Правовые основы. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от № и.

Содержание

Исправление ошибок в трудовой книжке в 2020 году: образцы записи

Юридическая консультация > Трудовое право > Как исправить запись в трудовой книжке, если она не верна?

Как исправить запись в трудовой книжке, если она не верна?

Трудовая – самый важный документ при трудоустройстве. Именно по ней работодатель может проследить весь трудовой путь работника, узнать о его наградах и взысканиях, опыте работы, навыках. Разумеется ,в интересах работника следить за тем, чтобы данные в ней были верны, и если закралась ошибка, изменить сведения на правильные.

Содержание:

На какие нормативные акты опираться

Исправлять записи в трудовой книжке самостоятельно нельзя!

Трудовая книжка – важный документ, и делать в ней изменения по личному желанию трудящегося или работодателя нельзя.

Это можно делать только в том случае, если есть веская причина, которая установлена законом. Например, запись сделана с ошибкой или отсутствует.

Обращение с трудовыми книжками регулирует статья 66 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, существует ряд подзаконных актов о том, какую информацию надлежит заносить в трудовую книжку – указания и инструкция по ведению основного документа работника.

Изменение, исправление, дополнение записи

Прежде чем говорить о том, как вносить изменения, следует разобраться с терминами, поскольку в юридической практике правильное обозначение действия также важно, как правильное его выполнение.

Итак, изменение записи в трудовой книжке – это внесение актуальных данных вместо утративших актуальность. Наиболее распространенный пример – изменение фамилии у женщины после замужества. Также могут быть изменены паспортные данные в случае их изменения, название организации, если оно изменяется.

Исправление – это внесение правок в ошибочные записи. Если в записи допущена орфографическая (слово написано неправильно) или фактическая (запись, например, название должности, записана неверно) ошибка, необходимо исправить. Изменения и исправления вносятся одинаково – ошибочные или утратившие актуальность сведения зачеркиваются, рядом указываются правильные данные. Обязательна надпись «Исправленному верить» — она подтверждает правомерность внесения изменений.

Дополнения – это уточнение уже существующей записи, если в ней записаны правильные данные. Новые сведения вносятся рядом с записью, которую они дополняют. В случае внесения любых изменений, исправлений и дополнений обязательно указывать документ, который послужил основанием для появления новых записей. Ссылка на него указывается на внутренней стороне обложки.

Образец внесения изменений в трудовую книжку

Кто имеет право вносить корректировки?

Корректировки в трудовую не могут быть внесены лично работником – это обязанность сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек на предприятии. Такого сотрудника назначает директор, чаще всего – из числа сотрудников отдела кадров, но на некоторых предприятиях выполнять такую функцию может секретарь или бухгалтер. На крупном предприятии ответственных за ведение трудовых книжек может быть несколько.

Этот сотрудник в своей деятельности руководствуется документами, которые предоставляет работник или работодатель. Среди документов, которые служат основанием для того, чтобы исправить запись в трудовой книжке:

  • Паспорт или свидетельство о рождении (если допущена ошибка в паспорте);
  • Свидетельство о браке или расторжении брака;
  • Документы о смене паспортных данных;
  • Приказы о повышении в должности, награждении, взысканиях, переводе в другой отдел;
  • Документы, подтверждающие изменение названия организации или отдела, изменение названия должности и другие.

Также основанием может стать постановление суда, за которым может обратиться работник или работодатель. В некоторых случаях закон может не давать четких рекомендаций о том, как правильно вносить изменения.

Как исправить запись в трудовой книжке

Есть специальная инструкция по исправлению записей в трудовой книжке

Порядок исправления регламентируется инструкцией по ведению трудовых книжек. Исправления должны вноситься строго определенным образом в зависимости от того, что послужило поводом для внесения изменений.

