке, затем их фиксируют документально (пометки в сопроводительных документах, акты).
  • Для установления норм естественной убыли в ходе хранения или реализации ТМЦ необходимо применять расчетную формулу:
  • Для установления норм естественной убыли по хранению товаров рассчитывают нормы по остаткам товаров, по их поступлениям и выбытиям в межинвентаризационные периоды

Счет 94: пример бухгалтерских проводок

В ходе проведения инвентаризации в организации были выявлены недостачи товарно-материальных ценностей:

  • Материалы на складе на сумму 17894 руб.
  • Товары в розничном отделе на сумму 9542 руб.
  • Недостача денежных средств в кассе на сумму 541 руб.

Также при приемке новой партии товара стоимостью 221500 руб. от поставщика была выявлена недостача материалов на сумм 12443 руб. По условиям договора естественная убыль ТМЦ при перевозке может составлять 2% от стоимости.

В учете необходимо сделать следующие записи:

  • Дебет 94 | 17894 – отражена недостача материалов.
  • Дебет 94 | 9542 – отражена недостача товаров.
  • Дебет 94 | 541 – отражена недостача денежных средств в кассе.
  • Дебет 91.2 Кредит 94 | 17894 – списаны на расходы убытки от недостачи материалов (виновные лица не установлены).
  • Дебет 73.2 Кредит 94 | 10083 – взыскана стоимость недостачи товаров и денежных средств с продавца.
  • Дебет 50 Кредит 73.2 – денежные средства внесены в счет погашения недостачи.
  • Дебет 10 Кредит 60 | 209057 – оприходованы полученные материалы от поставщика в их фактическом количестве.
  • Дебет 94 Кредит 60 | 4430 – отражена недостача в пределах установленных по договору норм естественной убыли.
  • Дебет 76 | 8013 – отражена недостача сверх норм естественной убыли.
  • Кредит 94 | 4430 – списана недостача в пределах установленных договором норм естественной убыли на себестоимость.

<script data-cfasync="false" src="/cdn-cgi/scripts/5c5dd728/cloudflare-static/email-decode.m

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-​материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных.