Простыми словами понятие дебиторская задолженность компании – это зависит от финансового положения дебитора и вероятности погашения Образец расшифровки дебиторской и кредиторской задолженности образец.

Списание дебиторской задолженности

У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.

Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.

Для этого в компаниях рекомендуется иметь такой документ, как регламент работы с дебиторской задолженностью. Он поможет вовремя отреагировать на невыполненные обязательства со стороны деловых партнёров.

В этой статье:

Меры по взысканию дебиторской задолженности

В первую очередь, это направление должнику претензии относительно возврата средств. Если речь идет об арбитражном судопроизводстве, то это с недавних пор является необходимым шагом для взыскания долга. В противном случае, суд просто не примет иск к своему производству.

Но для того, чтобы обратиться с претензией к контрагенту, юристу необходимо знать чёткую картину касательно суммы основной задолженности. Эти данные предоставит бухгалтерия и службы, отвечающие за поставку.

Основываясь на них и на пунктах договора, специалист сможет насчитать оппоненту дополнительные платежи в виде неустойки, а также процентов за незаконное пользование деньгами.

Для рассмотрения претензии отводится месяц (30 дней). Если за это время вопрос с задолженностью не решился, то приходит время подготовки иска в арбитраж.

[box type=”info” align=”aligncenter” ]В положении о взыскании дебиторской задолженности должен быть чётко прописан порядок взаимодействия всех подразделений для сбора доказательств задолженности, первоначальной подготовки претензии, составления и направления иска в арбитражный суд.[/box]

Как правило, о подаче иска юристы уведомляет бухгалтерию и руководство предприятия. Практика показывает, что они также ведут переговоры с должником. И зачастую они не заканчиваются и после предъявления иска.

Как составляется документ

Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.

Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.

В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление работы по взысканию дебиторской задолженности, в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.

[box type=”info” align=”aligncenter” ]Желательно, чтобы с проектом регламента все подразделения были ознакомлены заранее. Тогда не придётся в авральном порядке вносить в него коррективы.[/box]

Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.

Данные в положении о взыскании дебиторской задолженности

Во вступительной части должна быть описана сфера действия регламента, а также круг служб, на которые он распространяется.

Далее следует изложение процедуры досудебного урегулирования спора с описанием всего документооборота внутри предприятия, связанного с этим.

В частности, в регламенте может присутствовать процедура инвентаризации дебиторской задолженности, порядок передачи всей информации юристу, а также форма и сроки предоставления руководству отчётности по направленным претензиям.

Следующим разделом является описание порядка работы по взысканию задолженности в судебном порядке. Так, прописываются процедура предъявления иска, связанный с этим набор документов и т. д.

Кроме того, во внимание будет взят и примерный срок взыскания дебиторской задолженности.

Одним из разделов регламента может быть порядок списания безнадежной дебиторской задолженности. Данная часть, прежде всего, будет важна для бухгалтерии компании.

Наконец, в положении по дебиторской задолженности следует указать порядок действий юриста и других структур предприятия на стадии исполнительного производства, а также при банкротстве должника.

Рекомендуется также упомянуть и о мерах ответственности, которые могут последовать за нарушение регламента. Однако здесь следует быть осторожным, чтобы не преступить закон.

Консультация и подготовка положения юристом

В первую очередь, наши консультанты помогут составить регламент по работе с задолженностью с учётом специфики конкретного предприятия. При этом будут учтены вид деятельности компании, обороты и организационная структура, а также целый ряд других факторов.

Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части работы с задолженностью. Не исключено, что специалист может по итогам дать свои рекомендации по оптимизации процесса.

Также специалист поможет разработать систему санкций, которые последуют за нарушение регламента. При этом всё будет сделано с учётом требований трудового законодательства.

Образец положения о взыскании задолженности

Впрочем, предприятие может взять на свое вооружение регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец которого приведен ниже.

Следует учесть, что он составлен с учётом тех изменений, которые начали действовать в процессуальном законодательстве начиная с июня 2016 года.

