Конечно, чаще при инвентаризации обнаруживают недостачи. или иных чрезвычайных ситуаций, остаточная стоимость списывается проводкой: учету основные средства, поступившие в натуральной форме при возмещении.

Содержание

Отражаем результаты инвентаризации в учете

Бухгалтерский учет недостач и порчи материальных запасов в автономных учреждениях

Определение понятия "ущерб имуществу"

Как следует из п. 220 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция по применению Единого плана счетов), под ущербом имуществу понимаются недостачи, хищения денежных средств, иных ценностей, потери от порчи материальных ценностей, другие суммы причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащие возмещению виновными лицами в установленном законодательством Российской Федерацией порядке.

Для учета расчетов по ущербу Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, предусмотрено открытие и ведение счета 020900000.

Причем расчеты по ущербу материальных запасов отражаются на счете 020974000 "Расчеты по ущербу материальных запасов".

Наиболее распространенной причиной ущерба всех видов имущества учреждения является их недостача (выявленная по результатам инвентаризации или внеплановой проверки).

Причины недостач

По общему правилу под недостачей понимается несоответствие данных фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета.

Недостачи нефинансовых и финансовых активов встречаются в деятельности практически всех учреждений.

Причинами недостач могут быть:

  • недостаточная квалификация персонала;
  • неправильная организация процессов обращения и хранения материальных ценностей;
  • отсутствие эффективного внутреннего контроля за сохранностью имущества;
  • умышленные противоправные действия работников учреждений или сторонних лиц.

Недостачи могут также образовываться по причинам, не зависящим от администрации учреждения или его персонала, а именно: в результате чрезвычайных ситуаций или действий сторонних организаций (поставщиков, подрядчиков, транспортных организаций и т.д.).

Определение размера ущерба имуществу

Инструкция по применению Единого плана счетов устанавливает правило, в соответствии с которым при определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Причем под рыночной стоимостью материальных ценностей понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи вышеуказанных активов. При этом не уточняется, следует ли проводить оценку по рыночной стоимости во всех случаях выявления недостач и порчи имущества учреждений. Кроме того, при учете материальных ценностей по рыночным ценам предполагается оформление в бухгалтерском учете как минимум двух бухгалтерских записей: по списанию балансовой стоимости утраченного или испорченного имущества и по отнесению суммы рыночной стоимости вышеуказанных активов.

По нашему мнению, рыночная оценка недостач и потерь ценностей целесообразна (и правомерна) только в случае, если имеется возможность установления виновного юридического или физического лица и отнесения на них сумм нанесенного материального ущерба. В случаях недостач и потерь в результате чрезвычайных обстоятельств, а также если установление виновных не представляется возможным, списание сумм недостач должно производиться по балансовой стоимости, так как учет недостач и порчи имущества по рыночной стоимости в вышеперечисленных случаях приведет к необоснованному завышению общей суммы расходов учреждения.

Общие положения по отражению недостач и потерь имущества

Схема учета недостач, установленная Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, исключает возможность обособленного отражения в учете сумм разницы между рыночной и балансовой стоимостью утраченного или испорченного имущества, которая определяется автоматически сопоставлением оборотов по кредиту и дебету счета учета доходов от реализации активов (040110172).

Выявленные недостачи и хищения, указанные в акте проверки или ревизии, относятся на виновных лиц по рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. В течение срока, установленного уголовно-процессуальным законодательством после установления фактов недостач и хищений, материалы должны передаваться в следственные органы для предъявления гражданского иска. При получении решения суда суммы, отнесенные на виновных лиц, уточняются в соответствии с исполнительным листом и отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Если заведенное дело до суда не доводится, а органы следствия официально сообщают о невозможности установления виновных лиц и прекращении дела, недостача списывается за счет бюджетных средств или относится на финансовые результаты от приносящей доход деятельности.

Сумма недостачи предварительно формируется не на счете учета недостач (020900000), а относится в дебет счета 040110172 "Доходы от операций с активами" в корреспонденции со счетами учета утраченного имущества. Иными словами, при отнесении сумм недостач, порчи и хищений на счет 020900000 счет 040110172 (по данной группе операций) закрывается. Данная схема позволяет обеспечивать неуменьшение суммарной стоимости активов, находящихся в собственности или распоряжении учреждения.

Суммы недостач и потерь имущества, оцениваемых по рыночной стоимости, в бухгалтерском учете отражаются записями по нескольким счетам учета:

Дебет 040110172 Кредит счетов учета недостающего имущества

  • на сумму стоимости недостающего имущества по балансовой стоимости;

Дебет 020900000 "Расчеты по недостачам" (по соответствующим аналитическим счетам) Кредит 040110172

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений не предусмотрена возможность оформления отдельных записей по отнесению задолженности по суммам нанесенного недостачей материального ущерба на счет виновных лиц. Необходимости обособленного отражения в учете подобных операций, по нашему мнению, нет. Размер недостачи, подлежащей взысканию (в рыночных ценах), определяется при оформлении проводки по счету 020900000, а обобщение данных о конкретном физическом или юридическом лице, которое обязано возместить недостачу, целесообразно производить в регистрах аналитического учета.

