исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и Место для подписи исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие Резолюция размещается в заголовочной части документа на Если на документе несколько резолюций, и для их размещения в.

Содержание

Как правильно подписывать документы

Контрольная работа по предмету : «Документоведение»

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………………………….. 3

1. Понятие, особенности оформления и право подписи…………………………….. 4

2. Резолюция на документе……………………………………………………………………. 11

Заключение………………………………………………………………………………………….. 20

Список литературы………………………………………………………………………………. 21

 

Список литературы
1.           ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: ИПК «Издательство стандартов», 2003.

2.           Деловые коммуникации: учеб. пособ. / Е.И.Кривокора. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 190 с.

3.           Спивак В.А. Деловые коммуникации. Теория и практика /В.А. Спивак. – М.: ЮРАЙТ, 2014. – 460 с.

4.           Зарецкая Е.Н. Деловое общение: учебник / Е.Н. Зарецкая. — В 2 т. – Т.I. – 3-е изд. – М.: Издательство «Дело» АНХ, 2008. – 704 с.

5.           Зарецкая Е.Н. Деловое общение: учебник / Е.Н. Зарецкая. — В 2 т. – Т.II. – 3-е изд. – М.: Издательство «Дело» АНХ, 2008. – 704 с.

6.           Ионова А.И. Этика и культура государственного управления: учеб. пособие / А.И. Ионова.– 2-е изд. отв. ред. Г.В. Атаманчук. – М.: Изд-во РАГС, 2005. – 176 с.

7.           Кибанов А.Я. Конфликтология / А.Я. Кибанов, И.Е. Ворожейкин. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 302 с

8.           Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учеб. пособие / А.П. Панфилова.– СПб.: Знание, 2001. – 496 с.

9.           Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. – СПб.: Питер, 2015.

10.      Румынина Л.А. Делопроизводство. – М.: Фора, 2015.

11.      Скворцова В.Н.Деловые и общественные отношения : учеб. пособие / В.Н. Скворцова. – Томск: Изд.-во ТПУ, 2006. – 167 с.

12.      Соломанидина Т.О. Организационная культура компании: учеб. пособие / Т.О. Соломатина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 624 с.

13.      Юшкина Т.В. Делопроизводство. – М.: Флинта, 2015.

14.      Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. — 2007. — №5. – С. 21 – 30.

Вы можете заказать оригинальную авторскую работу на эту и любую другую тему.

ЦЕНА РАБОТЫ: 300 руб.

КОД РАБОТЫ: Doc_0047

КУПИТЬ РАБОТУ

Категория  Готовые работы»Документоведение»

Другие статьи категории «Документоведение»:

Реквизит «резолюция» получил название «указания по исполнению документа». Реквизит «подпись» разбит на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Например, право подписи на исходящем документе в случае использования ЭЦП имеет только.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КриптоАРМ. Добавление информации о подписи при просмотре документа

Подпись документа, право подписи. Резолюция на документе

ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.99 N 150 «ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ»

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

18. В соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации <*> Государственный герб помещается на бланках документов только Министерства внутренних дел Российской Федерации, а не его структурных подразделений.


<*> Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. N 2050 (Сборник актов Президента и Правительства Российской Федерации от 6 декабря 1993 г. N 49, ст. 4761).

19. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

20. Эмблема МВД России помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации, министерств внутренних дел республик, главных управлений, управлений и отделов внутренних дел краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, районов, городов, районов в городах, закрытых административно-территориальных образований, управлений (линейных: управлений, отделов, отделений) внутренних дел на железнодорожном, воздушном и водном транспорте, управлений (отделов) на особо важных и режимных объектах, региональных управлений по борьбе с организованной преступностью, Государственной противопожарной службы, окружных управлений материально-технического и военного снабжения, образовательных (в том числе военных), научно-исследовательских учреждений, а также органов управления, соединений и воинских частей внутренних войск, предприятий, учреждений и организаций, созданных для осуществления задач, возложенных на органы внутренних дел и внутренние войска <*>.


<*> Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 1998 г. N 1333 (Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 1998 г. N 47, ст. 5741).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

21. Наименование подразделения Министерства, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении (уставе, учредительных документах) о нем.

Сокращенное наименование подразделения Министерства приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении (уставе, учредительных документах) подразделения Министерства. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное — МВД России — либо полное наименование — Министерство внутренних дел Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о подразделении Министерства (уставе подразделения). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке.