[box type=”download” align=”aligncenter” ]Приказ об утверждении Положения об организации работы по взысканию дебиторской задолженности[/box][box type=”download” align=”aligncenter” ]Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности[/box]

Приведенную форму документа можно адаптировать применительно к работе конкретного предприятия. Кроме того, разрешается включить в регламент и свои пункты.

Здесь всё будет на усмотрение руководства предприятия. Главное, чтобы они не противоречили законодательству.

Если же по регламенту возникнут вопросы, то на них может ответить специалист в ходе бесплатной консультации. Юридическую консультацию можно получить как у нас в офисе, так и по телефону.

Кроме того, в ходе общения специалист может ознакомиться и с проектом документа, подготовленным предприятием. Тогда в него коррективы будут внесены уже на месте.

Обязательно поделитесь с друзьями!

Олег Росляков

Об авторе

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Расчет анализа дебиторской задолженности

Утвердите Положение о признании дебиторской задолженности образцы: • выписка из отчетности по балансовым счетам;. • извлечение из форм по.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет и Ведение дебиторской задолженности

Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[подпись, Ф. И. О., должность руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
положение]

[число, месяц, год]

М. П.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений [наименование организации] (далее — Организация) по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Под дебиторской задолженностью в настоящем Положении понимается не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет [наименование структурного подразделения] (далее — Исполнитель).

1.4. [Наименование бухгалтерского подразделения] (далее — Бухгалтерия) ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. [Наименование юридического подразделения] (далее — Юридическое подразделение) несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление интересов Организации в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства по выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, срок образования задолженности по которому превышает [значение] календарных дней, структурные подразделения Организации обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность Организации заключить договор предусмотрена законодательством РФ.

1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности Исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.

2. Инвентаризация дебиторской задолженности

2.1. [Срок, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности] проводится инвентаризация имущества и обязательств Организации, в том числе инвентаризация дебиторской задолженности.

2.2. Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами Бухгалтерия должна составить акт сверки взаиморасчетов c контрагентами.

2.3. Инвентаризацию дебиторской задолженности проводит инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом [должность руководителя организации].

2.4. Члены комиссии сверяют данные первичных документов, подтверждающих [отгрузку товаров/продукции/работ/услуг/имущественных прав] и поступления денежных средств, с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета.

2.5. Члены комиссии, получив документы, подтверждающие состояние расчетов с контрагентами, проверяют: [вписать нужное, например, счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути; обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы с истекшим сроком исковой давности].

2.6. По результатам инвентаризации составляется справка-приложение к акту инвентаризации, в которой указываются:

— наименование, адрес организации-должника;

— сумма задолженности;

— основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;

— дата образования задолженности;

— первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;

— документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты.

2.7. На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

2.8. Акт содержит следующие сведения:

— наименование Организации;

— подразделение, в котором проводится инвентаризация;

— ссылка на приказ, в соответствии с которым проводится инвентаризация;

— дата, на которую проверяется состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

— наименования организаций-дебиторов;

— номер счета бухгалтерского учета, на котором ведется учет дебиторских задолженностей;

— полная сумма задолженности по каждому контрагенту;

— сумма задолженности, которую не подтвердил дебитор и по которой истек срок исковой давности;

— итоговая сумма по каждому виду задолженности.

2.9. Результаты инвентаризации утверждаются [должность руководителя организации].

3. Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

3.1. В случае образования дебиторской задолженности контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

3.2. Не позднее [значение] рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:

— копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

— реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

— расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

— копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

— [иные документы, имеющие отношение к неисполнению контрагентом обязательства].

3.3. Юридическое подразделение в течение [значение] рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 3.2 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при их наличии предъявляет контрагенту претензию.

3.4. Претензия должна содержать следующие данные:

— наименование контрагента;

— обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

— указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

— расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

— срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию;

— информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств Организации, обращение в суд и т. д.);

— дата и регистрационный номер претензии;

— подпись уполномоченного лица.

