соответственно, путем принятия решений собрания, которые оформляются протоколом и обязательны к исполнению уже директором (ну в части его.

Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно

Участник общества НЕ может наравне с исполнительным органом подписывать документы, кроме протоколов общего собрания. Участники реализуют свои права по управлению обществом через участие в собрании участников и. соответственно, путем принятия решений собрания, которые оформляются протоколом и обязательны к исполнению уже директором (ну в части его касающейся).
В то же время, участник общества, как отдельное лицо может представлять интересы общества на основании соответстввующе­й доверенности, выданной исполнительным органом, но это не подразумевает под  собой право подписи документов. 

Как учредитель, Вы не можете подписывать каких — либо документов, а вот если Вы будете к примеру коммерческим или финансовым директором ОБщества, то директор вполне может наделить Вас полномочиями  подписи договоров, счетов — фактур, актоа и т.п., но если вы  подразумеваете подпись банковских документов, то НЕТ, таким правом  директор Вас наделить не может, если только Вы не главный бухгалтер.

организации существуют два основных должностных лица, имеющих право подписи всех документов общества, которые получают свои права на основании федерального законодательства: генеральный директор и главный бухгалтер.
Статус генерального директора определен ГК РФ и Федеральными законами от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 27.12.2009) и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 27.12.2009). Генеральный директор представляет интересы организации и без доверенности действует от ее имени на основании устава, — это лицо, которое отвечает за текущую деятельность организации, следит за соответствием ее деятельности требованиям закона. Именно генеральный директор выдает доверенности другим лицам, представляющим организацию и подписывающим документы от имени организации.
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации.
Генеральный директор отвечает за всю деятельность компании, главный бухгалтер — за правильное отражение этой деятельности в финансовых документах общества. Оба подписанта подтверждают своей подписью различные документы и исполняют разные управленческие роли. Их подписи можно условно разделить на следующие категории в зависимости от последствий, которые несут подписываемые документы:
1) правоустанавливающая (обязывающая) подпись — подпись, в результате которой возникают или изменяются обязательства организации перед третьими лицами и государством (гражданско-правовые договоры, акты приема услуг (работ), правила внутреннего трудового распорядка, приказы и распоряжения, налоговые расчеты и декларации);
2) подпись, подтверждающая законность, — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа закону и (или) локальным актам компании (налоговая отчетность, бухгалтерская отчетность, авансовый отчет);
3) информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации (зарплатные ведомости, справка 2-НДФЛ, счета-фактуры).
Генеральный директор как основное лицо компании обладает подписями всех трех категорий: он и фиксирует законность документа, и возлагает на компанию обязанности, и подписывает документы, отражающие факты хозяйственной деятельности.
Главный бухгалтер подписывает документы, варьирующиеся по 2-й и 3-й категориям: он удостоверяет законность и соответствие документов фактам финансово-хозяйственной деятельности. Никаких прав и обязанностей подпись главного бухгалтера на компанию возложить не может, если только он не получил такое полномочие от генерального директора по доверенности.
Все остальные подписанты компании получают права выступать от имени компании только лишь при предоставлении таких полномочий генеральным директором.
Предоставление права подписи в организации осуществляется путем делегирования полномочий на основании доверенности и приказа.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как передать право подписи первичных документов

Свое право подписания документов он может передать другим лицам. Когда право ставить подпись за руководителя реализуется за пределами.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: О коронавирусе в Беларуси. Справляется ли Лукашенко? Андрей Иванов последние новости БЕЛАРУСИ 2020

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ на право подписи дает право конкретному сотруднику подписывать от имени руководителя организации первичные документы. Как известно, все первичные документы в основном нуждаются в подписи руководителя компании. Но у него не всегда есть возможность вовремя подписать документ, например, из-за отсутствия на рабочем месте или необходимости подписать большое количество другой документации. В таких случаях издается соответствующий приказ и назначается ответственный человек, который будет иметь полномочия на подписание документов.

Приказ на право подписи необходимо создать в произвольной форме или же на фирменном бланке компании. На документе обязательно должно быть указано название организации в соответствии с уставом. Название документа необходимо писать большими буквами, после него нужно указать номер приказа и дату.

В самом приказе должна быть указана должность, отдел и другие данные работника, который наделяется правом подписи, а также срок наделения полномочиями. При этом нужно учитывать, что право на первую подпись может иметь только руководитель, а на вторую – главный бухгалтер.

Кроме того, в приказе на право подписи необходимо перечислить полный список финансовых, правовых, юридических документов, на которые будет распространяться право какого-либо сотрудника на подпись документов.

Если у сотрудника, имеющего право подписи, изменилась должность, то необходимо внести изменения в приказ, который был издан ранее, или же издать новый приказ. Во втором случае необходимо признать утратившим силу ранее изданный приказ.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Приказ о праве подписи кассовых документов образец внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать.

