Как оформляется право подписи приказов руководителем организации и Какие документы необходимо оформить для делегирования подобных.

Содержание

Как оформить доверенность на право подписи

Организация поставляет товар различным юридическим лицам, выписывая ТОРГ-12 и УПД. Груз перевозится транспортом организации, а также бывает самовывоз. Каков порядок оформления документов и обязательна ли доверенность на получение ТМЦ — читайте в статье.

Вопрос:Наша организация поставляет товар и ИП, и организациям, при этом выписываются документы для неплательщиков НДС(по соглашению)-ТОРГ-12, для плательщиков НДС-УПД. В ТОРГ-12 для подписи покупателя предусмотрены графы "Груз принял" и "Груз получил". Порядок их заполнения нормативными документами не разъясняется. Покупатели ставят подписи совершенно стихийно, кто где. Есть документы, в которых подпись «Груз получил» кладовщика,продавца,менеджера и печать организации (без доверенности). В УПД в строках 15(Товар получил) и в строке 18(Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни) также полная неразбериха, причем строку 18 практически никто не заполняет. Груз возим своим транспортом, а также бывает самовывоз.Каков порядок заполнения вышеуказанных строк? Какие документы со стороны покупателя подтверждают полномочия лиц, ставивших свою подпись в ТОРГ-12 и в строках 15,18 УПД? Обязательна ли доверенность на получение тмц и каков ее максимальный срок? Может ли со стороны покупателя оформляться не доверенность, а приказ на право подписи вышеперечисленных документов, или приказ приемлем только для подписи внутренних документов покупателя?

Ответ:1.Термин «грузополучатель» следует использовать в значении, придаваемом ему специальным законодательством. Согласно п. 5 ст. 2 ФЗ от 08.08.2007 № 259-ФЗ грузополучатель- это физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза. Кроме того, в силу п. 1 ст. 785 ГК РФ перевозчик груза обязуется доставить и выдать груз грузополучателю.

Таким образом, в ТОРГ-12 строка «Груз получил грузополучатель» подлежит обязательному заполнению во всех случаях. Подпись по этой строке должен поставить директор или сотрудник, на которого оформлена доверенность (или приказ) на право подписи ТОРГ-12.

Право подписи первичных документов может быть передано как приказом, так и доверенностью. Каким именно документом передать право подписи первичных документов законодательством не регламентировано. В п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 сказано только, что руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы.

Строка «Груз принял» товарной накладной заполняется только в тех случаях, когда товар передается доверенному лицу грузополучателя. То есть, при самовывозе покупателем или нанятым им перевозчиком. Автограф в графе «груз принял» подтверждает, что поставщик передал товар перевозчику (водителю покупателя). Основание — доверенность на получение ТМЦ.

При самовывозе представителем покупателя обязательно требовать доверенность. Это следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 № 1-794/32-5.

При отсутствии товара без доверенности возможны договорные риски. Если у покупателя нет доверенности, не ясно, вправе ли он получить продукцию. И потом возможны споры с контрагентом по вопросу отгрузки. Например, покупатель может потребовать товар еще раз, заявляя, что не получал его.

Максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК).

Если доставка груза покупателю осуществляется поставщиком, т.е. передача груза осуществляется непосредственно на складе покупателя, то в этом случае графа «Груз принял» может не заполняться. В графе «Груз получил грузополучатель» материально-ответственное лицо организации-покупателя ставит свою подпись и печать организации.

2. Что касается УПД. В строке 15 УПД указываются сведения о лице, получившем груз от имени покупателя в строке 18 – сведения о лице, ответственном за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя.

То есть в строке 15 должен поставить свою подпись руководитель, если он принимает товар на складе или сотрудник, который является ответственным за прием товара, например, кладовщик (согласно локального акта организации – приказа или доверенности). При самовывозе покупателем или нанятым им перевозчиком в этой строке ставит свою подпись водитель, на которого оформлена доверенность на получение ТМЦ.

В строке 18 ставит свою подпись директор или иное лицо уполномоченное лицо (главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер и т.д.). Если руководитель не передал эти полномочия сотруднику, то он сам должен подписать УПД по данной строке.

Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего документ, за соблюдением его обязательных реквизитах. Ответственное лицо должно своевременно передать документ для принятия его к учету.

Представитель (работник) покупателя может подписать УПД по строке 18, если оформлен соответствующий приказ или в должностной инструкции работника прописано, что он является ответственным лицом за оформлением операции по приемке товара.

В соответствии с требованиями к первичным документам (Закон 402-ФЗ) и с рекомендациями ФНС по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Приложение №3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected]) строка 18 УПД обязательна к заполнению.

За исключением, когда руководитель покупателя назначил приказом (доверенностью) лицом ответственным за оформление сделки того сотрудника, который расписался в строке 15. В этом случае в строке 18 заполняются сведения о должности и ф.и.о. уполномоченного лица без повторения подписи (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/[email protected]).