  1. При обнаружении ошибки. Ошибка может быть допущена в любом из трех основных разделов трудовой книжки – сведения о работнике, сведения о работе, сведения о награждении. Ошибкой считаются неверные сведения или орфографическая ошибка в слове. Самый распространенный случай – написание имен Наталия и Наталья, София и Софья. Если выявлена подобная ошибка, то основание для ее исправления является документ, где указаны правильные сведения – паспорт, учредительные документы организации, приказ о награждении сотрудника и другое. Обязательно делается пометка о том, на каком основании внесены коррективы.
  2. При указании неверных дат. Могут быть указаны неправильные даты приема на работу. Увольнения, повышения, перевода и другие. Это происходит по разным причинам, и не всегда это невнимательность кадровика. Если возникла подобная ситуация, то основание для внесения изменений – документ, который послужил причиной изменения сведений (приказ о приеме на работу и т.д.). Дата, указанная в нем, считается верной, и запись в трудовой должна ей соответствовать. Если это не так, запись исправляют.
  3. При вписании неправильных реквизитов. Если неправильно указаны реквизиты предприятия, такую ошибку исправляют также, как и в случае с паспортными данными. Основанием для изменения служат учредительные документы предприятия. Подобная ошибка, если не будет вовремя исправлена, может создать серьезные юридические проблемы, вплоть до признания всех записей в трудовой, сделанных на данном предприятии, недействительными.
  4. При исправлении сведений о наградах. Награды вручаются сотруднику за определенные действия, которые оказались важными для предприятия. При этом обязательно подписывается приказ о награждении, а сведения заносятся в трудовую книжку в специальный раздел. Если в записи была допущена ошибка, то основание для ее исправления – приказ о награждении.
  5. При замене сведений на титульном листе. Титульный лист – это сведения о работнике – его паспортные данные, данные об образовании, квалификации, профессии. Эти данные заполняются самим работником в присутствии сотрудника отдела кадров, либо ответственным сотрудником. Основание для внесения данных – паспорт работника и его диплом, а также сертификаты различных обучающих курсов.

    Если данные внесены неверно, то сотрудники отдела кадров вносят изменения, исходя из указанных выше документов. Случаи, когда необходимо изменить утратившие актуальность сведения (смена фамилии после замужества или развода) тоже относятся сюда. Для этого работнику нужно предоставить в отдел кадров бумаги о смене паспортных данных. Это обязанность работника, а не отдела кадров.

    Если изменилось название учебного заведения, которое заканчивал сотрудник, вносить изменения в трудовую книжку не обязательно, но желательно в скобках указать нынешнее название.

  6. Во вкладыше. Вкладыш – это своего рода продолжение трудовой книжки. Он заводится в тех случаях, когда место для записей в основной трудовой книжке закончилось. Нумерация записей продолжается в том же порядке, что и в трудовой. Сам по себе вкладыш недействителен – он должен храниться вместе с трудовой. Изменения вносятся в него также, как и в трудовую, данные о документах, послуживших основанием для внесения изменения, указываются на обложке трудовой или вкладыша с внутренней стороны.
  7. Номер записи/запись пропущена. Если номер записи указан неверно, то следует внести указание на то, что запись недействительна. Следующую запись нужно делать под номером, следующим по порядку за последней верной записью. Например, если последняя верная запись была указана под номером 10, а следующая за ней – 13, то следует указать, что запись №13 недействительная, а следующую сделать под номером 11, даже если она дублирует ошибочную запись. Просто исправить номер нельзя.

    Если запись пропущена, то ее следует внести сразу за последней записью, при этом указав верную дату. При этом неизбежно нарушается хронологический порядок, но это не считается нарушением правил ведения трудовой книжки.