22. Наименование структурного подразделения, филиала, территориального отделения, представительства подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования подразделения Министерства.

23. Справочные данные о подразделении Министерства включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению руководителя подразделения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

24. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 1998 г. следует оформить следующим образом: 05.01.98.

При подготовке нормативных правовых актов и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например 1 марта 1998 г.

25. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других.

Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями Министерства, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

25.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

25.2. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование подразделения Министерства" и "Справочные данные о подразделении Министерства". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

25.3. Гриф ограничения доступа к документу (особой важности, совершенно секретно, секретно), пометка для служебного пользования проставляются без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, нормативными правовыми актами МВД России (например — лично, литер "М", "МВ").

26. В качестве адресата могут быть подразделения Министерства или физические лица.

Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указывается в именительном падеже, например:

МВД России или МВД России
Управление внутренних дел Смоленской области Главное управление уголовного розыска

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже: наименование должности лица, сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы, например:

Начальнику УВД Смоленской области или Начальнику ГУУР МВД России
генерал-майору милиции Сидорову В.И. генерал-майору милиции Иванову К.И.

Если документ отправляется в несколько подразделений Министерства или в несколько структурных подразделений одного и того же подразделения Министерства, то они указываются обобщенно, например:

Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации или Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации (по списку)

27. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <*>.


<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации от 6 октября 1997 г. N 40, ст. 4602).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл., Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Калинину И.П.

28. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Начальник ГУВДТ МВД России
генерал-майор милиции
личная подпись А.П. Сидоров
27.03.98

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания экспертной комиссии
от 15.06.98 N 14

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

29. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Ильину Ф.П. Филинову К.В.
Прошу подготовить проект ответа в УВД Рязанской области к 17.07.98
Личная подпись
05.07.98

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке.

30. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

о чем (о ком?), например:

"О проведении командно-штабного учения";

чего (кого?), например:

"Должностные обязанности инспектора по особым поручениям".

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

31. Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений Министерства или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила(о)").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав подразделения Министерства входят", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "МВД России считает возможным").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

32. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Статотчетность ф-3К, на 5 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к распоряжению начальника ГУООП МВД России от 15.06.97 N 319

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

33. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), специальное (воинское) звание, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Медицинского управления МВД России генерал-майор милиции Личная подпись Д.С. Петров

или на бланке:

Начальник генерал-майор милиции Личная подпись Д.С. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник КРУ МВД России генерал-майор милиции Личная подпись Р.И. Иванов
Помощник по кадрам майор внутренней службы Личная подпись А.М. Круг

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке, например:

Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Личная подпись В.А. Долгов Личная подпись А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, специальное (воинское) звание, например:

Председатель комиссии генерал-майор милиции Личная подпись Д.С. Петров
Члены комиссии полковник милиции Личная подпись С.И. Иванов
майор милиции Личная подпись Н.Г. Конов
капитан милиции Личная подпись Г.В. Носов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

34. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование подразделения), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ГФЭУ МВД России генерал-майор милиции

Личная подпись Н.В. Головкин

23.03.98

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов Российской Федерации

от 30.01.98 N 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Гостехкомиссии России

от 12.01.98 N 3

34.1. Согласование документа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего, специальное (воинское) звание, например:

Начальник юридического бюро полковник внутренней службы
Личная подпись
24.02.98
А.Н. Колобов

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются полковник милиции
Личная подпись
11.02.98
В.П. Сидоров

Визы проставляются на последнем листе подлинника документа или на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

34.2. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись А.К. Круглов
02.03.98

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя подразделения Министерства.

35. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной или лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров
129 13 80
или Иванов Николай Васильевич
234 34 56

35.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем, а направление его в дело — за подписью начальника (заместителя начальника) отдела подразделения Министерства, в котором исполнен документ.

35.2. Отметка о поступлении документа в подразделение Министерства содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в подразделение Министерства проставлять в виде штампа.

35.3. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в подразделении Министерства.

36. Порядок подготовки документов на бланках.

36.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5, ГОСТ Р 6.30-97; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

10 — нижнее.

36.2. Бланки документов проектируют в соответствии с Приложениями 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

36.3. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный (Приложения 8, 9).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 04. Реквизит 04 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в переделах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

36.4. Для подразделения Министерства, его структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют исключительное право подписи.