3.5. Претензия направляется контрагенту [способ связи, например, заказным письмом].

3.6. О факте предъявления контрагенту претензии Юридическое подразделение не позднее [срок] информирует Исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

3.7. Исполнитель контролирует исполнение контрагентом требований, содержащихся в претензии, а именно:

— проверяет полноту и соблюдение сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

— информирует Юридическое подразделение в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

3.8. Если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.9. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

3.10. Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным, то по истечении [значение] дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

3.11. Наряду с предъявлением претензии Исполнитель принимает иные меры, направленные на погашение дебиторской задолженности, например, направляет письма, телеграммы, составляет акты сверок и т. д.

4. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

4.1. Не позднее [значение] дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 3.10 настоящего Положения, Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска.

4.2. К обращению прилагаются следующие документы:

— копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

— информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

— реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

— расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

— копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

— [иные документы, имеющие отношение к неисполнению контрагентом обязательства].

4.3. В течение [значение] дней с даты получения письменного обращения Юридическое подразделение предъявляет исковое заявление в суд.

4.4. При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

4.5. Исполнитель обязан контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в Юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т. д.).

4.6. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга Исполнитель незамедлительно направляет в Юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов Организации.

4.7. Исполнитель обязан оказывать Юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

4.8. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности Юридическое подразделение:

— направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;

— организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности;

— обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

4.9. Юридическое подразделение по запросу Исполнителя предоставляет следующие данные:

— наименование контрагента;

— предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;

— размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;

— текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т. д.;

— информация о ходе взыскания по исполнительным листам.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Анализ дебиторской задолженности в 1С:Бухгалтерия

С юридическими особенностями оценки дебиторской задолженности связано и вероятное изменение положения должника. Прежде всего, это связано.

Регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью. (Торговля алкоголем)

В настоящее время проведение предварительной оплаты ограничено для бюджетных организаций, но, несмотря на это, учет дебиторской задолженности в допустимых случаях имеет важное значение. В этой статье рассмотрим случаи возникновения дебиторской задолженности, ее учет, списание и другие вопросы, касающиеся дебиторской задолженности бюджетных организаций.

Владислав СТАНКУС, заведующий сектором контроля учреждений и организаций, финансируемых из бюджета, КРО в г. Харькове

Возникновение дебиторской задолженности

Согласно Инструкции № 242 дебиторская задолженность — это финансовый актив учреждения, возникающий в результате договорных отношений между двумя юридическими лицами, среди которых одно, являющееся собственником актива, после наступления соответствующих условий соглашения имеет право на получение платежей, товаров, работ и услуг.

Одной из причин возникновения дебиторской задолженности является проведение предварительной оплаты.

Ранее проведение предварительной оплаты регулировалось приказом № 83, которым было предусмотрено ограничение срока предварительной оплаты выделенных бюджетных средств на предусмотренные цели до одного месяца. Этот приказ утратил силу в соответствии с заключением 12/70 (он исключен из Государственного реестра нормативно-правовых актов 02.08.2006 г.).

В дальнейшем появилось постановление № 1404, которым определен конкретный перечень товаров, работ и услуг, по которым может быть произведена предварительная оплата, и сроки авансирования (вступило в силу 12.10.2006 г.).

Затем постановлением № 818, вступившим в силу 17.09.2008 г., было определено, что заказчики могут предусматривать предварительную оплату в соответствии с надлежащим образом оформленным решением главного распорядителя бюджетных средств, что значительно ограничило и усложнило процесс проведения предварительной оплаты.

Кроме того, существуют по специфическим услугам и работам отдельные документы, а именно: по капитальному строительству — Порядок № 1764, по строительству магистральных электрических сетей, атомных, гидроаккумулирующих и ветровых электростанций — постановление № 399.

В настоящее время, как разъяснил Минфин в своем письме от 22.01.2009 г. № 31-28020-02-25/585 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 9, с. 12), несмотря на такое количество документов, регламентирующих осуществление предварительной оплаты за счет бюджетных средств, бюджетным учреждениям и организациям при осуществлении предварительной оплаты за товары, работы и услуги следует руководствоваться постановлением № 1036.