Недостачи и порчи материальных запасов могут возникать при их поступлении от поставщиков, а также в процессе их хранения и использования.

Учет недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов

При учете недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов, по нашему мнению, правомерно применять общеметодологические принципы, используемые при организации и ведении учета в организациях сферы материального производства: сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Суммы недостач и порчи относятся на транспортно-заготовительные расходы или непосредственно на счета учета себестоимости продукции, работ или услуг. Если испорченные материалы могут быть использованы в учреждении или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму увеличивается сумма прочих доходов.

Таким образом, могут оформляться следующие бухгалтерские проводки:

  • Дебет 010634000 (010624000) Кредит 030234000
  • на сумму договорной стоимости приобретаемых материалов;

Дебет 040120272 Кредит 010500000

  • на сумму недостачи или порчи материальных запасов в пределах норм естественной убыли.

В данном случае материалы по складскому учету не приходуются.

Если фактическая стоимость материалов формируется непосредственно на счете учета материальных запасов, в первой проводке используется соответствующий счет, открытый к счету 010500000.

Недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли должны относиться на расчеты с поставщиками, транспортными организациями или иными юридическими или физическими лицами — виновниками нанесения ущерба. Иными словами, фактически возникает необходимость организации и ведения учета по претензиям. Инструкцией по применению Единого плана счетов и Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений правила подобных расчетов не детализированы. Поэтому на практике следует исходить из экономического содержания операций и общеметодологических принципов, применяемых в документах системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в учреждениях.

Схемы бухгалтерских проводок зависят от особенностей договорных отношений между учреждением и поставщиком материалов, особенностей формирования их фактической стоимости и причин образования недостачи (порчи).

Если к моменту обнаружения недостачи, порчи, завышения цен других ошибок в расчетных документах поставщика не было обнаружено, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, других завышений сумм расчетного документа, о чем покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов обособленно не отражаются.

Если отношения между контрагентами являются долговременными, договором может быть предусмотрена допоставка недостающих или испорченных материалов (при условии, что недостача произошла по вине поставщика).

В этой ситуации суммы, первоначально учтенные в составе обязательств по поставке материалов (в корреспонденции со счетом 010600000 или 010500000), должны быть скорректированы обратной проводкой или методом красного сторно. Одновременно должна быть скорректирована сумма налога на добавленную стоимость по сумме поставки:

Дебет 010634000 (010624000) Кредит 030234000 (сторно)

  • на сумму договорной стоимости приобретаемых материалов;

Дебет 021001000 Кредит 030234000 (сторно)

  • на сумму НДС по стоимости приобретаемых материалов.

В принципе возможна ситуация, при которой фактическая задолженность по поставке формируется по результатам приемки. Однако, по нашему мнению, подобная схема на практике вряд ли может быть применима: отгрузочные документы, как правило, оформляются одновременно со счетами-фактурами (на суммы НДС), а отражение в учете неполной суммы, указанной в счете-фактуре, налоговым и бухгалтерским законодательством не предусмотрено.

Если же соответствующее условие контрактом поставки не установлено, а также если причина недостачи временно не определена либо виновником является иное лицо, наиболее правомерной представляется схема, в соответствии с которой суммы недостачи или порчи учитываются в порядке, определенном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений для учета расчетов по ущербу имуществу учреждения:

Дебет 020974000 Кредит 040110172

  • на сумму недостающих материалов.

Одновременно оформляется бухгалтерская проводка на ту же сумму:

Дебет 040110172 Кредит 010634000 (010624000).

Впоследствии суммы дебиторской задолженности могут быть уменьшены обычным порядком:

  • поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба отражается по кредиту счета 020974000 и дебету счетов 020111000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства" (как правило, если виновным лицом является организация-поставщик, транспортная организация или иное юридическое лицо), 020134000 "Касса" (как правило, если виновным лицом является физическое лицо — работник учреждения);
  • возмещение ущерба виновным лицом (работником учреждения) из заработной платы (иных выплат) на сумму произведенных удержаний отражается по кредиту счета 020974000 и дебету счета 030403000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда";
  • возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме отражается по кредиту счета 020974000 и дебету счета 040110172 "Доходы от операций с активами". В данном случае под возмещением ущерба в натуральной форме может пониматься также допоставка материалов поставщиком (если недостача обусловлена его действиями). Таким образом, дополнительных бухгалтерских проводок по оформлению в учете задолженности поставщика по сумме недопоставленных материалов не требуется. Следует обратить внимание читателей журнала на то, что в данном случае погашение дебиторской задолженности должно оформляться двумя проводками — отдельно по сумме стоимости собственно материалов, отдельно — по сумме НДС по стоимости допоставленных материальных запасов.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений допускает возможность списания недостач и порчи материалов в связи с неустановлением виновных лиц, которое допускается при документальном подтверждении факта неустановления — соответствующего документа, полученного от правоохранительных или судебных органов. В бухгалтерском учете такое списание оформляется простой проводкой по дебету счета 040110172 и кредиту соответствующего счета аналитического учета счета 020900000. Таким образом, доходы учреждения уменьшаются на сумму списанного ущерба (до этого момента размер ущерба компенсируется суммой дохода в виде сумм, подлежащих получению или взысканию с виновных лиц).

Списание сумм ущерба с балансового учета не означает исключения вышеуказанных сумм из регистров бухгалтерского учета вообще.

Суммы списанной задолженности относятся на забалансовый счет 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

Если впоследствии соответствующие обстоятельства возникнут, ранее списанная задолженность отражается по дебету счета 020974000 и кредиту счета 040110173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" с одновременным списанием восстановленной задолженности с забалансового счета 04. Таким образом, счет 040110172 более не используется.

Если списание недостач производится в связи с приостановлением согласно предварительному следствию уголовного дела или принудительным взысканием, а также в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным, в бухгалтерском учете данные операции отражаются несколько иначе — по дебету счета 040110173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами".

На основании вышеприведенного можно сделать вывод, что в фактическую стоимость недостающих или испорченных материалов включаются:

  • стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в учреждении или проданы (с уценкой), они могут быть оприходованы по ценам возможной продажи с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;
  • сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);
  • сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Пример. Учреждением были приобретены материалы (иное имущество учреждения) на общую сумму 118 тыс. руб. и понесены транспортные расходы (по отдельному договору с транспортной организацией), которые составили 11,8 тыс. руб. (обе суммы с учетом НДС).

При приемке материалов была выявлена их недостача на сумму 10 тыс. руб. (по договорной стоимости приобретения без учета НДС). По нормам естественной убыли можно списать материалы на сумму 2 тыс. руб. (по договорной стоимости). Материалы были приобретены для использования в основной деятельности (финансируемой за счет средств субсидии на выполнение государственного задания). В соответствии с заключенным договором поставки недостача должна была возмещаться посредством дополнительной поставки.

В учете должны были быть оформлены следующие бухгалтерские проводки:

при поступлении расчетных документов:

Дебет 410634000 Кредит 430234000

  • 100 тыс. руб. — на сумму договорной стоимости материалов;

Дебет 421001000 Кредит 430234000

  • 18 тыс. руб. — на сумму НДС по договорной стоимости материалов;

Дебет 410634000 Кредит 430222000

  • 10 тыс. руб. — на сумму стоимости транспортных услуг;

Дебет 421001000 Кредит 430222000

  • 1,8 тыс. руб. — на сумму НДС по стоимости транспортных услуг.

При приемке материалов сначала была определена фактическая стоимость ущерба, нанесенного учреждению недостачей:

10 тыс. руб. + 1,8 тыс. руб. (НДС по стоимости недостающих материалов) + 1 тыс. руб. (стоимость транспортных услуг в части, относящейся к недостающим материалам) + 0,18 тыс. руб. (на сумму НДС) = 12,98 тыс. руб.

Затем была определена сумма недостачи в пределах норм естественной убыли, списываемой на увеличение материальных расходов учреждения:

12,98 x 2 : 10 = 2,596 тыс. руб.

Таким образом, предъявлению к возмещению подлежала сумма, равная 10,384 тыс. руб.

Дальнейшее списание недостающих материалов было оформлено проводками:

Дебет 440120272 Кредит 410634000

  • 2,2 тыс. руб. — на сумму договорной стоимости недостающих материалов в пределах норм естественной убыли;

Дебет 430404000 Кредит 421001000

  • 0,396 тыс. руб. — на сумму НДС по стоимости недостающих материалов в пределах норм естественной убыли. По нашему мнению, суммы НДС в этой части не подлежат восстановлению в учете и могут быть приняты к налоговому вычету на общих основаниях. Данный вывод следует из нормы абз. 2 п. 7 ст. 171 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) (в соответствии с которой в случае, если в соответствии с гл. 25 НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем вышеуказанным нормам);

Дебет 440110172 Кредит 410634000

  • 8,8 тыс. руб. — на сумму договорной стоимости недостающих материалов, увеличенную на суммы стоимости транспортных услуг;

Дебет 440110172 Кредит 410634000

  • 1,584 тыс. руб. — на сумму НДС по договорной стоимости недостающих материалов, увеличенной на суммы стоимости транспортных услуг;

Дебет 420974000 Кредит 440110172

  • 10,384 тыс. руб. — на сумму ущерба, подлежащую возмещению поставщиком.

