Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (часть четвертая п. и графу о дате выдаче работнику трудовой книжки при увольнении. Личную карточку заполняют на всех работников, в т.ч. на специалистов с КАДРОВЫЕ НОВОСТИ 2.

Содержание

Личная карточка работника (Т-2) 50 шт

Порядок заполнения унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка работника» регулируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Заполнению раздела «Отпуск» данной формы посвящен отдельный абзац, в котором указано, что в разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Каких-либо дополнительных пояснений о порядке заполнения данного раздела и основаниях внесения в него записей Указания не содержат.

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Поскольку выплата денежной компенсации фактически заменяет работнику отпуск, то сведения о ней, по сложившейся практике, также отражаются в разделе «Отпуск» формы № Т-2.

При этом в графе 1 «Вид отпуска» следует указать, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный). Графы 2 и 3 «Период работы» заполняются по общим правилам.

В графе 4 «Количество календарных дней отпуска» следует отразить количество дней, которое подлежит замене.

В графах 5 и 6 нужно сделать запись: «замена отпуска денежной компенсацией на основании ст. 127 ТК РФ», а в графе 7 «Основание» указать реквизиты приказа об увольнении.

Однако, поскольку в законодательстве нет четкого порядка заполнения раздела «Отпуск» формы № Т-2, отсутствие записи о выплате денежной компенсации при увольнении не является нарушением.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник Существует унифицированная форма карточки Т-2. Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 — Елена А. Пономарева

Личная карточка сотрудника: право или обязанность

Работодатель обязан завести личную карточку работника в течение недели после приема человека в штат. Как правило, используют унифицированную форму Т-2. Рассмотрим особенности и образец заполнения бланка в 2019 году.

Программа БухСофт автоматически сформирует личную карточку и другие кадровые документы при приеме работника в штат. Вы можете ее скачать и распечатать в 3 клика. Попробовать бесплатно:

Личная карточка работника онлайн

Скачать бланк и образцы заполнения карточки Т-2 на 2019 год в различных ситуациях, соответствующие всем требованиям законодательства:

Кто обязан вести личные карточки работников

Каждый работодатель, независимо от его организационно-правовой формы, обязан заводить на своих работников личные карточки. Согласно требованиям законодательства, в этом документе дублируют данные, которые вносят в трудовые книжки. Кроме того, с записями в карточке работника знакомят под подпись (п. 12, 41 Правил, утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

Крайний срок открытия и заполнения личной карточки на нового работника законодательно не установлен. Но в соответствии с требованиями, указанными выше, лучше это сделать в момент внесения записей в трудовые книжки. То есть не позднее одной недели с момента приема человека в штат (п. 10, 12 Правил).

Карточку следует вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников. Например, это данные графа 6 раздела «Прием на работу и переводы на другую работу».

Вид бумаги, на которой распечатывают бланки личной карточки работника, законодательно не установлен. Это может быть как обычная бумага, так и картон. Данное требование работодателю следует закрепить в локальном нормативном акте. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

Отметим, что законодательство не запрещает вести личные карточки в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для ознакомления работника с записями под подпись.

Личную карточку заводят на каждого, принимаемого в штат работника. Документ оформляют в срок не позже одной недели с момента приема человека на работу. Ведут карточку в течение всего периода трудовой деятельности человека у конкретного работодателя. При увольнении работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить (сроки см. ниже).

Какую форму использовать

Госкомстат утвердил унифицированную форму Т-2 личной карточки работника постановлением от 05.01.2004 № 1. Но использовать ее обязаны только организации госсектора. Коммерческие фирмы и ИП вправе применять самостоятельно разработанный бланк карточки. Но такой бланк должен иметь обязательные реквизиты (ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Рекомендуем использовать карточку Т-2. Она содержит все необходимые реквизиты.