Обоснование

На какой срок выдавать доверенность на приобретение товаров (работ, услуг)

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК).

Обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара

Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара. Возможны два варианта.

Вариант 1. Отгрузка происходит за пределами территории покупателя. В этом случае представитель покупателя должен предъявить доверенность. Ее передают поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности.

Форму доверенности утверждает руководитель организации-покупателя. Это может быть документ по унифицированным формам № M-2 и № M-2a. Иногда утверждают самостоятельно разработанные формы. Их нужно проверить на наличие всех необходимых реквизитов. Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтверждено в информации Минфина России от 4 декабря 2012 № ПЗ-10/2012.

Вариант 2. Товар отгружают на складе покупателя. Например, груз доставляет продавец или сторонний перевозчик. В этом случае доверенность может не потребоваться. Однако зафиксировать, что получатель товара действительно является сотрудником покупателя, все же необходимо. Для этого ответственный за приемку представитель покупателя должен поставить на экземпляре накладной поставщика свою подпись о том, что товар получен. Рядом с подписью он должен поставить печать (при наличии) своей организации, то есть покупателя.

Такой вывод следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 № 1-794/32-5.

ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/96

Приложение 3. Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД

Строка
[15]
Товар (груз) получил/
услуги, результаты работ, права принял
Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка
[18]
Ответст-
венный за правильное оформле-
ние сделки, операции
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.

В универсальном документе покупатель расписывается дважды

«…Отгружаем товар через перевозчика. Передали вместе с продукцией два экземпляра универсального передаточного документа. Покупатель вернул второй экземпляр, но его представитель расписался только в строке 18 «Ответственный за правильность оформления…». А в строке 15 «Товар (груз) получил…" стоят прочерки. Надо ли вернуть документ покупателю, чтобы он заполнил строку с прочерками?..»

— Из письма главного бухгалтера Геннадия Ершова, г. Санкт-Петербург

Да, Геннадий, документ безопаснее вернуть покупателю.

В строке 15 универсального передаточного документа необходимо записать сведения о получателе товара. Представитель покупателя записывает в ней свою должность и ставит подпись с расшифровкой (фамилией и инициалами). А в строке 18 надо заполнить должность, Ф. И. О. и подпись сотрудника, ответственного за оформление сделки (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/[email protected]). Если один сотрудник принимает товар и является ответственным, то он ставит свою подпись в двух строках (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Иначе без подписи в строке 15 не ясно, получил покупатель груз или нет. А компания не вправе учитывать первичку, которой оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Поэтому экземпляр стоит вернуть покупателю и попросить заполнить строку 15.

Внесены изменения в Закон о бухгалтерском учете

документ
Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. № 357-ФЗ.

что изменилось
С 1 января 2014 года Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действует в новой редакции.

комментарий
В 2014 году ожидается появление первых федеральных стандартов бухгалтерского учета.

Оформление первичных документов

Ранее лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий. Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов. При этом у лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен своевременно передать документ для принятия его к учету.

Рискованно передавать товары без доверенности

«…Веду учет у предпринимателя. Он планирует торговать оптом. Покупатели будут оплачивать товар наличными или через банк. Надо ли требовать от них доверенность при отгрузке товара, если они расплачиваются наличкой?..»

— Из письма главного бухгалтера Елены Перминовой, г. Миасс Челябинской обл.

Елена, безопаснее получить доверенность.

Доверенность подтверждает, что представитель покупателя вправе получить продукцию (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Составить ее покупатель может в свободной форме или по унифицированной форме М-2. Причем требовать доверенность от представителя необходимо в любом случае независимо от способа оплаты товара — наличкой или через банк. Если у покупателя нет доверенности, не ясно, вправе ли он получить продукцию. И потом возможны споры с контрагентом по вопросу отгрузки. Например, покупатель может потребовать товар еще раз, заявляя, что не получал его.

Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) — строка [8]. Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

На накладной № ТОРГ-12 печать получателя не обязательна

Наша компания занимается оптовой торговлей. При реализации товара мы выписываем накладную формы № ТОРГ-12. Представитель покупателя забирает товар по доверенности. При этом возникает вопрос: должен ли сотрудник компании-покупателя ставить на накладной печать?

Е.В. ГРАЧЕВА,
зам. гл. бухгалтера
ООО «Агронефтересурс»
(г. Тамбов)

В накладной на отгрузку товаров должны присутствовать как печать продавца, так и печать покупателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Кроме того, печать получателя это обязательный реквизит в самой форме товарной накладной (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

В то же время печать получателя на отгрузочных документах необходима для того, чтобы заверить подпись представителя, забирающего товар. И если на доверенности стоит печать организации-покупателя, то такое требование будет выполнено. Такой вывод следует из пункта 11 Инструкции от 14 января 1967 г. № 17, утвержденной Минфином СССР. То есть если к накладной приложена доверенность с печатью, то на самой накладной печать организации-покупателя уже необязательна.