Таким образом, для того чтобы сумма ущерба была возмещена полностью, поставщик должен был передать материалы на сумму, увеличенную на размер транспортных расходов:

Дебет 410634000 Кредит 430234000

  • 8,8 тыс. руб. — на сумму договорной стоимости материалов;

Дебет 421001000 Кредит 430234000

  • 1,584 тыс. руб. — на сумму НДС по договорной стоимости материалов.

Расчеты с транспортной организацией при этом были оформлены обычным порядком.

На основании норм гражданского законодательства можно сделать вывод о том, что в случае поставки продукции, не соответствующей по своим качественным характеристикам стандартам, техническим условиям, заказам, договорам, такие материалы приходуются по пониженным ценам, согласованным с поставщиком.

Учет недостачи и порчи материалов при их хранении и использовании

В подавляющем большинстве случаев недостача и порча материалов при их хранении и использовании связаны с неквалифицированным или некачественным выполнением отдельными работниками своих функциональных обязанностей. Это обстоятельство обусловливает возможность и необходимость привлечения таких работников к материальной ответственности с целью возмещения нанесенного ущерба.

При документальном оформлении привлечения работников к материальной ответственности за ущерб, причиненный недостачами материально-производственных запасов, следует учитывать требования разд. XI Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

Отдельными статьями данного раздела Кодекса установлены следующие ограничения и условия привлечения работников к материальной ответственности:

  • в соответствии со ст. 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба. Таким образом, для того чтобы привлечение работника к ответственности могло быть признано правомерным, необходимо не только документально подтвердить сумму фактически нанесенного материального ущерба, но и то, что недостача явилась следствием противоправных действий работника. В частности, для материально ответственных лиц должно быть доказано, что недостача стала возможной вследствие некачественного исполнения (или неисполнения) конкретных функциональных обязанностей;
  • в соответствии со ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния вышеуказанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. В отношении материально-производственных запасов прямой действительный ущерб должен соответствовать рыночной цене утраченных (недостающих) запасов с учетом транспортно-заготовительных расходов. Иными словами, в данном случае имеются в виду расходы, которые должна понести организация для приобретения запасов, аналогичных утраченным по качеству и количеству;
  • ст. 239 ТК РФ установлен перечень обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. Это случаи возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику;
  • работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств (в силу ст. 240 ТК РФ), при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника;
  • в общем случае размер материальной ответственности работника ограничен размерами среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Однако трудовым законодательством и иными отраслями законодательства могут быть установлены случаи, при которых на работника может быть возложена обязанность возмещать причиненный ущерб в полном размере. При этом работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. В соответствии со ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
  1. если на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
  2. недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  3. умышленное причинение ущерба;
  4. причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  5. причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  6. причинение ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  7. разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
  8. причинение ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Таким образом, наличие договора о полной материальной ответственности не является обязательным условием для привлечения работника к ответственности за нанесение учреждению ущерба в полном размере.

В соответствии со ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, которое может быть отдано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание ущерба осуществляется в судебном порядке.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично, в том числе в натуральной форме. При оформлении бухгалтерских записей по погашению задолженности по недостачам и порче имущества следует учитывать возможность возмещения материального ущерба в натуре. Действующим законодательством сделаны исключения только для некоторых видов активов (продукты питания и т.д.). Таким образом, в бухгалтерском учете погашение причиненного ущерба может оформляться по кредиту счета 020900000 в корреспонденции со счетами учета нефинансовых активов (а не только денежных средств).

Таким образом, при оформлении документов (приказов и иных внутренних распорядительных актов) следует прежде всего обращать внимание на соблюдение сроков. В течение месяца со дня установления размера ущерба соответствующий приказ (о привлечении работника к материальной ответственности) не только должен быть подготовлен и подписан, но и представлен работнику на ознакомление. В противном случае принятое решение, скорее всего, будет отменено судом, причем по формальным признакам.

В практической деятельности учреждений нередко возникает ситуация, при которой рыночная стоимость недостающих или утраченных материалов превышает их балансовую стоимость. Как правило, это обусловлено изменением рыночной цены за период с момента приобретения материальных запасов до момента выявления факта нанесения ущерба.

Схема бухгалтерских проводок, установленная Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, не предполагает оформления дополнительных записей для отражения сумм вышеуказанного превышения.