Общий бланк, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04.

Бланк письма может включать реквизиты 01, 02, 03, 04, 05 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 10, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 15, 16.

36.5. Документы, как правило, изготавливают на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа <*>.


<*> ГОСТ Р 6.30-97.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Реквизит «резолюция» получил название «указания по исполнению документа». Реквизит «подпись» разбит на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Например, право подписи на исходящем документе в случае использования ЭЦП имеет только.

Резолюции и поручения руководителя

Документ [ /34/77/ ]: Инструкция по ведению делопроизводства

Инструкция по ведению делопроизводства

Утверждена Приказом

_______________________

«_____________________»

от «__»________ ____ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция (далее именуется «Инструкция») разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в «_____________________» и его филиалах (далее именуется «Организация») и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Организации.

1.2. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции.

При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в департаментах и отделах Организации возлагается на начальников структурных подразделений «______________».

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.

Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т.п. информации, содержащейся в служебных документах, допускается только с разрешения руководства «______________».

2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1. Прием документов.

2.1.1. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.

2.1.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).

2.1.3. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

2.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.

2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

2.2. Порядок регистрации входящих документов.

2.2.1. Все документы, адресованные руководству «______________», подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии (Приложение N 1).

2.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров (Приложение N 2).

На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

2.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Организации.

2.3. Порядок прохождения документов.

2.3.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Организации в соответствии с затронутыми в документах вопросами.

2.3.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

2.3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

2.3.4. Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются.

2.3.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.

2.4. Порядок регистрации и отправления исходящих документов.

2.4.1. Подписанные руководством «______________» документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.

2.4.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

— наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

— наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

— правильность адреса получателя;

— наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

— наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

2.4.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

2.4.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале (Приложение N 3) и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

2.4.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

2.4.6. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

2.4.7. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие требования.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.

К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся:

— подпись;

— дата документа;

— печать;

— гриф утверждения документа;

— регистрационный номер документа.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Дата документа — один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.

Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т.ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Организации. Обязательному утверждению генеральным директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:

— устав Организации, положения о филиалах;

— штатные расписания;

— сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п. документы.

Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.

3.1.1. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.

3.1.2. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.

3.1.3. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.

3.1.4. Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

3.1.5. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:

— эмблему (логотип) Организации;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование Организации;

— трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

Рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

— гриф утверждения;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

— эмблему (логотип) Организации;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование Организации;

— справочные данные об Организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете).

Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов:

— адресат;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например «Приказ», «Распоряжение» и т.п.

3.2. Основные правила оформления документов.

3.2.1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос «О чем?».

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа.

Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.

3.2.2. В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, — перед заголовком или текстом письма.

3.2.3. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, докладная записка и т.д.).

3.2.4. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.

Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Абзацы внутри пункта не нумеруются.

При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

3.2.5. Порядок работы с документами ограниченного распространения изложен в проекте инструкции по работе с конфиденциальными документами «___________».

3.2.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или сокращения «стр.» и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

3.2.7. Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют цифровым способом в следующей последовательности: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 05.01.2003. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 1 марта 2003 г.

3.2.8. Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.

В документе, подлежащем утверждению, дата ставится в самом реквизите утверждения.

3.2.9. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.10. При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.

3.2.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или частные (физические) лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При адресовании документа более чем в четыре адреса, исполнителем составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

3.2.12. Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Если письмо адресуют частному (физическому) лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

3.2.13. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем Организации, его заместителями и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (проставляется от руки), например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом, протоколом, постановлением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.14. Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Форма N 2 на 2 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к форме N 2 на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МНС РФ от 25.04.99 N 03-58/[email protected]

и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. в первый адрес

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

3.2.15. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:

3.2.16. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.2.17. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.

В документах, оформляемых на бланках «______________» (приказ, письмо), должность указывается сокращенно: генеральный директор, слова «_____________» не печатаются.

В документах, оформляемых не на бланках «_____________», в состав подписи входит наименование должности и организации.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

3.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.

3.2.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

3.2.20. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В документах, имеющих гриф ограничения доступа, отметка об исполнителе добавляется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров документа с указанием адресатов, например:

Печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

3.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.

4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПРИКАЗОВ, ПРОТОКОЛОВ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ)

4.1. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся «______________».

4.2. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой.

Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.

Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ.

Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты.

В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.