Согласно п.п. 6 п. 4 постановления № 1036 распорядители средств государственного бюджета с целью недопущения роста дебиторской задолженности должны осуществлять расчеты исключительно за фактически поставленные товары, выполненные работы и предоставленные услуги, кроме подписки на периодические печатные издания, услуг почтовой связи, по авиаперевозкам государственных официальных и правительственных делегаций и Президента Украины, Председателя Верховной Рады Украины и его заместителей, Премьер-министра Украины и Первого вице-премьер-министра Украины во время рабочих поездок, работ, связанных с изготовлением марок акцизного сбора для алкогольных напитков и табачных изделий, закупки путевок в государственные предприятия «Международный детский центр «Артек» и «Украинский детский центр «Молодая гвардия», а также случаев, определенных отдельными решениями Кабинета Министров Украины.

Таким образом распорядители бюджетных средств не имеют права осуществлять авансирование, кроме случаев, предусмотренных п.п. 6 п. 4 постановления № 1036.

Но причиной возникновения дебиторской задолженности является не только проведение предварительной оплаты — дебиторская задолженность может быть также результатом расчетов с арендаторами, учащимися, студентами, подотчетными лицами и т. п.

В соответствии с п.п. 6.2 Инструкции № 242 все хозяйственные отношения учреждения с поставщиками товаров, работ и услуг с покупателями, заказчиками и другими дебиторами оформляются договорами.

Напомним, что согласно п. 5 ст. 51 БКУ распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют расходы только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами. Во исполнение этой статьи п.п. 6.3 Инструкции № 242 определено, что договоры могут заключаться учреждениями (кроме долгосрочных) исключительно в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами.

Расходы по договорам, заключенным без соответствующих бюджетных ассигнований или с превышением полномочий, не считаются бюджетными обязательствами и поэтому не могут осуществляться.

Учет дебиторской задолженности

Учет расчетов с разными предприятиями, учреждениями и организациями, являющимися дебиторами бюджетного учреждения, в соответствии с Инструкцией № 68 ведется в мемориальном ордере № 4 «Накопительная ведомость по расчетам с другими дебиторами» формы № 408 (бюджет).

Напомним правила ведения указанного мемориального ордера, изложенные в Инструкции № 68.

Ведомость составляется по субсчету 364 «Расчеты с другими дебиторами» отдельно по каждому дебитору и в разрезе кодов экономической классификации расходов. Записи должны осуществляться позиционным методом, т. е. по каждой операции, подтвержденной документом (платежным поручением, счетом-фактурой и т. п.).

По дебету субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами» отражаются:

— начисленная плата за общежитие, отгруженные товары, выполненные работы и предоставленные услуги, за которые оплата будет получена в будущем, при этом кредитуются субсчета счетов 71, 72;

— перечисленная предварительная оплата за товары, работы и услуги, которые будут предоставлены учреждению в будущем, при этом кредитуются субсчета счетов 31, 32.

По кредиту субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами» отражаются:

— поступления средств за уже отгруженные в прошлом товары, выполненные работы и предоставленные услуги, при этом дебетуются субсчета счетов 30, 31, 32;

— получение товаров, работ и услуг, оплаченных в прошлом путем предварительной оплаты, при этом дебетуются субсчета счетов 10, 11, 12, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 80, 81, 82.

Остаток по субсчету 364 может быть как дебетовым, так и кредитовым. В финансовой отчетности он отражается развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, а кредитовое — в составе обязательств.

Операции по расчетам с дебиторами, осуществляемым за счет средств специального фонда, ведутся в отдельном мемориальном ордере по форме № 408 (бюджет).