Пример. В результате проведенной инвентаризации была выявлена недостача продуктов питания балансовой стоимостью 10 тыс. руб. и строительных материалов балансовой стоимостью 25 тыс. руб. Рыночная стоимость недостающих материальных запасов составила соответственно 12 тыс. руб. и 30 тыс. руб. Сумма материального ущерба была отнесена на счет виновных лиц — работников учреждения. Стоимость недостачи продуктов питания подлежала возмещению посредством удержания из заработной платы, строительные материалы должны были быть возмещены в натуре (в упаковке производителя, документы об оплате имеются).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 040110172 Кредит 010532000

  • 10 тыс. руб. — на сумму стоимости недостающих продуктов питания по балансовой оценке;

Дебет 040110172 Кредит 010534000

  • 25 тыс. руб. — на сумму стоимости недостающих строительных материалов по балансовой оценке;

Дебет 020974000 Кредит 040101172

  • 42 тыс. руб. — на сумму недостачи по рыночным ценам. Отражение недостачи по дебету счета 020974000 двумя проводками — по видам имущества — ошибкой не является и может быть обусловлено потребностями аналитического учета. Однако детализация аналитических счетов, открываемых к счету 020900000, предполагает открытие единого счета для учета недостач по всем видам материальных запасов;

Дебет 030211000 Кредит 020974000

  • 12 тыс. руб. — на сумму, подлежащую взысканию с сумм начисленной оплаты труда работника учреждения (виновного в недостаче продуктов). В данном случае должны соблюдаться требования трудового законодательства, запрещающие удерживать с сумм оплаты труда (в общем случае) более половины начисленных сумм. Иными словами, удержание может производиться в течение нескольких месяцев;

Дебет 010534000 Кредит 020974000

  • 30 тыс. руб. — на сумму стоимости строительных материалов, переданных виновным лицом в погашение сумм нанесенного материального ущерба. Обращаем внимание читателей журнала на то, что в данном случае не имеет значения сумма фактических расходов, понесенных лицом, приобретшим строительные материалы. Документ, подтверждающий оплату запасов, необходим для подтверждения легальности их приобретения. Соответствие количественных и качественных характеристик запасов, передаваемых в погашение ущерба от недостачи, утраченным материалам определяется комиссионно.

При определенных условиях с виновных лиц могут взыскиваться недостачи активов, учитываемых на забалансовых счетах. Наиболее распространенными случаями недостач по имуществу, учитываемому за балансом, по нашему мнению, являются недостачи имущества, учитываемого на счете 02 "Материальные ценности, принятые на ответственное хранение". В этом случае по результатам проведенной инвентаризации или при приемке имущества собственником материальная ответственность работников, ответственных за сохранность активов, учтенных за балансом, возникает в общем порядке, установленном трудовым законодательством. Однако в данном случае суммы недостачи по балансовой стоимости на счет учета доходов от собственности не относятся, а стоимость утраченного или пришедшего в негодность имущества относится на счет учета недостач в корреспонденции со счетами учета прочей кредиторской задолженности. Суммы претензий поставщика могут быть возмещены учреждением независимо от полноты взыскания сумм недостачи с виновных лиц.

Налоговые последствия недостач и хищений материалов

При осуществлении приносящей доход деятельности автономное учреждение формирует налоговую базу по налогу на прибыль.

Если сумма ущерба, вызванного недостачей или порчей материально-производственных запасов, возмещается виновным лицом или организацией, оснований для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль (на сумму недостачи), по нашему мнению, не имеется. В других случаях необходимо руководствоваться следующим.

В соответствии с пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Иными словами, в налоговом учете такие убытки могут быть приняты к уменьшению налоговой базы. Основанием для принятия этих убытков к налоговому учету является любой документ, выданный соответствующим органом государственной власти, в зависимости от того, что именно явилось причиной недостачи.

Например, если факт недостачи был обусловлен пожаром на территории, прилегающей к складу или производству, следует получить справку в пожарной службе, если наводнением или ураганом — местным подразделением МЧС России и т.д. Обращаем внимание читателей журнала на то, что в данном случае речь идет не об убытках, нанесенных непосредственно стихийными явлениями, а недостачей, этими явлениями обусловленной. В качестве примера можно привести ситуацию, при которой в результате пожара или наводнения была нарушена система охранной сигнализации или целостности стен (перекрытий) помещений для хранения товаров. В этом случае ответственность за хищение, которое стало возможным в результате повреждения охранной системы, должны нести непосредственные его виновники. В составе чрезвычайных расходов в данном случае могут быть приняты только стоимость испорченного имущества и (или) расходы по его ремонту или восстановлению.