  8. После увольнения. Если ошибка в трудовой обнаружена после того, как сотрудник уволился, изменения в нее все равно вносит работодатель. Для этого нынешний работодатель подает официальный запрос на прежнее место работы сотрудника, где была допущена ошибка. Прежний работодатель может внести изменения самостоятельно или предоставить нынешнему работодателю необходимые документы. Следует уточнить, что устные свидетельства не являются основанием для внесения изменений в трудовую.
  9. Аннулирование недействительной записи. Если запись в трудовой не соответствует действительности, ее необходимо аннулировать. Для этого нужны документы, подтверждающие необходимость этого действия, либо судебное решение. В этом случае делается отдельная запись о том, что определенная запись (указать номер) недействительна. Следующей записью вводятся правильные данные.
    Основания для аннулирования записи:
    • Запись содержит неверные сведения о работе или наградах;
    • Действие, которое обозначает запись, признано незаконным;
    • Трудовой договор между сотрудником и предприятием аннулирован;
    • Запись внесена не в соответствующий раздел (запись о работе в разделе о награждениях).

Работник вправе потребовать у сотрудников отдела кадров выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором сведения будут указаны верно. Если запись ,которая внесена с ошибкой. Была первой, то сотрудники отдела кадров должны заполнить новый бланк трудовой с верными сведениями, а испорченный уничтожить. С сотрудника деньги не взимаются.

Общие правила исправления

При внесении исправлений в трудовую книжку необходимо обязательно указать документ, который обосновывает исправление.

Запись в трудовой должна исправляться с соблюдением соответствующих правил. Сделать это можно несколькими способами. В любом случае обязательно указывать документ, который послужил основанием для внесения изменений или исправлений.

Наиболее простой способ, который применяется при исправлении утративших актуальность анкетных данных. Предыдущие данные зачеркиваются строго одной чертой, рядом указывается правильная информация и ставится обозначение сноски. На внутренней стороне обложки под тем же обозначением указывается документ.

Пример: сотрудница Елисеева вышла замуж и сменила фамилию на Соколову. В этом случае в трудовой зачеркивается фамилия Елисеева, указывается рядом Соколова и знак сноски. На обложке под знаком сноски указывается основание – свидетельство о браке и его номер.

В других разделах обязательно внесение отдельной записи о том, что определенная запись недействительна. Под знаком сноски на обложке указывается документ, по которому запись признана ошибочной. Следующая запись содержит верные сведения.

Пример: в записи о повышении №4 указана новая должность – главная медсестра отделения травматологии. Но правильное название должности – старшая медсестра. На этом основании делается запись №5 о том, что запись №4 недействительна, под знаком сноски указывается основание – должностная инструкция. Затем делается запись №6, где указано, что сотрудница Соколова является старшей медсестрой отделения травматологии. Зачеркивать и исправлять, как в предыдущем примере, нельзя.

Как уже говорилось, если запись была первой, работник вправе требовать новый бланк, а старый подлежит уничтожению. Об этом составляется акт, который подписывают работник и кадровик.

Чего нельзя делать с записями в трудовой книжке:

  • Перечеркивать более чем одной чертой;
  • Зачеркивать записи (кроме титульного листа);
  • Замазывать корректором;
  • Вырывать листы;
  • Вклеивать листы;
  • Писать в несоответствующих разделах, менять названия разделов;
  • Использовать в записи сокращения;
  • Приводить в качестве основания для внесения правок устные свидетельства;
  • Предъявлять вкладыш отдельно от трудовой.

Если подобные правила не соблюдаются, работник может подать на работодателя в суд.

Судебные предписания

Суд может предписать внести, аннулировать или исправить запись, если она не соответствует закону. Основанием для судебного признания записи недействительной может быть выполнение незаконного действия (например, если увольнение сотрудника признано незаконным, то и запись о нем также не соответствует законодательству). 

Другое основание – небрежное ведение трудовой книжки и нарушение правил внесения записи. В этом случае незаконной и подлежащее исправлению может быть признана абсолютно правдивая информация (например, если запись сделана с сокращениями, что строго запрещено).