Право подписи

В небольшой компании, где документов не так уж много, генеральный директор справляется с ними сам, возможно, при помощи секретаря. Но с развитием бизнеса количество документов растет, количество дел первого лица тоже не уменьшается, и в один прекрасный момент принимается решение передать полномочия по работе с документами заместителям и другим топ-менеджерам. В этой статье рассмотрим, как сделать и оформить это правильно.

Документы документам рознь. Конечно, основная их масса – рутина, на которую тратить время генерального директора действительно жалко. Но среди этой рутины может проскочить и нечто важное, чего пропустить никак нельзя.

Какова роль секретарей?

Помощник генерального директора, секретари (помощники) других топов, а также делопроизводители в канцелярии, которые отвечают за прием документов, должны, без преувеличения, наизусть знать систему распределения документов в организации. Это часть их работы. Делопроизводитель, получая и регистрируя входящие, должен сразу определить, кому это письмо попадет, и передать его «нужному» секретарю. Секретарь, в свою очередь, прекрасно знает, какие документы может подписывать его шеф, а какие нет. Часто он должен знать это даже лучше шефа, чтобы быть готовым ответить на его вопрос: «А я точно должен это подписывать?».

Таким образом, прежде чем попасть в папку «На подпись» к директору по направлению или заместителю генерального, документ проходит фильтр в лице секретаря. При малейших сомнениях отыскиваются старые документы, в которых подробно указано, кто и что должен подписывать.

Далее мы разделим все документы, попадающие на подпись к топ-менеджерам, на несколько групп и опишем нюансы передачи полномочий по каждой из них.

Рассмотрение входящей корреспонденции

Первое, что генеральный директор может безболезненно перепоручить подчиненным – работу с документами общего делопроизводства, в частности, с входящими.

Фильтровать входящие для представления на рассмотрение можно:

а) по темам;

б) по контрагентам.

По темам, или направлениям деятельности, документы распределяют чаще всего. Логично, что все письма по маркетинговой тематике отправляются к директору по маркетингу, по производственной деятельности – директору по производству и т.п. Это экономит время и сокращает маршрут письма в организации, все равно ведь генеральный директор вынесет аналогичные резолюции.

По контрагентам документы распределяют реже, но такой способ организации работы тоже существует, когда, независимо от основной деятельности топ-менеджера, он ведет несколько ключевых клиентов или занимается представительской деятельностью со «своим» списком администраций районов области. Тогда все письма от определенного перечня организаций передаются соответствующему топу, независимо от того, реклама там или строительство. Топ-менеджер будет исполнять запрос путем внутренней переписки. Это не самый рациональный подход к организации дел, но им тоже пользуются.

Подписание исходящей корреспонденции

По тем же самым соображениям – сократить маршрут документов – генеральный директор поручает своим заместителям подписывать и исходящие письма. Если содержание письма касается узкоспециальных вопросов, в которых заместители генерального директора разбираются явно лучше его самого, то подписывать письмо без визы заместителя-специалиста директор не будет.

За своей подписью генеральный директор может оставить только особенно важные исходящие документы, содержание которых имеет принципиальное значение для организации.

Поручать ли заместителям подписывать приказы по основной деятельности?

Нет. Приказ по основной деятельности издается в условиях единоличного принятия решений генеральным директором. Поэтому если генеральный здравствует и находится на рабочем месте, то приказы должен подписывать он сам. В отсутствие директора подписание приказов (всех или только некоторых) может быть передано заместителю по доверенности.

Кадровое делопроизводство

Несмотря на большое количество заместителей (непосредственный руководитель, начальник отдела кадров и т.д.), работодателем является руководитель организации. Именно он принимает решения о приеме и увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий, предоставлении отпусков и множестве других вещей, касающихся обеспечения трудовых прав и обязанностей работников.

Очевидно, что таких документовочень много. Например, оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, которое во многих организациях начинается с того, что работник пишет заявление. В трудовом законодательстве такой документ вообще не фигурирует, да и если полностью следовать букве закона в плане предоставления работникам ежегодных отпусков, он не особенно и нужен. Однако заявления вполне благополучно «живут» и составляют большую часть массива кадровых документов. Потом оформляется приказ, итого уже два документа нужно подписать генеральному директору относительно только одного отпуска только одного работника…

Понятно, что чем больше организация, тем меньше интересен генеральному директору тот факт, что работник хочет в отпуск. Директору интересно, чтобы в отсутствие человека не остановился производственный или бизнес-процесс. Все остальное для него по большому счету неважно: совпадает ли желание работника с графиком отпусков, есть ли в отделе замена работнику на то количество дней, в течение которых он будет отсутствовать. На все эти вопросы может ответить руководитель, в подчинении которого работник трудится. В этой ситуации логично поручить именно ему как минимум рассмотрение заявлений, а впоследствии – и подписание приказов. Как вариант, эти полномочия может взять на себя директор по персоналу.