Если ущерб нанесен хищением, основанием для списания является копия постановления в возбуждении уголовного дела по данному факту, выданного органом, возбудившим уголовное дело (МВД России, органы прокуратуры и т.д.). По нашему мнению, в данной ситуации ожидать окончания расследования и судебной процедуры нет необходимости. Если впоследствии виновные лица будут найдены и нанесенный материальный ущерб возмещен, то сумма возмещения в налоговом учете будет включена в налоговую базу по налогу на прибыль.

Напомним читателям журнала, что в случае списания товаров или иных материально-производственных запасов в результате недостачи или хищения суммы налогового вычета по НДС должны быть восстановлены. При этом не имеет значения, принято ли решение о взыскании сумм ущерба с виновных лиц либо организаций или сумма недостачи учтена в составе убытков. На эту сумму увеличивается размер нанесенного ущерба и соответственно уменьшается налоговая база по налогу на прибыль.

В.Р.Захарьин

К. э. н.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой Документ формирует проводки: Можно договориться с работником о возмещении ущерба не в денежной, а в натуральной форме.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Акт инвентаризации наличных денежных средств

Работник причинил ущерб и возмещает его в натуральной форме: алгоритм действий и проводки

При проведении инвентаризации может быть выявлена недостача товарно–материальных ценностей. Рассмотрим особенности отражения в программе 1С операций по удержанию суммы недостачи из заработной платы сотрудника, признанного виновным.

Вы узнаете:

  • как отнести сумму недостачи на виновное лицо;
  • как отразить удержание недостачи из заработной платы виновного сотрудника;
  • как проверить взаиморасчеты с сотрудником по результатам удержания ущерба.

Содержание

Пошаговая инструкция

По итогам плановой инвентаризации товаров на складе была выявлена недостача товара:

  • комплект штор «Версаль» — 2 шт. (себестоимость 8 000 руб./шт.).

Виновным лицом признано материально ответственное лицо (МОЛ) — Иванов А.П.

Недостача подлежит взысканию с него по рыночной стоимости товара.

Сумма к взысканию — 18 000 руб.

Договор о полной материальной ответственности с работником не заключался.

Среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.

По соглашению между работником и Организацией сумма недостачи удерживается в течение 5 месяцев равными долями путем удержания из заработной платы работника.

31 июля работнику начислена зарплата — 40 000 руб., НДФЛ составил 5 200 руб.

Из зарплаты работника удержано 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи — 3 600 руб.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Начало примера смотрите в публикации:

Отнесение суммы недостачи на виновное лицо

Нормативное регулирование

Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен Главой 39 ТК РФ. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

Материальная ответственность сотрудника может быть:

  • ограниченная (ст. 241 ТК РФ) — в пределах среднего заработка работника;
  • полная (ст. 243 ТК РФ) — в следующих случаях:
    • на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении им трудовых обязанностей;
    • обнаружена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
    • ущерб причинен умышленно;
    • ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
    • ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
    • ущерб причинен в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом;
    • были разглашены сведения, составляющие охраняемую законом тайну;
    • причинен ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
    • ответственность установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Материальная ответственность наступает при одновременном наличии следующих условий (Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1):

  • противоправного поведения (действий или бездействия) сотрудника;
  • причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
  • наличия вины в совершении противоправного действия (бездействия).

До принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления (п. 4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52):

  • размера причиненного ущерба;
  • причин его возникновения;
  • вины работника.

Необходимо также истребовать у работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения нужно составить соответствующий акт.

Взыскание недостачи с виновного лица производится по распоряжению работодателя, которое он должен издать не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Работодатель с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба (ст. 240 ТК РФ).

Взыскать долг можно только в судебном порядке, если:

  • месячный срок истек;
  • работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб;
  • сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;
  • работник обязался возместить ущерб добровольно, но до полного погашения долга уволился и отказался выплачивать долг.

Для учета расчетов с работником используется счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (план счетов 1С).

При выявлении виновного лица отнесение недостачи на него производится на дату (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • признания виновным лицом ущерба;
  • вступления в силу решения суда о взыскании суммы ущерба.

Размер ущерба, исчисляется исходя из рыночных цен, но не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (ст. 246 ТК РФ).

Разница между фактической и рыночной стоимостью учитывается в:

Учет в 1С

Отнесите недостачу за счет виновного лица документом Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

В документе укажите:

  • от — дата письменного признания виновным лицом ущерба;

Списание недостачи на виновное лицо по фактической (балансовой) стоимости товаров:

  • Дебет — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
    • СубконтоИванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи;
  • Кредит — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
  • Сумма16 000 фактическая (балансовая) стоимость недостачи;

Списание разницы между фактической и рыночной стоимостью товара на виновное лицо:

  • Дебет — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
    • субконтоИванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи;
  • Кредит — 91.01 «Прочие доходы»;
  • Субконто — статья прочих расходов и доходов, Вид статьиВозмещение убытков к получению (уплате);
  • Сумма2 000, разница между балансовой и рыночной стоимостью товара.­

Декларация по налогу на прибыль

В декларации по налогу на прибыль разница между балансовой и рыночной стоимостью отражается в составе внереализационных доходов: PDF

  • Лист 02 Приложение N 1 стр. 100.