Предварительная оплата счетов поставщиков за материальные ценности и услуги, которые будут поставлены или предоставлены бюджетному учреждению в будущем, или отгрузка учреждением материальных ценностей и предоставление услуг, оплата которых ожидается в будущем, сопровождается записями в дебет субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами» по кредиту корреспондирующих субсчетов по графам 2, 5, 8 — 14 в строке соответствующего дебитора.

Получение материальных ценностей и услуг, оплаченных бюджетным учреждением ранее, или поступление денежных средств за материальные ценности и услуги, отгруженные или предоставленные бюджетным учреждением в прошлом, сопровождается записями в кредит субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами» по дебету корреспондирующих субсчетов по графам 2, 5, 16 — 22 в строке соответствующего дебитора. Другие записи в случаях получения необоротных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов отражаются по графам 24 — 26.

«Остаток на конец месяца по субсчету 364» рассчитывается общий и отдельно по каждому дебитору в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Для получения позиции «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» учитываются суммы операций на регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетах учреждения и по начисленным доходам учреждения.

Позиция «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу «Журнал-главная».

Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверившим мемориальный ордер, и главным бухгалтером.

Кроме того, к расчетам с дебиторами учреждения относятся расчеты с подотчетными лицами, для учета операций с которыми предназначен субсчет 362 «Расчеты с подотчетными лицами».

Условия выдачи средств под отчет и порядок отчетности подотчетными лицами за полученные средства определены Положением № 637.

Согласно п.п. 6.15 Инструкции № 242 по дебету субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту субсчетов счетов 30, 31, 32 отражаются суммы, выданные или перечисленные под отчет. По кредиту субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются использованные суммы авансов и возвращенные остатки подотчетных сумм. При этом дебетуются субсчета счетов 22, 23, 30, 31, 32, 80, 81, 82.

Остаток по субсчету 362 «Расчеты с подотчетными лицами» может быть как дебетовым, так и кредитовым. В финансовой отчетности он отражается развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, а кредитовое — в составе обязательств.

Расчеты с подотчетными лицами группируются в мемориальном ордере № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами» формы № 386 (бюджет).

К расчетам с дебиторами учреждения также относятся расчеты по возмещению нанесенных убытков, т. е. расчеты по причиненным учреждению убыткам в виде недостач и хищений денежных средств, материальных ценностей, потерь от порчи материальных ценностей, а также суммы, которые согласно действующему законодательству Украины подлежат удержанию с должностных лиц, виновных в нарушении расходования средств на служебные командировки, и другие предназначенные к удержанию суммы.

Для учета таких расчетов предусмотрен субсчет 363 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков».

Возмещение сумм убытков, нанесенных учреждению, определяется в соответствии с Законом № 217 и Порядком № 116.

По дебету субсчета 363 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков» отражаются суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств и материальных ценностей, при этом кредитуются субсчета счетов 20, 21, 23, 24, 25, 30, 33, 36, 64. По кредиту субсчета 363 «Расчеты по возмещению убытков» и дебету субсчетов счетов 30, 31, 32 отражаются суммы, поступившие на возмещение нанесенного учреждению убытка.

Расчеты по возмещению нанесенных убытков отражаются в мемориальных ордерах № 1, 2, 3, 8, 9, 10, 12, 13 или в мемориальном ордере ф. № 274 (бюджет).

Кроме того, расчеты с дебиторами могут вестись на субсчетах 351 «Расчеты с заказчиками по авансам на научно-исследовательские работы» и 361 «Расчеты в порядке плановых платежей».

Как определено в п.п. 6.9 Инструкции № 242,одним из видов расчетов с дебиторами являются расчеты в порядке плановых платежей, т. е. расчеты, когда условиями договора предусмотрена оплата товаров не по отдельным операциям поставки, а путем периодического перечисления средств в определенные сроки и в установленных размерах независимо от полученных товаров. Такие расчеты производятся не по фактической отгрузке товаров (на основании счетов, счетов-фактур предоставления материальных ценностей и т. п.), а путем периодического перечисления средств в сроки и размерах, предусмотренных договором и в пределах плановых ассигнований.