Отметим, что даже при условии передачи права подписи кадровых документов заместителю работодателем все равно остается руководитель организации. Он всего лишь передал право подписи, но никак не право принятия решений, особенно если это решение связано с оплатой труда и должно быть принято срочно.

Договорная документация

Очень тщательно нужно подойти к передаче права подписи договоров. Если в плане общего делопроизводства негосударственная организация может устанавливать удобные для себя правила, т.к. большинство вопросов в этой сфере не регулируются нормативными документами, то здесь подключается Гражданский кодекс.

Право заключать договоры от имени организации однозначно должно быть передано на основании доверенности. В ней подробно перечисляются виды сделок, которые может совершать представитель организации, иногда – предельные суммы этих сделок. Если сумма превышает заявленную в доверенности, то договор  подписывает генеральный директор.

При подготовке текста договора нужно проследить за тем, чтобы в его преамбуле фигурировало то же должностное лицо, которое будет подписывать документ. Не допускается, чтобы в начале со стороны «Заказчика» или «Исполнителя» был заявлен генеральный директор, действующий на основании Устава, а подписывал коммерческий, пусть и по доверенности. Следует внести должность и персональные данные подписанта в преамбулу:

«Акционерное общество „Восток“» в лице коммерческого директора Коновалова Виктора Викторовича, действующего на основании Доверенности от 11.01.2016 № 2, именуемое в дальнейшем «Заказчик»…

Подписанту нужно быть крайне внимательным при подписании договоров и всякий раз точно знать, что он может заключать от имени организации этот договор. Статья 183 Гражданского кодекса содержит следующие положения:

 

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

 

Статья 183. Заключение сделки неуполномоченным лицом

 

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. […]

3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков. […]

Оформляем передачу полномочий

Разобравшись, кому из заместителей какие документы поручаются, можно приступать к оформлению передачи полномочий. Устного распоряжения директора, высказанного на планерке, здесь недостаточно. Оформить перепоручение можно:

а) доверенностью (Пример 1);

б) локальным нормативным актом.

Доверенность нужна не всегда. Это очень серьезный документ, составлять который имеет смысл лишь тогда, когда действия (или бездействие) уполномоченного работника могут повлечь за собой правовые последствия для компании. Например, при подписании кадровых документов: если директор по персоналу подписывает документы кадрового делопроизводства, не имея на это полномочий (доверенности), то юридическая сила этих документов может оказаться под сомнением. То же можно сказать о бухгалтерских документах, документах по налоговому учету, договорах. На каждого заместителя или директора по направлению оформляется отдельная доверенность.

Если генеральный директор пока осторожничает и передает в ведение своих замов только общее делопроизводство, то особого оформления здесь не требуется, достаточно соответствующего раздела в инструкции по делопроизводству. Работа с входящими письмами – внутреннее дело компании, и как она будет заниматься этим делом, касается только ее. Письменное оформление передачи полномочий нужно больше для дисциплины, чтобы никто из замов вдруг не возмутился, почему ему принесли на подпись этот документ.

Зная наверняка, что у юристов контрагента могут возникнуть вопросы о праве подписи заместителя директора, можно несколько расширить реквизит «Подпись» относительно того, что предлагается в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и дополнить его информацией о доверенности:

 

Коммерческий директор

По доверенности от 11.01.2016

№ 2

Коновалов

В.В. Коновалов

Правила распределения входящих документов по заместителям директора закрепляются в инструкции по делопроизводству. Напомним, что изменения в инструкцию вносятся приказом по основной деятельности, который согласуют те же должностные лица, что согласовывали и инструкцию, а подписывает тот же руководитель, что ее утверждал (Пример 2).

Резюме

  1. Секретарь / помощник руководителя должен точно знать, какие документы имеет право подписывать его директор вместо генерального.
  2. Заместителям директора может быть передано право подписи документов общего делопроизводства, но не всех: приказы по основной деятельности рекомендуется оставить за генеральным директором.
  3. Передача права подписи кадровых документов заместителю не означает передачу права принимать решения по вопросам управления персоналом.
  4. Право подписи договоров передается по доверенности, в которой конкретно перечисляются виды договоров, которые может заключать представитель от имени компании.
  5. Право подписи документов за генерального директора может быть оформлено как доверенностью, так и закреплено в локальном нормативном акте.

Е.Н. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2016.

Скачать бесплатно демо-номер журнала

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Право подписи часть 1

Приказ на право подписи – документ, который дает право подписывать первичные документы от имени руководителя организации. Скачайте образец в.