Начисление зарплаты

Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры –Зарплата – Все начисления.

Укажите:

  • Зарплата заИюль 2018, месяц начисления;
  • от 31.07.2018, дата начисления зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить:

  • СотрудникИванов А.П;
  • Начислено40 000;
  • НДФЛ5 200, 13% НДФЛ от суммы Начислено.

Чтобы отразить сумму ущерба, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать – Новое удержание.

В карточке Удержание укажите:

  • НаименованиеНедостача, выявленная при инвентаризации;
  • Сумма3 600, 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи, выявленной в результате инвентаризации.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма ущерба — 3 600.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
  • Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ удержан из зарплаты;
  • Дт 26 Кт 69 — начислены страховые взносы.

В проводках документа Начисление зарплатыудержания ущерба из зарплаты сотрудника не будет отражено. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы сумма ущерба была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы к выплате.

Удержание ущерба из зарплаты сотрудника

Нормативное регулирование

Работник имеет право добровольно возместить причиненный ущерб или запросить рассрочку платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). В случае рассрочки работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Сотрудник также вправе единовременно возместить ущерб, нанесенный компании при наличии у него соответствующих средств. Можно договориться с работником о возмещении ущерба не в денежной, а в натуральной форме.

Если решено проводить удержания из заработной платы, необходимо помнить, что ТК РФ накладывает определенные ограничения на максимальный размер суммы, которая не будет выплачена работнику.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ, ч. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).

Расчет

По условиям нашего примера:

  • среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.;
  • сумма к взысканию — 18 000 руб.;
  • из зарплаты работника по соглашению с работодателем удерживается 3 600 руб. в месяц.

Так как среднемесячный заработок работника больше суммы ущерба, на основании распоряжения руководителя с работника можно удержать сумму ущерба полностью 18 000 руб.

За июль 2018 года:

  • начислена заработная плата — 40 000 руб., НДФЛ — 5 200 руб.;
  • доход сотрудника после удержания НДФЛ составит 40 000 – 5 200 = 34 800 руб.
  • максимальный размер удержаний за месяц в соответствии со ст. 138 ТК РФ 31 200 *20% = 6 240 руб.

Так как максимальный размер удержаний с дохода сотрудника в июле больше суммы, указанной в соглашении между работником и организацией, то сумму ущерба можно удержать в размере 3 600 руб.

Учет в 1С

Для удержания ущерба из зарплаты сотрудника создайте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

Укажите:

  • от — дата начисления зарплаты;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • СубконтоИванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи.
  • Кредит — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
  • СубконтоИванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи.
  • Сумма3 600, 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи, выявленной в результате инвентаризации.

При создании документа Ведомость в банкили Ведомость в кассу сумма к выплате по данному сотруднику будет указана за вычетом удержания. PDF

Контроль

Для проверки начисленных и удержанных сумм сформируем:

  • расчетный листок по кнопке Отчеты в документе Начисление зарплаты, выберем Расчетные листки;
  • отчет Анализ счетапо счету 73.02 в разделе Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ счета (можно с детализацией по дням).

В расчетном листке сумма удержания ущерба отражается в разделе Удержано.

Задолженность работника перед организацией уменьшилась.

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Отражено возмещение недостач в натуральной форме. 1 10 1 хх В бюджетном учете данные операции следует отразить проводками.

Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2019 году

При установлении размера ущерба, причиненного казенному учреждению, следует исходить из текущей восстановительной стоимости активов. Как определяется такая стоимость?

Обязательные общие требования к учету расчетов по суммам выявленных недостач, хищений денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, другим суммам причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами в размере ущерба, определены Инструкцией № 157н [1].

В соответствии со ст. 220 Инструкции № 157н размер ущерба, причиненного недостачами, хищениями, устанавливается исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба, под которой понимается сумма денежных средств, необходимая для восстановления указанных активов.

Порядок определения текущей восстановительной стоимости Инструкцией № 157н не установлен. При разработке такого порядка Минфин рекомендует использовать методы, аналогичные методам определения текущей оценочной стоимости (Письмо Минфина РФ от 23.12.2016 № 02 07 10/77576).

Напомним, что текущая оценочная стоимость представляет собой сумму денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету. Порядок ее определения в целях оприходования на баланс учреждения объектов нефинансовых активов установлен п. 25 Инструкции № 157н.