Если сотрудники отдела кадров отказываются внести исправление в запись или между сотрудником и кадровиком возникает спор по этому поводу, это также решается в суде. Если суд признает необходимым изменение записи, работодатель обязан ее исправить в установленном порядке.

Смотрите видео об исправлении записей в трудовой книжке:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Допущена в моей книжке орфографическая ошибка, пропущена одна буква «​Н» в слове ответственность что делать? нужно ли.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Находим ответ. Как внести изменения в трудовую книжку

Ошибка в записи трудовой книжке как исправить

Неточности в трудовой книжке недопустимы. Исправить ошибочную запись – это значит скорректировать сведения так, чтобы они соответствовали действительности. Вспомним, как исправлять ошибки в трудовой книжке, чтобы  не допустить новых.

Откуда берутся ошибки в главном документе работника? Во-первых, по объективным причинам: смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда. Ну а во-вторых, из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ.

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Постановление № 225) и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция). Тексты этих документов должны быть под рукой у каждого кадровика.

Типичные ошибки

Даже один неверный символ может стать причиной спора при оформлении пенсии. Кадровик всегда должен сверять свои записи с документами сотрудника .

Чаще всего обнаруживаются такие ошибки:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии человека на титульном листе;
  • неправильные даты приема, увольнения, перевода;
  • неточные названия должностей;
  • пропуски букв, грамматические ошибки.

В соответствии с разделом III Постановления № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения из документов об образовании ;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено (п. 30 Постановления № 225). Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.

Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.

А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.

Общий алгоритм действий

Действуют, как правило, по такому алгоритму.

  1. В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.
  2. В графе 2 указывают дату, на которую ошибочная запись признается недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год — четырехзначные).
  3. В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.
  4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.

А как исправить наименование организации? Ведь она не имеет порядкового номера. При исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер. То есть в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной», а затем в этой графе пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз.

Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1).

Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.

Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?

Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).

Но чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.

Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.

Исправление дат и реквизитов

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.

Помните, что исправлять нужно и орфографические ошибки. Особенно если орфографическая ошибка допущена в специальности, названии компании, записи о приеме на работу. Сотруднику такая «описка» может дорого обойтись. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к ней, работнику придется доказывать право на стаж и пенсию в суде.

Исправления на титульном листе

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

Если же на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае ставят запятую и дописывают новые данные.

Кто исправит ошибку

В заключение отметим, что сотрудник может, но не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, за исправлением записей в трудовой книжке. А иногда это просто невозможно – компании уже нет. По заявлению работника изменения вносит ответственное лицо той организации, где он работает в настоящий момент.

Фирма может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).

Если организация была ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда трудовую книжку можно признать недействительной:

  • ошибки при первичном заполнении;
  • страницы вырваны или склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» сделаны зачеркиванием, замазыванием корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В таких случаях работнику оформляют дубликат трудовой книжки . В него переносят все корректные сведения. Сведения о неправильных записях не дублируют.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как делать записи о работе в трудовой книжке?

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке уже давно не обращает внимания на ОРФОГРАФИЧЕСКИЕ ошибки!

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.

С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.

Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:

• в 2020 году — на всех работников;

• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.

Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.

Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.

В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.

Ошибки в заполнении трудовой книжки необходимо исправлять, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция № 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила № 225).

КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:

• неправильное внесение имени, фамилии, отчества;

• отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;

• неверные даты рождения;

• орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;

• отсутствие подписи уполномоченного лица;

• отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;

• неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки. 

Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.

Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки

Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии   могут быть любые работники организации в составе трех человек.

Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.

Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже

Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].

Орфографические ошибки

Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.

СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ

Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.

Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).

[1] Пункт 42 Правил № 225.

[2] Пункт 2.3 Инструкции № 69.

[3] Определение Мосгорсуда от 29.06.2010 по делу № 33-15887.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2019.

Скачать бесплатно демо-номер журнала

zebra-vend.ru › oshibka-v-trudovoj.