Ловушка в документе. В товарной накладной нет подписи кладовщика

В чем опасность. Инспекторы снимают расходы и вычеты по НДС, если в товарных накладных нет подписи в графе «груз принял». А в договоре при этом сказано, что товары со склада поставщика покупатель забирает сам. Об этом стало известно из свежей судебной практики.

Как избежать проблем. В товарной накладной при получении груза покупатель расписывается два раза. Автограф в графе «груз принял» подтверждает, что поставщик передал товар перевозчику. Если товары забирал сам кладовщик, то он и расписывается в документе. А в графе «груз получил грузополучатель» кладовщик ставит подпись еще раз, когда товары пришли на склад покупателя. Обе подписи подтверждают, что покупатель принял товар. Поэтому при получении товара в двух экземплярах накладной безопаснее заполнять все реквизиты и ставить все подписи. Тогда у инспекторов не будет оснований признать поставку фиктивной.

Если проверяющие уже обнаружили у одной из сторон документы с ошибкой, отбиться от претензий помогут следующие аргументы. Товарные накладные поставщик оформил правильно, и они подтверждают отгрузку. А тот факт, что кладовщик не расписался в графе «груз принял», не означает, что компания не забирала товар со склада. Кроме того, факт получения продукции можно подтвердить регистрами налогового и бухгалтерского учета, инвентаризационными описями, фотографиями продукции и т. д. Если аргументы не сработают на проверке, защититься получится в суде (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 10.06.14 № А12-19477/2013).

Доверенность надо требовать от фактического получателя груза

«Мы продаем товары, в разные регионы доставляем их своим автотранспортом. По договору покупателем и грузополучателем являются разные компании. Товар получает грузополучатель. От какой компании нам надо требовать доверенность на получение груза?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Кабановой, г. Челябинск

Светлана, получить доверенность безопаснее от того, кто фактически примет товар. В такой ситуации поставщик доставляет товар грузополучателю напрямую, минуя покупателя. А грузополучатель обязуется принять доставленный груз (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ). При этом подтвердить свои полномочия по приемке груза надо доверенностью по форме № М-2 или М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). Реквизиты доверенности, а также кем и кому она выдана записывают в накладной по форме ТОРГ-12 в момент приемки товара (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

Но принять товар можно и без доверенности. Для этого надо заполнить в накладной ТОРГ12 графы «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». А подпись заверить оттиском печати. Это прописано в пункте 11 инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Какие существуют виды доверенностей на право подписи документов, на кого может быть оформлена доверенность на право подписи.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: как подписать документ

Право подписи в документах

Управляющий действует от имени организации без доверенности. Поэтому подпись может выглядеть так: в лице Управляющего ООО ИП Ивановой И.И. Должности у управляющего нет.

Обоснование

Из рекомендации

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

Право подписи банковских документов можно передать штатным сотрудникам, а также лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И). Таким образом, в банковских документах помимо руководителя организации может расписываться сотрудник организации или руководитель сторонней организации, которая ведет учет.

При этом руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Дело в том, что, поскольку организация не является малым (средним) предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации

Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).

не требует оформления внутренних распорядительных документов по организации или доверенности на право подписи документов;. принимающая.

Нужно ли переделывать приказ о праве подписи, если у сотрудника изменилась должность?

Кейс

Одним из показателей эффективности внедрения системы ЭДО на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения данного эффекта мы рекомендуем:

  • автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
  • создавать и согласовывать документы только в системе.

На проектах внедрения я сталкивался с ситуацией, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) не работают в системе. Причины могут быть разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов руководителя, заканчивая «банальным» консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Постановка задачи

Полагаем, что все внутренние работы с документами ведутся в СЭД. Рассмотрим кейс, как организовать согласование и подписание документов с руководителем, который не работает в системе DIRECTUM. Для этого необходимо решить две задачи:

  1. Организовать передачу документа руководителю.
  2. Зафиксировать результат согласования/подписания в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты передачи документа руководителю, действия руководителя по согласованию/подписанию документа и варианты занесения результатов в систему.

Решение

Передача документа неавтоматизированному руководителю

Кто передает документ?

В большинстве случаев у руководителя высшего звена есть помощники, которые помогают выполнять часть его работ, в том числе, принимают, предварительно рассматривают и передают документ на согласование.

Руководитель работает с помощником. Есть два варианта организации процесса работы помощника в системе:

       1. Настроено замещение руководителя. Помощник работает с папкой «Входящие руководителя», в которую поступают задания на согласование документов. Далее он передает документы руководителю, результат согласования заносит в систему.

внешних и внутренних документов проректорами КФУ, обладающими полномочиями в а) право подписи следующих основных документов КФУ.