В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

4.3. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.

В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах.

Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например:

Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например:

Начальнику Планово-финансового управления Сидоровой подготовить …

4.4. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.

Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа.

Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например:

В дополнение к приказу генерального директора «______________» от 25.02.00 г. N 321

4.5. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего.

4.6. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака No.).

4.7. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева.

К приказам по личному составу заголовки не составляются.

4.8. До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями.

Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.

4.9. Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа по следующей форме:

Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.

4.10. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места — на обороте последнего листа подлинника.

Рассылка приказа указывается также на оборотной стороне последнего листа подлинника ниже виз согласования.

4.11. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа.

Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Организации.

4.12. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например:

4.13. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.

Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.

4.14. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу.

В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, НАПРАВИТЬ, затем указывается фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Кодексу законов о труде. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, документы по учету труда составляются по унифицированным формам.

В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита «Подпись».

4.15. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется буква «к».

4.16. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в Канцелярии, а по личному составу — в отделе кадров управления по персоналу.

4.17. Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутсвовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов «ПОВЕСТКА ДНЯ» ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика — в родительном падеже.

Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали — выступили — постановили (решили).

Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

4.18. Порядок подготовки, оформления, заключения, регистрации и контроля за исполнением договоров регламентируется приказом генерального директора «______________».

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

5.1. Составление номенклатур дел.

5.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N 4).

5.1.2. Номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

5.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.

5.1.4. На основании номенклатур дел структурных подразделений Канцелярией составляется сводная номенклатура дел Организации, которая в установленные сроки согласовывается с архивными органами.

5.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Организации.

5.1.6. В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

5.1.7. Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.

5.1.8. В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно — распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства «_____________», планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.

Термин «Материалы» употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим видам документов, относящихся к одному вопросу. Термин «Материалы» должен быть раскрыт перечислением основных видов документов, из которых состоит дело.

Термин «Материалы» применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу, например: «Материалы к протоколам заседаний совета директоров».

Термин «Дело» употребляется в заголовке при заведении личных или арбитражных дел.

5.1.9. Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов (утвержден Росархивом 06.10.2000).

Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.

5.1.10. Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.

5.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.

Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.

5.1.12. В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются (в графе «Примечания») отметки о заведении дел, о переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года на новый год), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др.

5.1.13. Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д.

5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N 5).

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях Организации.

В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы «В дело No. ____», подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен.

5.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, необходимость продолжительного формирования которых более одного года вызывается ходом решения вопроса (например, перспективные планы, личные дела и т.п.).

Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

5.2.5. При формировании дела не допускается:

— несоответствие заголовка дела и его срока хранения названию и сроку хранения по номенклатуре;

— несоответствие содержания документов заголовку дела;

— объединение в одном деле документов с различными сроками хранения;

— подшивка в дела неисполненных документов и документов без отметки исполнителя «В дело No.____», а также незаверенных копий документов или разрозненных экземпляров документов;

— подшивка в дела двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, отметки, дополняющие содержание первых экземпляров;

— разобщение в делах запросов и ответов;

— подшивка сопроводительных писем без приложений либо без отметок о них;

— подшивка документов с пометкой «подлежит возврату» (исполненные документы с такой пометкой должны быть возвращены в соответствующие организации).

5.2.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30-40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на подвопросы.

5.2.7. Обложка при заведении дел должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами.

5.3. Систематизация отдельных категорий документов.

5.3.1. Поручения органов государственной власти формируются в дела по видам документов и корреспондентов. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

5.3.2. Приказы группируются в дела по номерам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

5.3.3. Протоколы формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам или отдельно каждый протокол, в зависимости от его объема и документов к нему.

Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.

5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

Планы, отчеты, сметы должны откладываться в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления или даты поступления.

Например, отчет за 1999 год, составленный в 2000 году, должен быть подшит в дело 1999 года, а не 2000 года.

План на 2001 год, составленный в 2000 году, формируется в дела 2001 года, а не 2000 года и т.п.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года их действия. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов формируются в деле последнего года действия этих планов.

5.3.5. Переписка группируется в дела за период календарного года.

В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.

5.3.6. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу или трудовой контракт (договор); направление или представление; анкета; листок по учету кадров; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному делу по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, об изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.

5.3.7. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения формируются отдельно от личных дел.

5.3.8. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

5.3.9. Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно.

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения в течение одного делопроизводственного года повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.