Но, учитывая то, что постановлением № 1036 определено, что расчеты могут проводиться исключительно за фактически поставленные товары, выполненные работы и предоставленные услуги, о чем шла речь выше, расчеты в порядке плановых платежей в настоящий момент не являются возможными.

Что касается отчетности, то в соответствии с Порядком № 123 распорядители бюджетных средств должны ежемесячно составлять и подавать в органы Государственного казначейства Украины такие формы финансовой отчетности, как «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» (форма № 7д, № 7м) и «Отчет о задолженности по отдельным программам» (форма № 7д.1, № 7м.1).

В этих формах финансовой отчетности приводятся суммы дебиторской и кредиторской задолженности, которые сложились в учреждении на начало года и на отчетную дату.

Ведение учета дебиторской задолженности является обязательным.

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона № 996 хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Как свидетельствует практика контрольно-ревизионной работы, имеют место случаи сокрытия дебиторской задолженности, т. е. неотражения ее в учете при ее фактическом наличии. Такие случаи могут привести к необоснованным расходам бюджетных средств и нарушениям ведения бухгалтерского учета. Чтобы не быть голословными, рассмотрим такие случаи на примерах.

Пример 1

Проверявшимся учреждением в декабре 2008 года были отражены в учете фактические расходы по услугам связи без подтверждающего документа, исходя из фактически потребленных услуг связи предыдущего месяца.

В результате этого в годовом отчете, предоставленном в районный орган госказначейства, на эту сумму была искажена отчетность по фактическим расходам по КЭКР 1138 «Услуги связи» (расходы завышены).

Кроме того, по данным бухгалтерского учета в мемориальном ордере № 4 «Накопительная ведомость по расчетам с другими дебиторами» и финансовой отчетности учреждения по форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности бюджетных учреждений» по КЭКР 1138 «Услуги связи» не отражена дебиторская задолженность за полученные услуги связи, что подтверждается двухсторонним актом сверки расчетов. Это является нарушением п. 1 ст. 3 Закона № 996.

Пример 2

В ходе ревизии проведена сверка состояния взаиморасчетов с предприятиями — предоставителями коммунальных услуг и составлены двухсторонние акты, которыми подтверждена реальная дебиторская задолженность, не отраженная по данным бухгалтерского учета.

Так, по данным бухгалтерского учета учреждения, дебиторская задолженность по расчетам с предоставителями услуг теплоснабжения и газоснабжения не числилась, в то время как реальная задолженность образовалась в результате предоплаты за услуги по тепло- и газоснабжению в пределах утвержденных показателей сметы и потребности учреждения в месяц и составляет определенные суммы.

Указанное привело к занижению в учете дебиторской задолженности и, как следствие, к искажению показателей финансовой отчетности, что является нарушением Инструкции № 242 и п. 1 ст. 3 Закона № 996. В настоящее время это является еще и нарушением требований постановления № 1036.

Пример 3

При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности школы было установлено, что учет расчетов за предоставленные платные образовательные услуги проводится кассовым методом, т. е. начисление платы за предоставленные услуги осуществляется при ее фактическом поступлении. Указанное привело к занижению в учете дебиторской задолженности и, как следствие, к искажению показателей финансовой отчетности и является нарушением п. 1 ст. 9, п. 1 ст. 3 Закона № 996.

Пример 4

При ревизии правильности и своевременности возмещения организациями — арендаторами коммунальных услуг установлено, что на момент проведения ревизии дебиторская задолженность по расчетам за потребленные арендаторами коммунальные услуги с организациями-арендаторами не числилась. При этом в ходе документальной ревизии установлено, что кредиторская задолженность учреждения-арендодателя перед коммунальными службами отсутствует, а оплата коммунальных услуг, в том числе потребленных организациями-арендаторами, осуществлялась за счет средств общего фонда сметы. Таким образом, по данным бухгалтерского учета и финансовой отчетности учреждения-арендодателя не была отражена дебиторская задолженность арендаторов за потребленные ими коммунальные услуги, оплаченные учреждением-арендодателем за счет своих средств, что является нарушением п. 1 ст. 9, п. 1 ст. 3 Закона № 996 и, как следствие, привело к необоснованным расходам средств общего фонда сметы.