Документальные основания для заполнения личной карточки

Основанием для открытия и заполнения личной карточки служат:

  1. Приказ о приеме на работу:
  1. Трудовая книжка.
  1. Паспорт.
  2. Для военнообязанных граждан — военный билет;
  3. Диплом или иной документ об окончании учебного заведения;
  4. СНИЛС;
  5. ИНН;
  6. Иные документы, в перечень которых входят:
  • медкнижка;
  • удостоверение водителя;
  • документы о повышении квалификации;
  • документы о получении гос. наград;
  • документы об инвалидности и т. п.

Информацию, которой нет в представленных документах, человек сообщает по просьбе работодателя. К ней относится, например, номер телефона, данные о членах семьи, даты их рождения и др.

Сроки хранения личных карточек

По общему правилу документ хранят:

  • в течение 75 лет, если его закончили вести до 01.01.2003 года;
  • или в течение 50 лет, если его закончили вести после 01.01.2003 года.

Личная карточка работника содержит персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.

Подробнее о сроках см. “Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)”

Образец заполнения карточки Т-2 по разделам

В документе последовательно заполняют шапку и 11 разделов.

Заполненная шапка выглядит так:

Раздел «Общие сведения»:

Раздел формы Т-2 о воинском учете:

  1. При приеме в штат призывника:

  1. При приеме в штат рядового запаса:

  1. При приеме в штат офицера запаса:

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»:

Раздел «Аттестация» заполняют, если работодатель аттестовывал работников. В нем указывают:

  • дату аттестации;
  • краткую запись о решении и рекомендации аттестационной комиссии;
  • дату и номер протокола заседания комиссии.

В графе «Основание» — дату и номер приказа о проведении аттестации.

В разделе «Повышение квалификации» приводят информацию в соответствии с документом о повышении квалификации. Например, данные об образовательном учреждении и о длительности обучения (длительное — более 100 часов и краткосрочное — от 72 до 100 часов).

В разделе «Награды (поощрения), почетные звания» приводят информацию о поощрениях работника в соответствии с приказами (дата и номер) и о наградах согласно документам о награждении (наименование наградного документа).

Раздел «Отпуск»:

Раздел «Социальные льготы» заполняют при предъявлении работником документов, дающих право на социальные льготы от работодателя. Например, справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п.

В качестве основания в карточке указывают реквизиты соответствующего закона.

Раздел «Дополнительные сведения» предназначен для информации, не вошедшей в другие разделы. Это могут быть данные о наличии у работника водительских прав, загранпаспорта, неоконченном обучении и т. п.

Раздел «Основания прекращения трудового договора (увольнения)»:

Пример заполнения формы Т-2

Человека приняли в штат на должность экономиста в апреле 2018 г. Он имеет право на соц. льготы в качестве донора.

В процессе трудовой деятельности:

  • фирма поощряла сотрудника за отличия в работе;
  • сотрудник успешно прошел аттестацию в октябре.

В ноябре он подал заявление на увольнение по собственному желанию.

Заполненная карточка Т-2 выглядит так:

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить воинский учет в личной карточке Т-2 — Елена Пономарева

диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;; другие документы (​при.

Личная карточка Т-2: оптимальные способы ведения

Скачать заполненный образец формы Т-2

Скачать бланк формы Т-2

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4, вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

  • для ознакомления с записями в трудовой книжке;
  • для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

  • за достоверность сведений при приеме на работу;
  • при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
  • при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2020 года.

Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:

  • читает и переводит со словарем;
  • читает и может объясняться;
  • владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

  • в аппарате Совета Обороны РФ;
  • в Администрации Президента РФ;
  • в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

  • никогда не был(а) в браке;
  • брак зарегистрирован;
  • брак не зарегистрирован;
  • вдовец или вдова;
  • разведен(а) официально;
  • разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже.

Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:

  • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
  • либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

  • А (годные к военной службе);
  • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годные к военной службе);
  • Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

  • есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
  • работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

  • А (годные к военной службе);
  • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годные к военной службе);
  • Г (временно не годные к военной службе);
  • Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

  • ежегодных;
  • учебных;
  • без сохранения заработной платы;
  • дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс. Получить доступ

карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при Между тем кадровики задали вопрос Роструду про заполнение что на такого работника нужна отдельная личная карточка Т-2.