5.4. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.

5.4.1. Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в структурных подразделениях в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.

5.4.2. Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в «листке-заменителе», который хранится у работника Канцелярии.

5.4.3. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.

6. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

6.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.

6.1.1. Экспертиза ценности документов — это определение политического, народно-хозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

6.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией «______________» (ЭК).

6.1.3. Персональный состав Экспертной комиссии утверждается приказом генерального директора. В состав ЭК включаются специалисты структурных подразделений Организации.

В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, приказами и указаниями генерального директора «_______________».

ЭК Организации осуществляет следующие функции:

— рассматривает проекты номенклатур дел структурных подразделений Организации;

— организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

— рассматривает описи на дела постоянного хранения, по личному составу и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

— рассматривает и утверждает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

— рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями документальных материалов со сроками хранения и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;

— участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива «______________».

6.1.4. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, и работниками архива.

6.1.5. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (Приложение N 7). Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем, ее членами и утверждаются руководством «______________».

6.1.6. Дела, подлежащие уничтожению, организованно сдаются архивом на переработку или уничтожаются с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками Организации.

Самовольное, без ведомства архива, уничтожение любых категорий документов сотрудниками Организации не допускается. В соответствии со ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность документов, несут уголовную, административную или иную ответственность, установленную законодательством РФ.

6.2. Оформление дел.

6.2.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

6.2.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4). В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты (Приложение N 8).

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, заверительная надпись не составляется.

6.2.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (Приложение N 9).

6.2.4. Листы в деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом с соблюдением следующих правил:

6.2.4.1. Номер листа проставляется в правом верхнем углу, не задевая текста документа (оборотная сторона листа не нумеруется).

6.2.4.2. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

6.2.4.3. Подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе и печатные издания, нумеруются в общем порядке.

6.2.4.4. Нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.

6.2.4.5. Обложки дел должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 17914-72 (Приложение No. 6).

6.2.4.6. На обложку дела с документами постоянного или долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) выносятся следующие сведения:

— дирекция «______________»;

— наименование структурного подразделения;

— индекс структурного подразделения;

— индекс дела по номенклатуре дел;

— заголовок дела;

— номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

— крайние даты дела (даты начала и окончания дела);

— количество листов, находящихся в деле;

— срок хранения.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложку выносится количество листов в деле и не указываются крайние даты заведения и окончания дела, а обозначается только год формирования дела.

6.3. Передача дел в объединенный архив «______________».

6.3.1. В архив «__________» передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет), временного срока хранения не менее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства и степени загруженности архивохранилища.

6.3.2. Сдача дел в архив «______________» осуществляется по утвержденному графику.

6.3.3. Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям отдельно постоянного и временного сроков хранения в 2-х экземплярах.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование структурному подразделению.

Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.

Один экземпляр описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве «______________».

6.3.4. Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений Организации производится на основании специального запроса.

Выдача дел оформляется распиской работника Организации и соответствующей записью в книге учета выдачи дел из архива.

Дела выдаются на срок не более одного месяца. Работники структурных подразделений несут ответственность за своевременный возврат документов, выданных архивом во временное пользование.

6.3.5. Сотрудникам организаций и предприятий, а также частным лицам ознакомление с документами, хранящимися в архиве, разрешается руководством «______________» по согласованию с начальником соответствующего структурного подразделения и только по письменному запросу.

6.3.6. Архивные справки, копии документов и выписки из документов выдаются архивом по письменным запросам учреждений и граждан.

6.3.7. Работники архива «______________» обязаны контролировать состояние и порядок хранения дел, выданных во временное пользование.

6.4. Обеспечение сохранности документов.

6.4.1. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, должны обеспечить сохранность документов.

Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

6.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководства «__________________» с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

6.4.3. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

7. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ

7.1. Бланки «__________» (приказа, письма) централизованно изготовляются, хранятся и учитываются административным отделом Организации.

7.2. В структурных подразделениях получение, учет, выдача и хранение бланков возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство.

8. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТИ «______________»

8.1. Круглой печатью «_____________» подтверждается подпись распорядителя кредита или лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов (Приложение N 10).

_______________________________________

Резолюцию налагают непосредственно на документе, ниже Право подписания документов может предоставляться на основании доверенности​. Реквизит Приведем пример оформления реквизита «Подпись».