Пример 5

В период ревизии финансово-хозяйственной деятельности больницы установлено, что при фактическом поступлении медикаментов, которое не было отражено по данным бухгалтерского учета, числилась дебиторская задолженность по расчетам с организацией-поставщиком. Это является нарушением п. 5 ст. 9, п. 1 ст. 3 Закона № 996 и привело к завышению по данным бухгалтерского учета и финансовой отчетности дебиторской задолженности.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ДЕБИТОРАМИ

Обратим особое внимание на необходимость проведения инвентаризации расчетов с дебиторами.

В соответствии со ст. 10 Закона № 996 для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятие обязано проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Согласно п. 1.5 Инструкции № 90 инвентаризация расчетов с дебиторами должна проводиться не менее двух раз в год.

Не следует путать проведение инвентаризации расчетов, по результатам которой составляются инвентаризационные описи, с проведением сверок, по которым составляются акты сверок. Сверки проводятся чаще (ежемесячно, ежеквартально), чем инвентаризация. Оба мероприятия необходимо проводить, и они не заменяют друг друга.

Кроме того, следует учитывать случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Такие случаи определены п.п. 1.9 Инструкции № 90. В частности, перед составлением годовой финансовой отчетности в случае ликвидации учреждения согласно распоряжению судебных и следственных органов и т. п.

Как определено в п. 11 Инструкции № 90,инвентаризация расчетов с дебиторами заключается в сверке документов и записей в реестрах учета и проверке обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах. Инвентаризационная комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности и виновных лиц в случаях пропуска сроков исковой давности.

Всем дебиторам учреждения-кредиторы должны передать данные об их задолженности, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальной задолженности. Дебиторы обязаны в течение 10 дней со дня получения документального подтверждения подтвердить задолженность или заявить свои возражения.

На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы. Если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие расхождения или не установлены расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой из сторон в своем балансе в суммах, которые следуют из их бухгалтерских записей и признаны ею правильными.

Списание дебиторской задолженности

В соответствии с Порядком № 123 просроченная дебиторская задолженность — это задолженность, возникающая на 30-й день по окончании срока обязательного платежа согласно заключенным договорам или если дата платежа не определена после выписки счета на оплату.

Это определение важно для заполнения соответствующих форм финансовой отчетности (№ 7д, № 7м и № 7д.1, № 7м.1).

Но для того чтобы списать с учета дебиторскую задолженность, которая не имеет перспектив для погашения, используют иное понятие — дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек.это дебиторская задолженность, которая учитывается по окончании срока исковой давности.

Напомним: согласно ст. 257 ГКУ общая исковая давность установлена продолжительностью в три года.

В случае наличия дебиторской задолженности, возврат которой вызывает сомнения, руководству учреждения необходимо принять все меры для своевременного возврата средств. Возврат такой задолженности может быть осуществлен путем поставки товаров, выполнения работ, предоставления услуг. В случае необходимости руководство учреждения должно обратиться в суд с иском по возврату дебиторской задолженности.

В течение трех лет бюджетная организация, имеющая дебиторскую задолженность, должна принимать все возможные меры для ее взыскания, т. е. вести претензионно-исковую работу.

Ход срока исковой давности может быть прерван в случаях, определенных ст. 264 ГКУ, а именно:

— при совершении лицом действия, свидетельствующего о признании им своего долга или другой обязанности;

— в случае предъявления лицом иска к одному из нескольких должников, а также если предметом иска является только часть требования, право на которую имеет истец.

После прерывания ход исковой давности начинается заново.

Время, которое истекло до прерывания хода исковой давности, в новый срок не засчитывается.