В частности, определение текущей оценочной стоимости производится на основе цены (подтвержденной документально или экспертным путем), действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, на данный или аналогичный вид имущества. При установлении такой стоимости комиссия по поступлению и выбытию активов, созданная в учреждении на постоянной основе, использует:

  • информацию о ценах на аналогичные материальные ценности, полученную в письменной форме от организаций-изготовителей;
  • сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;
  • экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

Порядок определения текущей восстановительной стоимости необходимо закрепить в локальном нормативном акте учреждения (например, в учетной политике).


Как отразить в бюджетном учете операции по возмещению ущерба, причиненного имуществу казенного учреждения (недостача нефинансовых активов), в сумме текущей восстановительной стоимости активов?

Порядок отражения в учете операций по расчетам по суммам причиненного ущерба имуществу казенного учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами, регламентирован Инструкцией № 162н[2].

В части выявленной недостачи нефинансовых активов в бюджетном учете отражаются следующие операции:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Положения Инструкции № 162н

Выявлены недостачи имущества

Отражены суммы выявленных недостач нефинансовых активов, отнесенных на виновных лиц

1 209 хх 560

1 401 10 172

Пункт 86

Возмещены недостачи виновными лицами

Отражено возмещение недостач в денежной форме:

Пункты 86, 104, 109

– в кассу учреждения

1 201 34 510

1 209 хх 660

– в доход бюджета (учреждение наделено полномочиями по администрированию кассовых поступлений в бюджет)

1 210 02 ххх

– в доход бюджета (учреждение является получателем бюджетных средств, за ним не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет)

1 303 05 830

1 304 04 ххх

1 209 хх 660

1 303 05 730

Отражено возмещение недостач в натуральной форме

1 401 10 172

1 209 хх 660

Списаны суммы выявленных недостач

Списаны объекты нефинансовых активов в результате недостач:

Пункты 10, 13, 26, 27, 29

а) основные средства

1 104 xx 410

1 401 10 172

1 101 xx 410

б) нематериальные активы

1 104 39 420

1 401 10 172

1 102 30 420

в) материальные запасы (в том числе сверх норм естественной убыли)

1 401 10 172

1 105 хх 440

г) готовая продукция

1 401 10 172

1 105 37 440

д) торговая наценка по товарам, списанным в результате недостачи (методом «красное сторно»)

1 401 10 130

1 105 39 340

Сумма взысканного ущерба подлежит перечислению в доход соответствующего бюджета (п. 3 ст. 41 БК РФ).

В казенном учреждении выявлена недостача многофунционального устройства (МФУ). Его первоначальная стоимость составила 18 000 руб., начисленная амортизация – 100%. Восстановительная стоимость МФУ определена комиссией учреждения в размере 20 000 руб. Работник, виновный в причинении ущерба, добровольно возместил недостачу путем перечисления денежных средств в доход бюджета. За учреждением не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет.

В бюджетном учете данные операции следует отразить проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана стоимость МФУ в результате недостачи

1 104 34 410

1 101 34 410

18 000

Отнесена недостача МФУ на счет виновного лица (по восстановительной стоимости)

1 209 71 560

1 401 10 172

20 000

Возмещена недостача МФУ:

– отражено перечисление виновным лицом денежных средств в счет возмещения ущерба в доход бюджета

1 303 05 830

1 209 71 660

20 000

– отражены расчеты между казенным учреждением и администратором доходов бюджета, осуществляющим отдельные полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет, оформленные извещениями (ф. 0504805)

1 304 04 410

1 303 05 730

20 000

В казенном учреждении выявлена недостача специальной одежды на сумму 4 000 руб. Восстановительная стоимость спецодежды определена комиссией учреждения, она равна балансовой (4 000 руб.). Сумма недостачи возмещена виновным лицом в натуральной форме.

В учете казенного учреждения данные операции отразятся следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана стоимость специальной одежды в результате недостачи

1 401 10 172

1 105 35 440

4 000

Отнесена недостача специальной одежды на счет виновного лица (по восстановительной стоимости)

1 209 74 560

1 401 10 172

4 000

Возмещена недостача специальной одежды виновным лицом в натуральной форме

1 401 10 172

1 209 74 660

4 000

Принята к учету специальная одежда, поступившая при возмещении ущерба виновным лицом

1 105 35 340

1 401 10 172

4 000


[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2]Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №4, 2017 год
Бухгалтерский учет расчетов по недостаче и хищению в бюджетных Порядок отражения операций при возмещении ущерба учреждению в случае норм естественной убыли отражается следующей бухгалтерской проводкой: Д-т сч. по недостаче имущества виновным лицом в натуральной форме;.