Бывают ситуации, когда на момент взыскания задолженности должника разыскать невозможно в связи с его ликвидацией, реорганизацией и т. п. Отсутствие дебитора необходимо подтвердить соответствующей справкой (налоговой инспекции, органов статистики и т. п.) и обратиться по поводу взыскания задолженности к ликвидационной комиссии или другому органу, который занимался реорганизацией должника.

Порядок списания дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, определен Инструкцией № 90.

В соответствии с п.п. 11.4 Инструкции № 90 для отражения результатов инвентаризации расчетов по дебиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент отчетного периода (инвентаризации), предназначен Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90). В нем указываются наименования проинвентаризированных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской задолженности, безнадежных долгов и дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек.

К акту прилагается справка (приложение 10 к Инструкции № 90), в которой приводятся наименование и адреса дебиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

В соответствии с п.п. 11.5 Инструкции № 90 по суммам дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

В справке следует тщательным образом проверить и отразить суммы дебиторской задолженности, списанные с баланса в результате неплатежеспособности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество, в частности:

— обоснованность списания этой задолженности;

— правильность учета списанной задолженности по балансу;

— осуществление надзора за возможностью ее удержания в случаях изменения имущественного положения должников.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя учреждения на изменение результата исполнения сметы доходов и расходов за прошлый год (по дебету субсчетов 431 «Результат исполнения сметы по общему фонду», 432 «Результат исполнения сметы по специальному фонду»).

Разрешение вышестоящей организации на списание дебиторской задолженности не требуется, но уведомить вышестоящую организацию о том, что была списана дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек, нужно.

Списание долга в результате неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. Задолженность следует отражать за балансом (на счете 07 «Списанные активы и обязательства») не менее пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния должника.

В соответствии со ст. 8 Закона № 966 ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций несет руководитель учреждения, осуществляющий руководство в соответствии с законодательством Украины.

Обязанности по контролю сроков возникновения и за ходом задолженности возлагаются руководителем на работника бухгалтерии, который ведет соответствующий учет, и главного бухгалтера.

Бесконтрольность бухгалтерской службы по этому вопросу, несвоевременное принятие мер по взысканию задолженности могут привести к незаконным расходам бюджетных средств, потому к учету дебиторской задолженности следует относиться с особым вниманием.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

БКУ — Бюджетный кодекс Украины от 21.06.2001 г. № 2542-III.

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

Закон № 996 — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.

Закон № 217 — Закон Украины «Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

Постановление № 1404 — постановление КМУ «Вопросы предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 09.10.2006 г. № 1404.

Постановление № 818 — постановление КМУ «О дополнении пункта 1 постановления Кабинета Министров Украины от 9 октября 2006 г. № 1404» от 10.09.2008 г. № 818.

Постановление № 399 — постановление КМУ «Некоторые вопросы осуществления предварительной оплаты работ (услуг) заказчиками строительства магистральных электрических сетей, атомных, гидроаккумулирующих и ветровых электростанций» от 29.03.2004 г. № 399.

Постановление № 1036 — постановление КМУ «Некоторые вопросы организации бюджетного процесса» от 26.11.2008 г. № 1036.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

Порядок № 1764 — Порядок государственного финансирования капитального строительства, утвержденный постановлением КМУ от 27.12.2001 г. № 1764.

Порядок № 116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Инструкция № 68 — Инструкция о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 27.07.2000 г. № 68.

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства финансов Украины от 30.10.98 г. № 90.

Инструкция № 242 — Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242.

Порядок № 123 — Порядок составления месячной и квартальной финансовой отчетности в 2009 году учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 25.03.2009 г. № 123.

Приказ № 83 — приказ Министерства финансов Украины «О порядке заключения соглашений по предоставлению услуг (выполнению работ) и приобретению материальных ценностей у субъектов хозяйствования, оплата которых производится за счет бюджетных средств» от 06.04.98 г. № 83.

Заключение № 12/70 — заключение Министерства юстиции Украины «Об отмене решения о государственной регистрации нормативно-правового акта» от 17.07.2006 г. № 12/70.

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Положение о дебиторской задолженности образец

оправдана ли подача искового заявления (образец предлагается в судах.